الموضوع: الوقت000 كيف نديره ؟

---

من محاسن الكتابة الصحفية، أنها تشجع الكاتب على الرجوع إلى مصادر عدة، وأبحاث مختلفة لتحسين معرفته بالموضوع الذي يكتب فيه، لكن ما يحصل أحياناً أنه يلقى صعوبة في الحصول على مادته ، فيضطر إلى الاعتماد على معرفته الذاتية وتجاربه الشخصية وما يأخذه من هنا وهناك، هذا ما حصل معي في موضوع الوقت الذي نبحثه الآن. فعلى الرغم من أن الوقت أثمن ما يملكه الإنسان لأنه يعني عمره ، وشرط نجاحه في الحياة. نجد أن ما كتب حوله بشكل علمي (بالعربية طبعاً) قليل. هناك مئات المقالات، إلا أن أكثرها إنشائي يتمحور حول أهمية الوقت، والقلة القليلة تتعرض لإدارته.
ولكن ما هو الوقت؟ سؤال بسيط ، إنما يجيب عليه كل فرد منا إجابة مختلفة عن الأخرى. فالوقت ليس الزمن بكامله ، إذ جاء في لسان العرب لابن منظور / الوقت مقدار من الزمن معلوم/. وقال ابن القيم (وقت الإنسان هو عمره). وعليه يعرٍِف البعض إدارة الوقت بأنها إدارة الذات ، أي إدارة الفرد لأعماله ونشاطاته خلال حياته. وهذا يقودنا إلى مقولة اينشتاين: لا وجود للوقت إلا بوجود الحوادث التي نعرف الوقت من خلالها. ويعني هذا أن الوقت ليس مادة كائنة بذاتها، إنما يعرف من خلال ما حدث فيه؛ ولهذا فإن مهمة إدارة الوقت هي التحكم بالحدث. إذن كيف يمكننا إدارة الوقت والتحكم به ؟
هناك ثلاث مراحل لإدارة الوقت:
المرحلة الأولى
تحليل الوقت:
وهو البحث عن الكيفية التي يصرف بها الوقت. ويتم ذلك من خلال وضع جداول تحليلية لأيام سابقة وتحديد المهام التي تم إنجازها ، وكم استغرقت كل مهمة منها، ومن خلال النتيجة يوضع جدول عمل لليوم التالي يتحول بعدها إلى جدول أسبوعي فشهري.... ويجب أن تجرى في نهاية كل أسبوع مراجعة لما تم إنجازه ، والوقت الذي استغرقه كل نشاط ، وهل هناك نشاطات طارئة، أ و أخرى أعطيت أهمية أكثر من غيرها، وهل خصص الوقت اللازم للنشاط تبعاً لأهمية المهمة . وبعدها يتم وضع البرنامج التالي وفقا لهذه المعطيات.
المرحلة الثانية
تخطيط الوقت:
وهو أحد أساليب إدارة الوقت بل أهمها ؛ ومن خلاله نتحكم بالحدث . والتخطيط يعني تحديد الأهداف التي يجب تحقيقها والأعمال التي يجب إنجازها ، البعيدة منها والقريبة. على أن يكون لكل منها مدة محددة، وإن التدقيق في وضع خطة واضحة لإنجاز الأعمال وتخصيص الوقت الكافي لها ، يجعل من العمل مهمة سهلة التنفيذ0 والخطة الصحيحة هي التي تجيب على السؤال التالي : ما الذي أرغب في تحقيقه وكيف ؟
المرحلة الثالثة:
تحديد الأولويات:
أي ترتيب المهام وتقسيمها إلى مجموعات ، ومن ثم تنفيذ كل مجموعة تبعاً لأهميتها التي تحدد من خلال العاملين التاليين:
1- عامل التفويض: حيث تكون المهام التي لا يمكن تفويض الغير بتنفيذها في مقدمة الأولويات ، تليها المهام التي يمكن تفويض الغير بها ، ومن ثم المهام التي يجب أن ينجزها الآخرون.
2- عامل الأهمية والاستعجال: بمعنى التخطيط لإنجاز الأهم ثم المهم فالعادي.. ..هنا يجب التدقيق في مستويات الأهمية ، فكثير من الأعمال التي نعتبرها ملحة قد لا تكون مهمة والمهمة قد لا تكون مستعجلة الإنجاز. ويدخل ضمن هذا العامل موضوع التأخير في الإنجاز المتسبب عن صعوبة المهمة ، والذي يتم التغلب عليه بتجزئة المهمة إلى أجزاء ينجز كل جزء منها على حدة . أما العامل الثاني من عوامل التباطؤ في إنجاز المهمة فهو التردد ، وغالباً ما يكون الخوف من نتائج القرارات هو السبب في التردد ؛ ويكمن الحل في دراسة كافة الظروف المحيطة بالمهمة المحددة ثم اتخاذ القرار المناسب وتحمل مسؤولياته...وقد يكون فكر القارئ ذهب باتجاه الوظيفة وقضايا العمل الحكومي بعامة ، هذا صحيح إلا أن ما ينطبق على العمل الحكومي ينطبق على القطاع الخاص، وإن كان الأخير أكثر تدقيقاً في الاستفادة من الوقت استفادة كاملة ، عكس ما هو في المؤسسات الحكومية ؛حيث يمضي وقت العامل دون النظر إلى ما قدم خلاله من خدمة .هذه المراحل الثلاث على أهميتها تبقى منقوصة القيمة إن لم توضع موضع التطبيق ، وهنا يصبح موضوع التحكم هو الفصل في مدى فاعلية الأداء وتحقيق الأهداف .
فعلى الرغم من أن الأوقات متساوية عند الناس جميعا ، فإن التحكم فيها متبايناً ويستتبع ذلك التباين تبايناً في الإنجاز ، فبإمكان البعض أن ينجز الكثير خلال ساعة من الزمن بينما لا ينجز الآخرون إلا القليل منها ، وبعض السبب يكمن في درجة المهارة بإدارة الوقت. فالاستخدام الأمثل للوقت وطريقة صرفه هما وسيلتا النجاح وشرط حصوله . في كتابه (وقت للنجاح 1989) يلخص آلك ما كنزي ذلك بالقول: الاستخدام الفعال للوقت مطلب ضروري للوصول للأهداف، وتحقيقها أساس النجاح وعلى الإنسان الذي يريد النجاح في حياته أن يكون مديراً فعالاً لوقته0 ويؤكد ذلك بشير شكيب الجابري في كتابه (القيادة والتفكير1994) يقول: إن الشخص الفعال هو الذي يركز اهتمامه على القضايا التي تقع ضمن دائرة تحكمه. وهذه الدائرة تقع ضمن دائرة أوسع هي دائرة الاهتمام كما يشير إلى ذلك ستيفن كوفي في كتابه / العادات السبع/ 0 إلا أن دائرة الاهتمام مليئة بكلمة لو. لو كان مديري ديمقراطياً لفعلت كذا، ولو سمح لي بدارسة الرياضيات لأصبحت عالماً. لو،لو،لو ... أما دائرة التحكم التي تقع ضمن دائرة الاهتمام فهي مليئة بكلمة بإمكاني (_أستطيع). إن بإمكاني أن أقوم بهذا المشروع خلال... وبإمكاني أن أحصل على الشهادة الجامعية خلال ... لهذا فإن الشخص الناجح في إدارة وقته هو الذي يركز اهتمامه على ما هو ضمن دائرة تحكمه، وأًَلا يضيع وقته في محاولة إنجاز ما لا يستطيع التحكم به . يلخص الدكتور محمد أمين شحاذة في كتابه إدارة الوقت 2005 وهو من الكتب القليلة التي تبحث في موضوع إدارة الوقت بحثاً علمياً متكاملاً. يلخص موضع التحكم بالوقت بأربع نقاط:
1- إدارة الوقت تعنى بإدارة نشاطات الفرد اليومية ويحصل ذلك عبر التحكم بالحدث.
2- التحكم بالأحداث الخاصة يتبعه تحكم بمسيرة الحياة.
3- إن نسبة التحكم بالأحداث تختلف بين فرد وآخر، وترجع عدم قدرة البعض على التحكم بأوقاتهم إلى شعور العجز لديهم .
4- ثمة علاقة قوية بين النجاح بالعمل وقدرة الإنسان على التحكم بوقته وبالأحداث من حوله.
ولكن هل بالمستطاع التحكم بالوقت وإدارته إدارة فاعلة ساعة شاء الفرد ، أم هناك معوقات تحول دون ذلك ؟ لنتحدث عن العامل باعتباره محور اهتمامنا ، هناك فارق بين سلوك العامل في بلادنا العربية وسلوك العامل في بلاد أخرى ، ولهذا فإن المعوقات التي نوردها لاحقا إنما هي معوقات لها ملامح عربية منها :
1. الزيارات المتكررة التي يقوم بها الأشخاص لأصدقائهم ومعارفهم في مؤسسات عامة ودوائر حكومية ، وبعضها زيارات سمجة؛ الغاية منها قتل وقت فراغ الزائر ، وبالتالي قتل وقت العامل دون جدوى ، والمشكلة إن العادات والتقاليد عندنا تشجع على ذلك ،أما الحل فيكمن في أن يكون هناك نظام إداري صارم يمنع وصول الزائر إلى العامل إلا لحاجة ضرورية .
2. الاتصالات الهاتفية غير المنظمة ، والتي يعتقد البعض أنها ثانوية لكن إذا حسبنا كم مخابرة يجريها العامل يوميا والإداريون منهم على وجه الخصوص ، والوقت التي تستغرقه كل مخابرة ، وعدد المخابرات التي يتلقاها دون أن يكون لها ضرورة ، نجد أن بعضهم يضيع جزءا كبيرا من يومه في إرسال وتلقي المخابرات الهاتفية دون ضرورة لذلك .
3. أما اللقاءات المتكررة مع الزملاء والمرؤوسين دون جدولة مسبقة فهي لا تقل ضررا عن سابقتيها ، حيث الكثير من المديرين يشغلون وقتهم في اجتماعات غير ضرورية؛ فيها تضييع لوقت المدير ولوقت المرؤوسين. والحل هنا يكمن في أن يحدد الرئيس أيا كان موقعه ؛ مراتب العناصر التي يجتمع معها ، كأن يجتمع مع رؤساء الأقسام أو مديري الإدارات وأن يترك لهؤلاء حرية الاجتماع مع عناصرهم بدلا من أن يشغل وقته في الاجتماع مع العناصر كافة .
4. اللقاءات المفاجئة التي تجريها عناصر من خارج الدائرة لسبب ولغير سبب ، والتي تتكرر أسبوعيا وعند كل مناسبة ،والمدير الناجح هو الذي يحدد عاملا بعينه للقاء تلك العناصر؟؟!!
5-التضخم الوظيفي ، والذي ظهرت الدعوة إلى معالجته منذ فترة بعيدة ( يختلف الأمر هنا من دولة عربية إلى أخرى وفقا لسياسة استيعاب البطالة ) ، وطالب الكثيرون بضرورة تقليص حجم العاملين في مؤسسات القطاع العام ، ونظرا لما أصبح يثيره هذا المصطلح من فزع للمنظمات العمالية ، فقد استبدل الآن بمصطلح آخر هو rightsizing أي إعادة المنظمة إلى الحجم الصحيح ، وهذا المصطلح يتعدى موضوع تخفيض العمالة وعدد الوظائف ، ليشمل جميع أنواع التفاعلات الرسمية وغير الرسمية التي تربط عناصر المنظمة بعضها مع بعض . أما سبب كون هذا العامل من العوامل المعوقة فلأن العناصر التي لا عمل لها، تضيع وقت العناصر المنتجة، والشواهد مدركة للجميع .
5. التسويف ، وهو عامل معوق للإنتاج ومضيع للوقت ، والتسويف بالمعنى الإداري هو تأجيل العمل أو تأخيره للمستقبل ، وإذا استمر التسويف ينقلب إلى عادة تمنع الفرد من تحقيق أهدافه وتصبح مقولة سوف أعمله غدا ملازمة له. و بذلك يضيع عمره وهو مازال يحلم بالمستقبل ، واخطر ما في التسويف أن المسوِف يؤجل أهم الأعمال للغد ،ويتسلى بالأقل أهمية .
6. التلهي ، كان يضيع المرء وقته في التعرف على الجديد في الانترنيت ، والجديد هنا يعني ضياع ساعات طويلة من البحث والقراءة ، بعضها لا حاجة للفرد به ، إنما هو للمتعة فقط والمتعة تجر المتعة وهكذا .. نحن هنا لا ندعو لمقاطعة تكنولوجيا المعلومات بل العكس إنها ضرورة من ضرورات الحياة ، إنما ندعو إلى برمجة الاستفادة منها خاصة في أوقات الدوام الرسمي . ومن وسائل التلهي التي شاعت اليوم مشاهدة البرامج التلفزيونية في مكاتب المديرين ، بهدف تتبع نشرات الأخبار والتحاليل الإخبارية ، فترى الواحد منهم يتنقل من محطة إلى أخرى لمعرفة أشياء جديدة والسلسلة طويلة لا تنتهي . هنا يبطل التحكم بالوقت وتصبح إدارته حبرا على ورق 0
من خلال العرض السابق يتبين لنا أن إدارة الوقت هي العمليات التي تعنى بتوصيف الأهداف والمهام وتخطط لبلوغها ومن ثم التحكم بالنشاطات اليومية من أجل الوصول إلى تحقيق تلك الأهداف والمهام . إلا أن ذلك يحتاج إلى أدوات وآليات يستطيع الفرد من خلالها تنظيم تلك النشاطات واستبعاد عامل النسيان والحد من عنصر التسويف . أهم تلك الآليات :
• مفكرات الجيب ، وهي غير مفكرات التقويم ، إنها عبارة عن محفظة من طبقتين توضع فيهما أوراق مكتوب عليها مواعيد العمل الروتينية اليومية .
• مفكرات المكتب الورقية وهي على شاكلة التقويم السنوي الذي يوضع على المكاتب ولكن كل ورقة مقسمة إلى عدة حقول واحد للتوقيت وآخر لكتابة المهمة ، وثالث لكتابة الملاحظات . وميزتها أنها تبين المهام بشكل مفصل و مرتب حسب أهميته .
• البرامج الإلكترونية ، منها ما هو صغير يحمل في الجيب على شاكلة الهواتف المحمولة ، لحفظ المواعيد والتذكير بها ، ومنها ما هو محمًل على أ لحوا سيب ، وهذه الأخيرة غالبا ما توجد عند المسؤول الأعلى، ويقوم على متابعتها موظف مختص ، ويعدد الدكتور محمد أمين شحاذة خصائص الآلية الفعالة بما يلي :
1. أن تحفظ الصورة الكلية لتوجهات الفرد ورسالته في الحياة
2. أن تحفظ توصيف الأهداف ومراحلها التنفيذية
3. أن تمكن المستخدم من الاحتفاظ بخطته السنوية والشهرية وربما الأسبوعية
4. أن تكون مرنة وقابلة للتعديل
5. أن تمكن المستخدم من برمجة سلم الأولويات ، الأهم فالمهم ...
6. أن تحفظ المعلومات الأكثر استخداما
7. أن تكون في متناول اليد .
ولأهمية هذا الموضوع ، أصبحت هناك شركات كثيرة متخصصة في صناعة أدوات الوقت وآلياته .
إن الحضارة العربية مليئة بالقيم والسلوكيات التي تحترم الوقت . على عكس ما يشاع عنها . يكفي أن نتمعن في موضوع العبادات وأوقاتها لندرك أن العرب كغيرهم من الشعوب المتحضرة يحترمون الوقت ، وإن ما نلاحظه اليوم من استهتار بهذا الجانب مرده نقص التربية الأسرية والمجتمعية بهذا الشأن ، فالطفل يجب أن يتعلم احترام الوقت منذ صغره( مواعيد الأكل ، النوم، الدراسة ، التسلية الخ ) . إن الكثيرين يفهمون التربية الحديثة على أنها ترك للحبل على غاربه ، وفي هذا خطأ كبير ( حسب اعتقادي ).أما بالنسبة للعاملين في القطاع العام ؛ والدوائر الحكومية بخاصة، فإن سلوك رؤسائهم هو الذي يعمق عندهم احترام الوقت . أن يفتح الرئيس باب مكتبه لزواره طيلة الوقت ،وان يأتي متأخرا عن الموعد أيا كان الموعد ساعة من الزمن ، وان يترك البريد أمامه عدة أيام ليضع عليه توجيهاته ، وان يسمح لمحبيه الذهاب والإياب ساعة شاؤوا فهذا قدوة غير حسنة .
ما نحتاجه اليوم تعميق التربية الوقتية في الأسرة والمدرسة والمجتمع ، والنظر إلى الوقت على انه قيمة ، علينا استثمارها استثمارا فعالا .

شكرا أ علي الموضوع القيم وفعلا الوقت يحتاج الي متسع من الموضوعات لتشع ثقافته في المجتمع ، لك التحية ع المشاركة القيمة جزاك الله خيرا

بدو إيو
شكرا على مرورك على الموضوع ، ثقافة الوقت تحتاج إلى جهود مشتركة لتعميقها ، وهذه عملية مستمرة وطويلة ، وغير مدروكة أهميتها حتى الآن.نأمل مع الوقت أن يتنبه التربويون والمخططون والمعنيون بشؤون المجتمع إلى هذا الموضوع .

كل الشكر والتقدير والإحترام يا أخ هايل على هذا الموضوع الرائع المفيد ، وفعلاً الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك

المستشار مصطفى العباسي المحترم
شكرا لمشاعرك الرقيقة ،