أوّلا: فعّاليـة الحوافـز
تعتمد فعالية الحوافز في أداء مهمته المتمثلة في إثارة دافعية الفرد، وحثه على العمل والسلوك السليم، وإشباع حاجاته على ناحية مهمة وأساسية هي: أنه كلما كان التوافق والتكامل بين الدافع إلى العمل والحافز إليه مكتملا، كانت فعالية الحافز على إثارة السلوك المطلوب من الفرد أكبر. حيث أن لكل فرد مجموعة من الحاجات المتنوعة والمتعددة تختلف في مدى إلحاحها عليه لإشباعها.لذلك فهو يرتب أولوية إشباعها على ضوء مدى إلحاحها عليه فالحاجة إلى الطعام هي دائما قوية ومستمرة في قوتها وتحتاج إلى إشباع قبل غيرها من الحاجات، وبعد أن يرتب أولويته للحاجات يبدأ في إشباع حاجاته حسب الترتيب الذي وضعه، ومهمة الإدارة هي أن تعرف هذا الترتيب لتوفر الحوافز المناسبة التي يمكن للفرد أن يشبع حاجاته عن طريقها(التوافق والتكامل) وذلك على ضوء أولويات الإشباع التي حددها الفرد أو العاملين لأنفسهم.

وتتحدّد فاعلية الحوافز في تحقيق منفعة معينة للفرد في أمرين اثنين هما:

1- مدى اتفاق الحافز مع الحاجة الملحة للفرد: فكلّما كانت الحوافز المعطاة تتّفق ونوعية الحاجات التي يحاول الفرد إشباعها، كلما زادت فعالية هذه الحوافز، فإعطاء حوافز مالية لفرد يحاول تحقيق ذاته في العمل يعتبر أقل فعالية وأثرا من إعطائه مرونة أكثر في اختيار ما يناسبه من مهام العمل بما يحقق استخدامه لقدراته ومواهبه.

2- مقدار الحافز: فكلما زادت مقادير الحوافز المعطاة ( بافتراض اتّفاق هذه الحوافز مع حاجات الفرد) كلما زاد أثرها وفعاليتها في تحقيق دافعية الفرد للحصول على هذه الحوافز وتقديم الفرد للمنفعة التي يحصل عليها من عوائد وحوافز معينة لاشك يختلف بمقادير هذه العوائد، فالحصول على مكافأة مالية قدرها 1000 دينار يختلف أثرها على الفرد وعلى ما يتوقع الفرد أن يحققه له من منافع عن حالة كون المكافأة 2000 دج.


ثانـيا: تبايـن الحوافـز:
تختلف الحوافز من حيث اتجاهها، وقوتها، واستمرارها، فمن حيث الاتجاه فهناك حوافز إيجابية، وحوافز سلبية، فالإيجابية يقصد بها تشجيع وإثارة الفرد على أن يسلك سلوكا ترغب الإدارة في أن تسلكه، أمّا السلبية فيقصد بها إبعاد الفرد عن السلوك الذي ترغب الإدارة أن تسلكه، كأن نقول إذا سلك أو تصرف الفرد عن السلوك المعيّن سيعاقب بحسم مبلغ معين من مرتبه، فعقوبة الحسم هي حافز سلبي أثرنا به رغبة الفرد على ألا يتصرف أو يسلك سلوكا ما، أو أبعدناه عن السلوك غير المرغوب فيه من قبل الإدارة، أما من حيث القوة تختلف الحوافز من حيث قوتها وذلك على ضوء الحاجة لدى الفرد، فحافز الأجر في البلدان الفقيرة قوي لأنه يشبع حاجات أساسية متعددة للفرد أولها الحاجة إلى الطعام والمسكن اللذين يعتبران من أكثر الحاجات قوة وإلحاحا، أما الاستمرارية فيمكن القول بأن هناك حوافز مستمرة نتيجة استمرارية الحاجة لدى الفرد مثل: الحاجة إلى المال، والحاجات الفيزيولوجية، وهناك حوافز غير مستمرة نظرا لعدم استمرارية الحاجة.