كفاءة الاتصال الإداري
كفاءة الاتصال الإداري
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] *
تتميز الاتصالات ذات الكفاءة العالية بالخصائص التالية بصفة عامة:
السرعة وتقديمها لمعلومات مرتدة وتسجيلها وتخصيصها على شخص معين، وملاءمة شكلها لموضوعها، وكذلك بقاؤها في الذهن، تأثيرها على السلوك، وتكلفتها المنخفضة، فمدى السرعة أو البطء في نقل المعلومات قد يعود إلى الوسيلة المستخدمة.
والوسائل الشفهية في الأتصال توفر حصول أطراف على معلومات تساعد على رد الفعل السليم وإتمام عمليات الاتصال بنجاح. وبعض وسائل الاتصال ممكن أن تحفظ في سجلات وملفات؛ وذلك مثل الخطابات والمذكرات والتقارير.
تلعب الاتصالات دوراً مهماً داخل الإدارات؛ فهي تحافظ على تدفق وانسياب العمل داخلها، فكلما كانت هناك أنظمة جيدة للاتصالات كلما زادت كفاءة العمل.
- أهمية الاتصال للإدارة والمدير:
تهتم نظرية الإدارة الحديثة ليس فقط بالوظائف التقليدية للإدارة، وإنما تهتم أكثر بالطريقة التي يعمل بها المدير، وكيف ينفق وقته، وكيف يؤدي عمله، وما الأدوار والأنشطة والمهام التفصيلية التي يقوم بها المدير فعلا في أثناء تأدية عمله؟ فنظرية الإدارة الحديثة تهتم مثلاً بأن المدير يلعب أدواراً، مثل الاتصال بالجهات الخارجية، وتمثيل الإدارة رسمياً، وتجميع وتحليل المعلومات ونشرها والتحدث باسمها، وحل المشاكل والتعارض مع الغير وغير ذلك من المهام والأدوار.
وتعتبر الاتصالات وسيلة المديرين في إدارة أنشطتهم الإدارية، وفي إدارة وتحقيق أهداف العمل، وذلك باعتبار أن الاتصالات تساعد في القيام بالتالي:
1- تحديد الأهداف الواجب تنفيذها.
2- تعريف المشاكل وسبل علاجها.
3- تقييم الأداء وإنتاجية العمل.
4- التنسيق بين المهام والوحدات المختلفة.
5- تحديد معايير ومؤشرات الأداء.
6- إصدار الأوامر والتعليمات.
7- توجيه العاملين ونصحهم وإرشادهم.
8- التأثير في الآخرين وقيادتهم.
9- تحفيز وتحميس العاملين.
- عناصر الاتصال هي:
المرسِل- الرسالة- الوسيلة- المستقبِل
1- المُرسِل: الطرف الأول الأساسي، والفاعل الأساسي في عملية الاتصال، والذي يود نقل وتوصيل مجموعة من الأفكار والمعلومات إلى الطرف الآخر.
2- الرسالة: وهي عبارة عن تحويل الأفكار إلى مجموعة من الرموز ذات المعاني المشتركة بين المرسِل والمستقبِل. ومن أشكال الرموز: الكلمات، الحركات والأصوات، الحروف، والأرقام، الصور والسكون وتعبيرات الوجه، الجسم والتلامس والمصافحة والهمسات.
3- الوسيلة: هناك العديد من الوسائل الخاصة بالاتصالات، أحدثها الاتصال عبر الكونفرنس بالصوت والصورة الحية، أو عبر الإنترنت الحي أو المكتوب (شبكة الاتصالات الداخلية للمؤسسة، الشبكة الدولية للمعلومات للاتصال مع العالم الخارجي للمؤسسة)، ومنها التقليدي المنطوق أو الشفهي كالمقابلات الشخصية والاجتماعات، واللجان والتليفون والندوات، وهناك الاتصالات المكتوبة كالخطابات والمذاكرات والتقارير والمجلات والمنشورات الدورية واللوائح.
4- المستَقبِل: يستقبل الطرف الآخر الرسالة من خلال حواسه المختلفة، ويختار وينظم المعلومات، ويحاول أن يفسرها ويعطي لها المعاني والدلالات. إن هذه العمليات الإدراكية وما يؤثر فيها من عناصر الشخصية والدافعية والتعلم تحدد ما يفهمه وما يقبله الشخص المستقبل للأفكار والمعلومات المرسلة إليه.
ولكن قد تتعرض الاتصالات إلى معوقات نذكر منها:
- معوقات الاتصال:
تتعرض عملية الاتصال لبعض المعوقات التي تقلل من كفاءتها، وهذه المعوقات تؤدي إلى التشويش على عملية الاتصال نفسها، وعليه يمكن تقسيم معوقات الاتصال إلى معوقات في المرسل، ومعوقات في الرسالة، ومعوقات في وسيلة الاتصال، ومعوقات في المستقبل، ومعوقات في بيئة الاتصال.
- معوقات في المرسل:
تنحصر الأخطاء التي وقع فيها المرسل في عدم التبصير بالعوامل الفردية، أو النفسية التي تعمل بداخله وتؤثر في شكل وحجم الأفكار والمعلومات التي يود أن ينقلها إلى المرسل إليه، ومن هذه العوامل: الخبرة، التعلم، الفهم، الإدراك، الشخصية، العمليات الوجدانية والعقلية.
- أما أهم الأخطاء التي يقع فيها المرسل فهي:
1- أن دوافع المرسِل تؤثر في طبيعة وحجم المعلومات التي يقوم بإرسالها إلى المستقبل.
2- اعتقاد المرسل أن سلوكه في كامل التعقل والموضوعية.
3- تصرفات المرسل تكون لمصلحته الشخصية غالباً ولا تكون لمصلحة العمل.
4- سوء إدراك المرسل وفهمه للمعلومات التي يرسلها، وإختلاف إدراك وفهم الآخرين لها.
5- الحالة الانفعالية للمرسل تؤثر في شكل المعلومات التي يقوم بإرسالها.
6- قيم ومعتقدات المرسل وميوله واتجاهاته النفسية تؤثر في شكل المعلومات التي لديه.
7- عمليات الحكم الشخصي والتقدير، الإضافة، الحذف، والتغيير الذي يقوم به المرسل للمعلومات التي لديه.
8- الاعتقاد بأن المرسل إليه ينظر إلى المعلومات بنفس الشكل الذي ينظر هو إليها.
9- التحير لطبيعة الأمور والأحداث.
- معوقات في الرسالة:
تتعرض المعلومات في أثناء وضعها في رسالة لبعض المؤثرات التي تغير أو تسيء إلى طبيعة وشكل وحجم ومعنى المعلومات والأفكار، ويحدث الخطأ في الرسالة في أثناء صياغة المعلومات أو ترميزها أو تحويلها إلى كلمات وأرقام وأشكال وحركات وجمل وغيرها، ومن أهم المؤثرات التي تتعرض لها الرسالة في أثناء صياغتها:
1- سوء الإدراك أو الفهم للمعلومات التي تتضمنها الرسالة.
2- عدم القدرة على انتقاء كلمات سهلة ومعبرة.
3- افتقار المرسِل إلى القدرة على تعزيز معنى الرسالة ببعض تعبيرات الوجه أو حركات الجسد.
- معوقات في وسيلة الاتصال:
تتسبب عدم مناسبة وسيلة الاتصال لمحتوى الرسالة، ولطبيعة الشخص المرسل إليه في فشل الاتصال في كثير من الأحيان، وعليه يجب أن يقوم المرسل بانتقاء وسيلة الاتصال الشفوية أو المكتوبة المناسبة حتى يزيد من فاعلية الاتصال.
- ومن أهم المعوقات التي يمكن أن توجد في وسيلة الاتصال:
1- اختيار وسيلة الاتصال التي لا تتناسب مع الموضوع محل الاتصال.
2- عدم ملاءمة وسيلة الاتصال للوقت المتاح للاتصال.
3- اختيار وسيلة إتصال لا تتناسب مع الأفراد القائمين بالإتصال.
4- عدم اتباع المرسِل للإجراءات الرسمية في إستخدام وسيلة الاتصال.
5- المساواة بين إستخدام الوسائل المكتوبة وبين الوسائل الشفوية للاتصال.
- معوقات في المستقبِل:
يقع المرسل إليه في الخطأ عند استقباله للمعلومات التي يرسلها المرسل، وتتشابه الأخطاء التي يقع فيها المستقبِل مع تلك الأخطاء التي يقع فيها المرسِل.
- معوقات في بيئة الاتصال:
يقع أطراف الاتصال في أخطاء عديدة عندما يتغافلون تأثير البيئة المحيطة بهم والمحيطة بعملية الاتصال، وعدم الأخذ بعناصر البيئة وتأثيرها على الاتصال يجعل هذا الاتصال إما غير كامل أو مشوش، وسنعرض فيما يلي عناصر بيئة الاتصال والأخطاء الخاصة بها:
1- أحد أطراف الاتصال أو كلاهما على غير علم أو لا يفهم الأهداف المشتركة بينهما.
2- أحد أطراف الاتصال تتعارض أهدافه مع أهداف الطرف الآخر في الاتصال.
3- أحد أطراف الاتصال أو كلاهما لا يفهم وظيفة الطرف الآخر في الاتصال.
4- أحد الأطراف أو كلاهما لا يفهم الفوائد التي ستعود عليه من إجراء الاتصال.
5- أحد الأطراف أو كلاهما لا يفهم العواقب السيئة التي ستصيبه أو تصيب الإدارة والآخرين من جراء سوء الاتصال.
6- عدم اتسام البيئة بالإبتكار والتعزيز (من قبل الرؤساء) يحبط عمليات الاتصال.
7- عدم اتسام البيئة بالعدالة والثقة (من قبل رؤساء المنظمة) يحبط عمليات الاتصال.
8- عدم توفير معلومات مرتدة عن مدى التقدم في الاتصال.
المصدر: كتاب مدير المستقبل (مدير القرن الواحد العشرين)
رد مع اقتباس