الموضوع: عاااجل: ممكن مساعده في كيفية كتابه مذكرة (ميمو) للموظفين؟

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

اخواني الاداريين والاعضاء انا اشتركت معاكم في المنتدى لانه عجبني واستفدت منه باشاء كثيرة خصوصا بعد ما تعينت لهذه الوظيفة الادارية المتخصصه بشؤون الموظفين.

بما اني مبتدئة في هذا المجال اتمنى ممكن تساعدوني في كيفية كتابه internal memo ، ايفضل لو كانت بالانكليزي لموضوع هو انه راح يطبق نظام استقطاع من الراتب نظرا لعدم انضباط الموظفين وخاصه مندوبي المبيعات. انا عملت مذكرة من قبل ولكن المدير طلب مني مذكرة صارمه .

مندوبي المبيعات يتعذرون بانه لديهم اجتماع مع الزبون في الصباح الباكر ولهذا يتاخرون، ولكنا على علم انهم يكذبون بهذا الموضوع، علما بان توقيت الدوام الرسمي 8.00 صباحا.

اعذروني على كتابتي العربية فانا فالشركة نتعامل باللغة الانكليزية

ولكم جزيل الشكر

أختى الفاضلة
هذا النوع من المذكرات يسمى بمذكرات اثابت الحالة أو الخصم التى تعمل والهدف منه هو اثبات تفاصيل موقف معين فى تاريخ معين يعمل على اثبات تلك الواقعة بكافة ما يحيط بها من سلبيات وفى نفس الوقت تتيح فرصة الرجوع اليها فيما بعد وبعدد مرور فترة زمنية طويلة حتى يتم الاستعانة بها فى التقييمات وغيره على حسب سير خطة التقييم...وبناء على كلامك أن مشهد الغياب من جانب العاملين المذكورين قد تكرر أكثر من مرة وهذا يعنى أنه تم تطبيق وتوقيع الجزاء التأديبى المناسب ومن ثم اللجوء الى تشديد الجزاء فيما يتناسب مع تكرار المخالفة وصولا الى الحد الأقصى المنصوص عليها ضمن لائحة الجزاءات ومن هنا يمكن اعداد ورفع مذكرة تغيب أو ما تسمى اثبات حالة حتى يتم اتخاذ ما هو مناسب مع الوضع الحالى للمخالفة كما أن جزئية افادة العامل بانه كان على اجتماع مع أحد العملاء يتوجب حصول هذا العامل على تكليف رسمى من المدير المسئول لاتمام ما عليه من مهام يومية حتى يتم ابلاغ ادارة الموارد البشرية من قبل هذا المدير المسئول حتى يتم استخراج نموذج مأمورية أو تكليف خارجى رسمى بشأن الموظف يثبت مباشرته بالعمل خارجا..... , واليك النص:-

مذكرة اثبات حالة
صادر من:.................
التاريخ:............. , الموافق:................
عناية السيد المحترم/.........................(اسم المسئول الادارى المرفوع اليه التقرير)
تحية طيبة..
نحيط سيادتكم علما بناء على المهام والواجبات الموكلة الى ادارة الموارد البشرية باجراء ما يلزم من متابعة والاشراف الكلى على السادة العاملين للالتزام فيما يتعلق بجانب الحضور والانصراف وايماء الى ذلك نرفع تلك المذكرة الى سيادتكم بشأن السيد / ..........(اسم الموظف المخالف) , الوظيفة:.............. , الكود الوظيفى........... , القسم.............. , الادارة.................
علما بأن المذكور أعلاه قد خالف التعليمات العامة فيما يتعلق بالالتزام بالميعاد الرسمى المقرر لبدأ مزاولة العمل لدى شركتنا الموقرة والمنصوص عليها ضمن لائحة العمل ومن جانب أخر ننوه أن المذكور قد تم اصدار وتوجيه بشأنه خطابات جزاء تأديبى بالخصم من الراتب تصل الى عدد....... خلال الفرتة السابقة بدءا من تاريخ.......حتى....... , وبعد مراجعة لائحة الجزاءات نفيد سيادتكم أن المادة رقم..... من باب..... تنص على.......................(نوع الجزاء التأديبى عند معاودة وتكرار المخالفة التى من نوع واحد) , وايماء الى ذلك نرجو من سيادتكم اصدار التعليمات فيما يتناسب مع طبيعة الموقف لاتخاذ اللازم.
وتفضلوا سيادتكم بقبول وافر التحية والاحترام
مقدمه الى سيادتكم:..............
قسم:.............
ادارة:............



وشكرا