الموضوع: تقييم مؤسسي

التقييم المبدئي للمؤسسات الناجحة عن طريق تحليل مؤشرات النجاح

في العالم يوجد نسبيا عدد قليل من مؤسسات التمويل المتناهي الصغر والتى تتميز باستمرارية نشاط توفير الخدمات المالية للفقراء و خاصة للسيدات. و التحدي يكمن في التعرف في المراحل المبكرة علي المؤسسات "الصغيرة و الواعدة" والتي يمكن أن تتحول إلى مؤسسات ناجحة وواسعة النطاق" و تحديد مؤسسات صغيرة لديها رؤية و انتماء و قدرة علي التحول إلي مؤسسة تتميز بالاستمرارية والنمو لخدمة الفقراء. و التجربة أثبتت أن المراحل الأساسية للتقييم تتمثل في الآتي:
o الرؤية و الهدف و الهيكل القانوني.
o مجلس الإدارة.
o التمويل و الموارد المالية.
o الإدارة.
o النظم.
o الموظفين.
o الخدمات المالية.
o متابعة القروض و الأداء.
o ثقافة المؤسسة (البيئة المؤسسية).
o العملاء.

4

1- الرؤية و الهدف و الهيكل القانوني:
الرؤية هي الأساس: مؤسسة ذات رؤية اجتماعية تنموية تضيف التمويل المتناهي الصغر كمشروع جديد لأن هناك تمويل متاح و متوفر من أحدى الجهات التمويلية أو المانحة ولا تري الاستدامة و الانتشار كعوامل ضرورية من المشكوك فيه أن تصبح يوما ما مؤسسة تمويل متناهي الصغر واسعة النطاق. و السبيل الوحيد الذي من شأنه أن يحقق هذا هو الرؤية الواضحة لكيفية استمرارية النشاط و الانتماء للفقراء اللذان يبرزان خلال تقييم المؤسسة. من المهم أيضا تقييم مدي فهم المؤسسة لما تحتاج من اجل تحقيق و تنفيذ رؤيتها. من الهام الملاحظة أن تواجد شخصية قيادية لديها رؤية يعتبر مؤشر إيجابي للنجاح. ليس لدي كل المؤسسات هيكل قانوني أمثل و لكن إدراك الخيارات المستقبلية الممكنة و العمل علي تحقيق أحدها يعتبر من ضمن الخصائص الأخرى لتحقيق النجاح.


هذا الجزء من تقيم احتمالات للنجاح يهدف إلي تقييم دور رؤية و هدف و الهيكل القانوني للمؤسسة في تحقيق النجاح. و تشمل أدوات التقيم:


· مراجعة وثائق المؤسسة (هدف وغرض أنشاء المؤسسة، التسجيل القانوني، التخطيط الاستراتيجي و التقرير السنوي و محاضر مجلس الإدارة)

· المقابلات مع مجلس الإدارة و الإدارة و الموظفين.

5

مجلس الإدارة
غالبا ما يتم إغفال دور مجلس الإدارة خلال التقييم. و دور مجلس الإدارة الفعال له تأثير إيجابي علي أداء المؤسسة. بينما مجلس إدارة غير عملي يمكن أن يكون عائقا هاما. و من المسائل المعتادة في مجالس إدارة المؤسسات المبتدئة هي تواجد عدد من الأفراد المؤهلين والأكفاء و لكن حضورهم الاجتماعات غير منتظم و لا يوجد تفاعل بينهم. غالبا ما يكون أفراد مجلس الإدارة منحازين نحو التنمية الاجتماعية و لديهم خبرة بسيطة في التمويل المتناهي الصغر و لم يقوموا بزيارة ولو لعميل واحد. و عامة أن تمثيل أعضاء في مجلس الإدارة لديهم خبرة مالية و بنكية مؤشر إيجابي.
هذا الجزء من تقيم احتمالات للنجاح يهدف إلي تقييم مدي تأثير مجلس الإدارة المؤسسة علي النجاح. و تشمل أدوات التقييم:
· مراجعة وثائق مجلس الإدارة بما فيه من المحاضر و الحضور.
· مقابلة المدير التنفيذي والاستفسار عن كيفية اختيار أعضاء مجلس الإدارة.
· مقابلة مع العاملين وسؤالهم عن علاقاتهم بالمجلس.
· المقابلة مع أعضاء مجلس الإدارة.

6

التمويل و الموارد المالية.
هنالك فرق شاسع في الأداء بين مؤسسة صغيرة تبحث عن التمويل لتنمية نشاطها الأساسي و مؤسسة نتيجة لتوافر التمويل تقرر إضافة التمويل المتناهي الصغر كمشروع من ضمن نشاطاتها. المؤسسات التي لديها مؤسس ذي رؤية شارك بماله الخاص في المؤسسة أو يفكر في البحث عن مصادر التمويل التجاري من شأنها أن تتحول إلي مؤسسات ناجحة. و المؤسسات التي استخدمت تمويلها الخاص للحصول علي الدعم الفني الخارجي أيضا من شأنها أن تنجح. و يجب الابتعاد عن المؤسسات التي تقبل التمويل الجديد لبرامج ليست لها خبرة في إدارتها و التي يكون لديها استعداد لتغيير أهدافها لمقابلة متطلبات الجهة المانحة.
هذا الجزء من تقيم احتمالات للنجاح يهدف إلي تقييم مدي قدرة الموارد الحالية و المستقبلية علي تحقيق النجاح للمؤسسة و تشمل أدوات التقييم:
· مناقشة مجلس الإدارة و الأعضاء و
· مناقشة الموظفين
· مناقشة المدير التنفيذي
· مراجعة مصادر التمويل
· الإطلاع على القوائم المالية
· المقابلة مع الجهات الممولة

7

الإدارة
أن تعيين الشخص المناسب في منصب المدير التنفيذي ]يساوي أكثر من نصف العمل و عدم تواجد الشخص المناسب في هذا المنصب يعني عدم توافر المناخ الجيد للعمل. يمثل التقييم الجيد لأسلوب و كفاءة المدير التنفيذي عنصر حيوى لمستقبل المؤسسة. و المدير التنفيذي المثالي شخص يقبل الأفكار الجديدة و متعطش للتعلم و شخص يتسم باللامركزية في الإدارة ومشاركة الأفراد و يقوم بزيارة العملاء بانتظام و ودائما ما يتعلم من الأخطاء السابقة للمؤسسة و يؤمن بأهمية دور الحسابات و المراجعة. بينما الأنواع الدكتاتورية و الذين لا يستمعون الى العملاء و العاملين و لا يقبلون الاقتراحات لا يمكن أن يقودوا المؤسسة إلي النجاح.
هذا الجزء من تقيم احتمالات النجاح يهدف لتقييم مدي الدعم ومساندة الإدارة وأثره علي تحقيق النجاح للمؤسسة. أدوات التقييم تشمل:
· الملاحظة المستفيضة;
· الاجتماعات مع المدير التنفيذي و الموظفين
· البقاء بعض الوقت مع الموظفين في كل المستويات (الملاحظة).

8

النظم
من الصعب أن تكون جميع النظم المستخدمة في المؤسسات الصغرى مثالية و لكن اتجاة المؤسسة نحو استخدام النظم يعتبر من مؤشرات أمكانية النجاح. فوجود دليل ائتمان ولوائح مالية واداراية يتم إتباعها، ميزانية، قائمة دخل وموزانة نقدية يتم مراجعتهم بشكل دوري ومنتظم. من مؤشرات أمكانية النجاح والتوسع.
هذا الجزء من تقيم احتمالات للنجاح يهدف إلي تقييم مدي توافر النظم الأساسية للمؤسسة و مدى اللالتزم بتطبيقها. و أدوات التقييم تشمل:
· مراجعة كل دليل لدي المؤسسة و الميزانية و خطة التشغيل و الموزانة النقدية،
· القيام باختبار أساسي لأهم الإجراءات للتأكد من تنفيذها (يجب طرح الأسئلة خاصة إثر العلم من بعض الأفراد بالمؤسسة بالإجراءات النظرية، مثلا بالسؤال: "من فضلك هل ممكن أن أري نسخة كاملة من هذا النموذج؟").
· الملاحظة

9

الموظفين
يمثل الموظفين قلب المؤسسة و هم نقطة الاتصال الأولي مع العملاء.و هم أيضا واجهة المؤسسة لجمهور المتعاملين معها. و المؤسسات التي تعتني ببناء موظفين لديهم ولاء عن طريق التدريب ورفع المهارات وتطبيق سياسات عادلة للأجور والحوافز يكون لها فرصة كبيرة للنجاح. بينما المؤسسات التي تستعين بأفراد مؤقتين من مؤسسات أخري و تتعامل مع موظفي الإقراض كعمالة مؤقتة قد تجد موظفيها أقرب إلي العملاء. و المؤشرات الدالة على ذلك تتمثل في شكوى الموظفين المباشرة من الإدارة و السياسات. و ينتج عن ذلك ضعف الأداء.
ويهدف هذا الجزء من التقييم إلى معرفة ما إذا كانت سياسات التوظيف المتبعة بالمؤسسة تساعد على إن تصبح المؤسسة من المؤسسات الواعدة والناجحة. وتشمل أدوات التقييم التالي:
· مراجعة الإجراءات و دليل الموارد البشرية،
· مقابلة ومناقشة موظفي الإقراض و باقي الموظفين
· مقابلة ومناقشة الإدارة
· الملاحظة

10

هيكل تقديم الخدمات
إن أساس النمو السريع و الدائم بتمثل في اللامركزية و نظام المكاتب الفرعية مع التركيز علي النمو الراسي (التركيز علي أقل عدد من المناطق لكي يحقق كل مكتب فرعي الاستدامة) بدلا من النمو الأفقي (فتح اكبر عدد من الفروع). و هذا يمكن من تقديم خدمات سريعة ومراقبة بشكل فعال. إن المؤسسات ال