الموضوع: التوصيف الوظيفي الحالي المدير العام

من : المراجع العام ومراقب النظام
إلي : المدير العام
الموضوع : التوصيف الوظيفي الحالي

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته...
بالإشارة إلى الموضوع أعلاه نحيطكم علماً باني حسب العقد المبرم بيننا بان وظيفتي مراجع داخلي ولقد تم الاتفاق معكم في صنعاء في حالة إني استلمت وظيفة المدير الإداري سوف يكون المرتب مختلف ولقد وعدتموني في حالة ذالك ستكون الزيادة مرفوعة من قبلكم دون الحاجة بان أقدم طلب زيادة المرتب ولكن تفاجئت عند العمل معكم باني اعمل مهام في المراجعة المالية كما هو موضح في المهام المدرجة في الأسفل ومهام خاصة بالإدارة المالية كما هو موضح أيضا في الأسفل ومهما بالإدارة بشكل عام وهي علي النحو التالي :-
المهام الخاصة بالمراجعة المالية:-
1- يتم مراجعة سندات الصرف النقدي يدوي وآلي ومن ثم أعتمادة والختم عليه والتوقيع وتسجيل التاريخ.
2- يتم مراجعة سندات الصرف الشيكات يدوي وآلي ومن ثم أعتمادة والختم عليه والتوقيع وتسجيل التاريخ.
3- يتم مراجعة سندات القبض النقدي يدوي وآلي ومن ثم أعتمادة والختم عليه والتوقيع وتسجيل التاريخ.
4- يتم مراجعة سندات القبض الشيكات يدوي وآلي ومن ثم أعتمادة والختم عليه والتوقيع وتسجيل التاريخ.
5- يتم مراجعة سندات القيد اليومية بشكل عام يدوي وآلي ومن ثم أعتمادة والختم عليه والتوقيع وتسجيل التاريخ.
6- يتم مراجعة سندات القيد اليومية للمزرعة يدوي وآلي ومن ثم أعتمادة مع ملاحظة ان حسابات المزرعة لم تقفل للعام المالي 2008م حتى الآن ولقد تم أشعاركم بهذا الخصوص أكثر من مرة.
7- يتم مراجعة كشوفات الحساب للموردين والعملاء بشكل عام.
8- يتم مراجعة مصادقت البنوك الشهرية.
9- تم طلب دراسة الأنظمة الآلية سواءً المالية ونظام المخازن و برنامج الأصول ونظام شئون الموظفين والتي إثبات عدم صلاحيتها وعدم دقتها في المخرجات النهائية وكثرة أعطالها.
10- تم طلب دارسة السوق لاستقطاب أفضل الشركات الرائدة في مجال البرمجيات ودراسة برامجها لتغير الأنظمة الحالية بأنظمة تتواكب مع تطلعات المؤسسة مستقبلاً ولقد تم تغيير الأنظمة.
11- تم مراجعة الميزانيات للأعوام السابقة والتي لوحظ من خلالها نتيجة خبرتنا التراكمية الفنية بضعف المكتب المحاسبي القانوني وتم إبلاغكم بذلك في وقته.
12- تم طلب البحث عن مكتب محاسب قانوني أكثر قوة ودقة من المكتب الحالي ولقد تم تزويدكم بذلك في شهر أبريل/2009م.
13- يتم الإشراف على نقل المعلومات من الأنظمة القديمة للأنظمة الجديدة للإدارات كافة بشكل عام دون احتساب ساعات الإضافي ولا بدل الإضافي الذي تم الاتفاق عليه عند أبرام العقد ولكن شعورنا الطيب تجاهكم ونحو المؤسسة يحتم علينا هذه الأعمال.
14- يتم عمل برامج مراجعة عشوائية لكل ما هو شاذ ومقارنتها مع الموازنات التقديرية والتي تم طلبها أكثر من مرة من المسئول المالي ولكن لم تصل حتى الآن وتم أشعاركم بذلك.
15- يتم عمل برامج مراجعة عشوائية لكل من الآليات المؤجرة والمستأجرة لعمل دارسات بذلك.
16- يتم التحري من صياغة العقود المبرمة مع الموردين وعملاء المؤسسة وعملية تنفيذها لما فيه مصلحة العمل.
17- تم عمل دراسة للدورات المستندية لكل الإدارات المتعلقة بالإدارة المالية.
18- يتم أرشفة التعامييم الإدارية أولا بأول في الملفات الخاصة بها ليتسنى المراجعة بموجبها حسب رغبه الإدارة العليا للمؤسسة.
19- يتم اخذ عينات من ملفات الموظفين ومراجعة الملفات وكيفية أرشفتها أولاً بأول.
20- يتم اخذ عينات من العهد العينية للموظفين ومراجعتها مع ما هو فعلي ولوحظ وجود خلل كبير في العهد العينية ولقد تم أشعاركم بذلك بخطاب رسمي من قبلنا في وقت اكتشاف هذه الأخطاء التي لا تزال موجودة.
21- يتم مراجعة مصاريف وإيرادات المعدات ودراسة الانحرافات لها في ظل الأنظمة القديمة التي لا تعبر بشكل سليم عن مدي صحة المخرجات لها.
22- تم أعداد دليل الحسابات الجديد بآلية تتوافق مع تطلعات المؤسسة مستقبلياً وبمشاركة رئيس الحسابات والمسئول المالي.
23- يتم أخذ عينات من التقارير الشهرية ومراجعتها ودراسة الانحرافات سواء بالموجب أو السالب.
24- يتم متابعة ومراجعة المصاريف والإيرادات اليومية لكلاً من الخلاطة والكسارة لدارسة الانحرافات والعمل على حل مشاكلها مع الإدارات المعنية بذلك.
25- يتم عمل دراسة عن كيفية متابعة سير التغذية في المواقع وضبط الآلية العملية لها بأحدث الوسائل العلمية والمهنية.
26- يتم متابعة التوصيات والمعالجات المقترحة لكل أدارة معنية بالتوصية.


المهام الخاصة بالإدارة المالية:-
1. يتم أنشاء المستفيدين سواء الداخليين في نظام المباشر للخدمات المصرفية لبنك الراجحي أو المستفيدين الخارجيين عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
2. يتم أنشاء الحوالات المالية الداخلية عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
3. يتم أنشاء الحوالات المالية الخارجية لبنوك أخري عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
4. يتم إنشاء الحوالات الخاصة بشركة أرامكو عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراحجي.
5. يتم سداد المخالفات المرورية عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
6. يتم سداد رسوم رخص القيادة عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
7. يتم سداد رسوم تجديد المركبات عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
8. يتم سداد فواتير الكهرباء عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
9. يتم سداد فواتير الهاتف والفاكس عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
10. يتم سداد فواتير الإنترنت عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
11. يتم سداد فواتير التأمينات الاجتماعية عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
12. يتم سداد مخالفات قطع الكابلات لشركة الاتصالات عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
13. يتم متابعة ترقيم الأصول بعد عملية الشراء ووصولها للجهات المعنية.
14. يتم تزويد الإدارة المالية بشكل يومي عن إيراد الكسارة عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
15. يتم تزويد الإدارة المالية بشكل شبة يومي عن المصروفات الخاصة ببطاقة الصراف الآلي التي بحوزة المدير العام للمؤسسة حتى يتسنى للحسابات قيد العمليات المصرفية أولاً بأول في الأنظمة المحاسبية للمؤسسة.



المهام الخاصة بشئون الموظفين:-
1- تم دراسة خدمة مباشر للشركات بنك الراجحي وتم استرداد المبالغ التي تم ترحيلها من رصيد المؤسسة في البنك لصالح الجوازات والمدفوعات الحكومية الأخرى التي دفعت عن طريق التكرار في تسجيل الإقامات للعام المالي 2008م ولقد تم أشعاركم بذلك في وقت اكتشاف هذه الأخطاء.
2- يتم أنشاء بطائق الصراف الآلي عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
3- يتم تنيشيط البطائق الصراف الآلي الجديدة عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
4- يتم استرداد كامل المبالغ للبطائق الصراف الآلي للموظفين الفاقدين بطائقهم أو الهاربين عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
5- يتم الغاء البطائق الصراف الآلي للموظفين الهاربين أو المفقودة عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
6- يتم سداد الأقامات للموظفين الجدد للمؤسسة عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
7- يتم سداد تجديد الإقامات للموظفين القدماء للمؤسسة عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
8- يتم سداد تأشيرة الخروج النهائية عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
9- يتم سداد تأشيرة الخروج والعودة عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
10- يتم استرداد المبالغ الخاصة بالأقامات للموظفين الهاربين عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
11- يتم تنزيل المرتبات للموظفين شهرياً عن طريق خدمة مباشر الشركات بنك الراجحي.
المهام الإدارية بشكل عام:-
1- تم طلب توصيف وظيفي لمهام ومسئوليات الصف الأول في الإدارة العليا للمؤسسة في شهر إبريل/2009م ولقد تم تسليمه لكم في نفس الشهر ولكن لم يطبق حتى الآن وتفاجئت بطلبكم في الاجتماع رقم (15) بتحديد مهام ومسئوليات رؤساء الأقسام لمرؤوسيهم في ظل غياب مهامهم ومسئولياتهم الرئيسية.
2- تم طلب أعادة دراسة الهيكلة الحالية للمؤسسة مع الإجراءات التشغيلية مقابل مكافئة من قبلكم حسب وعدكم لنا وتم تسليمكم الهيكله التي تم إعدادها بأحدث الأساليب العلمية والمهنية في تاريخ 10/09/2009م ولكن لم يتم الإطلاع عليها من قبلكم حتى الآن رغم أنها تعالج المشاكل التي تعانون منها بشكل مهني مدقاً ولم تصرف المكافئة.
3- تم طلب دراسة العقود المبرمة مع شركات التأمينات لمعرفة الثغرات القانونية التي لصالح المؤسسة ولقد تم أفادتكم بضرورة إحالتها للمستشار القانوني للمؤسسة في ضواء النقاط التي تم تحديدها لصالح المؤسسة.
4- تم طلب البحث عن مستشار قانوني للمؤسسة ولقد تم أفادتكم بذلك في وقته وعن المستشارين الذين تم التواصل معهم.
5- تم طلب عمل دراسة ومعايير للتقييم السنوي للموظفين وتحديد نواحي القصور وكيفيه معالجتها سواء بتدريب أو التطوير أو الاستغناء حسب الآلية التي تم تقديمها لكم في الاجتماع رقم(14).
6- تم عمل اللوائح المنظمة لسير العمل للإدارة المالية بشكل علمي ومهني يتناسب مع الهيكلة الإستراتيجية للمؤسسة حسب الأسس ومعايير المحاسبية الدولية.
7- تم دراسة قانون العمل السعودي وتم استنباط الإجراءات التشغيلية للموارد البشرية حسب تطلعات المؤسسة.
8- تم عمل اللوائح المنظمة لسير العمل في إدارة الموارد البشرية مع الإجراءات التشغيلية للتخفيف من عملية دوران العمالة الأمر الذي يؤثر سلباً على سير العمل في كل الإدارات المعنية.
9- تم عمل اللوائح المنظمة لسير عمل أداره المشتريات سواء المشتريات المحلية أو الخارجية والمخازن المرتبطة بها لتخفيف من عملية تكرار شراء الأصناف دون دراسة أو مرجعية لذلك الأمر الذي يؤثر سلباً في تجميد رأس مال المؤسسة في مخازنها أو أصولها.
10- تم عمل اللوائح المنظمة لسير عمل أدارة المبيعات سواء المبيعات الحالية أو المستقبلية حسب الرئوية الإستراتيجية للمؤسسة.
11- تم عمل اللوائح المنظمة لسير العمل للإدارة التنفيذية للمشاريع والإدارة الفنية حسب تطلعات المؤسسة مع الإجراءات التشغيلية لذلك الأمر الذي سيؤثر إيجاباً في تفعيل دور الإدارتين بشكل إيجابي.
12- تم أستلم أدارة الأنظمة الجديدة وتم توزيع الصلاحيات كلاً حسب تخصصه ومسئولياته وتم العمل بالأنظمة المالية كمرحلة مبدئية انتقالية للإدارات المعنية بالأنظمة.
13- يتم حذف كافه الإعمال التي تنفذ في برنامج خدمة مباشر للشركات بنك الراحجي كل عشرة أيام تقريباً حتى لا تتراكم الإعمال في النظام حسب الآلية المتبعة لديهم.
14- يتم دراسة آلية العمل بالأنظمة الجديدة وكيفه استغلالها لخدمة العمل وتقليص الأعمال الروتينية عن طريقها وكذلك المطبوعات المستهلك.
15- يتم متابعة ومعالجة الملاحظات المقدمة من كل الإدارات سواء المالية أو المشتريات أو المبيعات أو المخازن و أدارة شئون الموظفين مع الشركة المعنية أولاً بأول.
16- يتم القيام بمهام السكرتاريا من كتابة اللوائح والخطابات والتنسيقات المناسبة والطلبيات الخاصة بالمكتب وأرشفة الإعمال والمتابعات الهاتفية لكل المعنيين.

وعليه من خلال ما ترونه من مهام فأنا لا أمانع بالاستمرار وبذل أكبر من هذا ولكن يرجى اعتماد الأتي:-
1-تغيير المسمي الوظيفي إلى المدير الإداري للمؤسسة الأمر الذي يؤثر إيجاباَ معنوياً.
2-تغيير المرتب الحالي بما يتناسب مع المهام والمسئوليات كونكم خير من يشجع الشباب الأمر الذي يؤثر إيجاباَ مادياً في بذل المزيد لهذه المؤسسة.
3-صرف المرتب بشكل منتظم لا يزيد التأخير عن اليوم الخامس من الشهر الأمر الذي يؤثر إيجاباَ في استقراري وتنظيم وضعي.
4-صرف باقي مرتب شهر أكتوبر للعام 2009م الأمر الذي يؤثر إيجاباَ في تسديد الديون المتراكمة عليا نتيجة هذا التوقيف.
4-صرف الإضافي للأشهر التي تم خصمها حسب الاتفاق بأن الإضافي الثابت لا يتغير حتى نهاية العقد في صنعاء.
5-صرف الفارق في المرتب من بداية العمل حتى هذه الحظه كوني بدئت أعمل بهذه المهام من أول يوم عمل والذي تم إشعار مدير شئون الموظفين في وقته بأن التوصيف الذي تم تسليمه لي يخص المدير الإداري ومرفق مع هذا الخطاب صورة من ذلك ولقد تم إشعاركم في وقته.
6-صرف المكافئة الخاصة بالهيكلة التي تم التنسيق معكم من بداية العمل بها بأن يكون هناك مكافئة عند الانتهاء من الإعداد لها.
7-تم تغيير المهنه من محاسب في الجواز القديم الخاص بى إلى عامل معماري حسب طلبكم ووعدكم لي بأن سيكون تغيير المهنه بسهوله في المملكة وعليه يرجى صرف تكاليف تعميد الشهايد وتكاليف تغيير المهنه حسب وعدكم بمبلغ وقدرة حسب إفادة أبو فيصل مبلغ وقدرة 3500 ريال لاستكمال معاملة تغيير المهنه ولاستكمال إجراءات استقدام العائلة الأمر الذي يؤثر إيجاباَ في استقراري نفسياً.


وتقبلوا تحياتنا...


مقارنة العمل القديم مع العمل الحالي

الرقم	التفاصيل	العمل القديم	العمل الحالي	النتيجة
1	الدوام اليومي	7 ساعات	11 ساعة	العمل القديم
2	دورات تدريبية خارجية	مرة في السنة	لا يوجد تطوير	العمل القديم
3	دورات تدريبية داخلية	خمس دورات في السنة	لا يوجد تطوير	العمل القديم
4	المرتب	4,000 س.ر	5,000 س.ر	العمل الجديد
5	وسيلة المواصلات سيارة	2007م	2002م	العمل القديم
6	بدل محروقات	400 س.ر	صفر س.ر	العمل القديم
7	بدل اتصالات	200 س.ر	صفر س.ر	العمل القديم
8	إكرامية رمضان	4,000 س.ر	صفر س.ر	العمل القديم
9	مكافئات وتحفيز	6,000 س.رفي السنة	لا يوجد تحفيز	العمل القديم
10	شهاده شكر وتقدير	مرة في السنة	لا يوجد	العمل القديم
11	تاريخ نزول المرتب	قبل يوم 26 من كل شهر	بعد 20 يوم من نهاية الشهر	العمل القديم
12	استقرار نفسي ومعنوي	نسبة 90%	نسبة 40%	العمل القديم
13	استقرار مادي	نسبة 100%	30%	العمل القديم
النتيجة النهائية

جزاكم الله خيرا علي هذا الموضوع القيم وفقكم الله