الموضوع: مدير المكتب والسكرتير التنفيذي - نقاط مهمه والدور الوظيفي لكل مسمى ( منقول للفائده )
مدير المكتب والسكرتير التنفيذي - نقاط مهمه والدور الوظيفي لكل مسمى ( منقول للفائده )
مدير المكتب
يقوم مدير(ة) المكتب بتنظيم والإشراف على كل الأنشطة الإدارية التي تسهل انسياب وسير عمل المكتب بشكل عام.
ودور مدير(ة) المكتب مشابه جدا للمدير الإداري، إن مدير المكتب يُنتظرمنه أن يقوم بحزمة من المهام الإدارية وربما بالمهام التكنولوجية (IT) ذات الصلة،وهذا أيضا يعتمد على حجم المنظمة وطبيعة عملها.
وبشكل عام.. فإن مدير(ة) المكتب مسؤول(ة) عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال.
مهام مدير(ة) المكتب بشكل عام تتضمن:
ترتيب رحلات العمل،الاجتماعات، والمواعيد.
تفويض الأعمال
تأمين القرطاسية والمستلزمات المكتبية.
التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.
إعداد التقارير
الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل.
حلقة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.
الاحتفاظ بسجلات الذاتية.
تنظيم عملية جلب موظفين جدد.
ترأس بعض الاجتماعات.
إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية.
التعامل مع الشكاوى الواردة من الخارج.
القيام بإدارة نظام الرواتب –أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.
مناقشة المشكلات العامة مع الطاقم الإداري.
مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.
تأمين الأثاث المكتبي اللازم.
تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري.
مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة.
ثانيا : السكرتير التنفيذى ( Executive Secretary )
يقوم (تقوم) السكرتير(ة) التنفيذي(ة) بالاحتياجات والترتيبات المتعلقة بالمدير العام بشكل خاص، أكثر من بقيةالأمور، من ذلك، استقبال ضيوفه وترتيب مواعيده، وإعطاء صورة حسنة عن الشركة من خلال أشكال الاتصال المختلفة مع الزوار والعملاء.
تحضير المراسلات والتقارير.
تحضير مواد العروض التقديمية.
تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام.
تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.
متابعةأجندة المدير العام .
إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمورإغلاق سلفة المصاريف.
تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.
استقبال الزوار والعملاء.
أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات.
إعداد نظام أرشفة ورقي والكتروني.
التعاقد مع شركات الشحن الدولي كالـ DHL والـ FedEx.
الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته
منقوووووول
رد: مدير المكتب والسكرتير التنفيذي - نقاط مهمه والدور الوظيفي لكل مسمى ( منقول للفائده )
شكرا لك على الافادة واتمنى لك التوفيق
رد: مدير المكتب والسكرتير التنفيذي - نقاط مهمه والدور الوظيفي لكل مسمى ( منقول للفائده )
جزاكم الله خيرا وأثابكم علما ويسرا
المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية
تختلف المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية من مؤسسة لأخرى ويرجع ذلك لأسباب عدة من بينها حجم النشاط... (مشاركات: 9)
" بطاقة وصف وظيفي "
نوع الوظيفة: دائمة غير مصنفة
رمز نوع الوظيفة: 102 (مشاركات: 0)
أتمنى الإفادة بموضوع الوصف الوظيفي لمدير أو مديرة المكتب وسأكون لكم من الشاكرين (مشاركات: 2)
مر دور مدير الأفراد في المنظمة في طوريين أساسيين يتماشيان مع تزايد أهمية هذه الإدارة بإعتبارها تمثل إحدى وظائفها وذلك على النحو التالي :
الدور التقليدي :
ويعبر عن المفهوم التقليدي لدور مدير... (مشاركات: 4)
برنامج تدريبي يشرح عمل الحملات الاعلانية على السوشيال ميديا وصناعة المحتوى وادارة حسابات السوشيال ميديا و إنشاء المجموعات وإدارتها إنشاء وإدارة الـ events آلية عمل branding و الحماية من الـ brand attack
برنامج تدريبي أونلاين مخصص لتدريب المشاركين على مكافحة الفساد المالي والاداري وعلاج اسبابه ودعم المركز المالي للمؤسسات والشركات، وتنمية قدرات التحقيق والتحري في قضايا الفساد المالي والاداري لدى المشاركين في البرنامج.
برنامج متقدم في ادارة وتخطيط التسويق يغطي موضوعات التسويق وأنشطة البيع والتسويق ويصحح المفاهيم الخاطئة حول التسويق وتحديد فئات العملاء ورغباتهم وحاجاتهم ودراسة سلوك المستهلكين تحقيق أعلى مستويات الرضا لدى العملاء يتناول كذلك تطوير وتصميم منتجات الشركة والقيمة الاضافية والميزة التنافسية و رسم الصورة الذهنية عن الشركة والمنتجات وتحديد وصياغة هوية الشركة ومنتجاتها واستراتيجيات التسويق وأنواعها
برنامج يعلمك استخدام اللغة الانجليزية في بيئة العمل الصناعية تتعلم من خلاله المصطلحات المستخدمة في الانتاج والتصنيع والجودة وغيرها ويساعدك في فهم المستندات الفنية وفي كتابة الملاحظات باللغة الانجليزية والايميلات الرسمية ويمكنك من المحادثة مع فريق العمل وتبادل المعلومات الفنية والصناعية بسهولة
برنامج يتناول تنمية وتحسين المهارات السلوكية والقيادية للأفراد الراغبين في الحصول على مناصب أعلى مثل التخطيط الاستراتيجي والتفاوض والاقناع والتأثير وحل المشكلات واتخاذ القرارات وتدريب المرؤوسين وتوجيههم والتفويض الناجح وبناء وادارة فرق العمل