الموضوع: مدير المكتب والسكرتير التنفيذي - نقاط مهمه والدور الوظيفي لكل مسمى ( منقول للفائده )
مدير المكتب والسكرتير التنفيذي - نقاط مهمه والدور الوظيفي لكل مسمى ( منقول للفائده )
مدير المكتب
يقوم مدير(ة) المكتب بتنظيم والإشراف على كل الأنشطة الإدارية التي تسهل انسياب وسير عمل المكتب بشكل عام.
ودور مدير(ة) المكتب مشابه جدا للمدير الإداري، إن مدير المكتب يُنتظرمنه أن يقوم بحزمة من المهام الإدارية وربما بالمهام التكنولوجية (IT) ذات الصلة،وهذا أيضا يعتمد على حجم المنظمة وطبيعة عملها.
وبشكل عام.. فإن مدير(ة) المكتب مسؤول(ة) عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال.
مهام مدير(ة) المكتب بشكل عام تتضمن:
ترتيب رحلات العمل،الاجتماعات، والمواعيد.
تفويض الأعمال
تأمين القرطاسية والمستلزمات المكتبية.
التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.
إعداد التقارير
الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل.
حلقة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.
الاحتفاظ بسجلات الذاتية.
تنظيم عملية جلب موظفين جدد.
ترأس بعض الاجتماعات.
إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية.
التعامل مع الشكاوى الواردة من الخارج.
القيام بإدارة نظام الرواتب –أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.
مناقشة المشكلات العامة مع الطاقم الإداري.
مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.
تأمين الأثاث المكتبي اللازم.
تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري.
مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة.
ثانيا : السكرتير التنفيذى ( Executive Secretary )
يقوم (تقوم) السكرتير(ة) التنفيذي(ة) بالاحتياجات والترتيبات المتعلقة بالمدير العام بشكل خاص، أكثر من بقيةالأمور، من ذلك، استقبال ضيوفه وترتيب مواعيده، وإعطاء صورة حسنة عن الشركة من خلال أشكال الاتصال المختلفة مع الزوار والعملاء.
تحضير المراسلات والتقارير.
تحضير مواد العروض التقديمية.
تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام.
تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.
متابعةأجندة المدير العام .
إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمورإغلاق سلفة المصاريف.
تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.
استقبال الزوار والعملاء.
أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات.
إعداد نظام أرشفة ورقي والكتروني.
التعاقد مع شركات الشحن الدولي كالـ DHL والـ FedEx.
الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته
منقوووووول
رد: مدير المكتب والسكرتير التنفيذي - نقاط مهمه والدور الوظيفي لكل مسمى ( منقول للفائده )
شكرا لك على الافادة واتمنى لك التوفيق
رد: مدير المكتب والسكرتير التنفيذي - نقاط مهمه والدور الوظيفي لكل مسمى ( منقول للفائده )
جزاكم الله خيرا وأثابكم علما ويسرا
المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية
تختلف المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية من مؤسسة لأخرى ويرجع ذلك لأسباب عدة من بينها حجم النشاط... (مشاركات: 9)
" بطاقة وصف وظيفي "
نوع الوظيفة: دائمة غير مصنفة
رمز نوع الوظيفة: 102 (مشاركات: 0)
أتمنى الإفادة بموضوع الوصف الوظيفي لمدير أو مديرة المكتب وسأكون لكم من الشاكرين (مشاركات: 2)
مر دور مدير الأفراد في المنظمة في طوريين أساسيين يتماشيان مع تزايد أهمية هذه الإدارة بإعتبارها تمثل إحدى وظائفها وذلك على النحو التالي :
الدور التقليدي :
ويعبر عن المفهوم التقليدي لدور مدير... (مشاركات: 4)
اذا كنت من العاملين في قسم الوثائق او الارشيف او احد مديري الادارات او الاقسام في الشركات والمؤسسات الكبرى او في المؤسسات الحكومية، فأنت امام واحد من اهم البرامج التدريبية الموجهة خصيصا لك، حيث يتم تأهيلك في هذه الدورة التدريبية للتعرف على المبادئ والاجراءات اللازمة لتنظيم عمليات حفظ وتداول الوثائق داخل المؤسسات بكافة انواعها، كذلك التعرف على العمليات الفنية المتمثلة في التصنيف والترتيب وانواع الفهارس ووسائل الايجاد المختلفة التي تساعد العاملين على سرعة استرجاع الوثائق.
برنامج تدريبي يؤهلك للنجاح في وظيفة Duty Manager أو المدير المناوب في الفندق او المنتجع السياحي ويمكنك من تطوير مهاراتك وقدراتك ويقدم لك المعرفة اللازمة للتعامل مع المشكلات والمواقف المعقدة التي قد يواجهها مديرو المناوبة.
كورس تنمية مهارات الكوتشنج للمدربين، حيث تهدف هذه الدورة التدريبية الى تأهيل المشاركين باعتبارهم مدربين ومحاضرين على ممارسة الكوتشنج باحتراف وتميز، وبالتالي اكسابهم مهارات تقديم جلسات الكوتشنج باحتراف، والتدرب على استخدام ادوات الكوتش لتحسين حياة المستفيدين من عملية الكوتشنج.
كورس تدريبي متميز يهدف لمساعدة الافراد الراغبين في انشاء مشروعات التجارة الالكترونية والبيع من خلال الانترنت أو ما يسمى المتاجر الالكترونية، حيث يقدم للمتدربين الخبرات العملية والتطبيقية الهامة التي يحتاجونها للنجاح في هذا المشروع
دورة تدريبية في التخطيط الاستراتيجي المتقدم الذي يمثل الوسيلة التي يمكن من خلالها توحيد كافة أنشطة المنظمة، وتحقيق التنسيق الراسي بين المستويات التنظيمية