الموضوع: إدارة الاجتماعات
إدارة الاجتماعات
إدارة الاجتماعات:
إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل يتوقف أيضاً على أسلوب الإعداد المسبق لها، وأسلوب المتابعة اللاحقة لما تم الاتفاق على تنفيذه أثناءها. من أجل توفير مقومات النجاح لأيّ من الاجتماعات التي يتم عقدها لا بد من القيام بما يلي:
1. التأكد من أن هناك حاجة فعلية لعقد الاجتماع
2. تحديد بدقة ووضوح، الهدف الذي يتم عقد الاجتماع لتحقيقه
3. اختيار فقط الأشخاص المناسبين لدعوتهم إلى حضور الاجتماع.
4. تحديد التاريخ والوقت الملائم للجميع لعقد الاجتماع، وكذلك المدة المخصصة له.
5. تحديد المكان الملائم لعقد الاجتماع.
6. تحضير جدول أعمال واضح ودقيق للاجتماع.
7. التأكد من أن الدعوة إلى حضور الاجتماع تتضمن هدف الاجتماع والمشاركين فيه وتاريخ ووقت ومكان انعقاده والمدة المخصصة له، بالإضافة إلى جدول أعماله والمستندات والوثائق المطلوب من المشاركين إعدادها وإحضارها معهم إلى الاجتماع.
8. التجهيز الكامل والدقيق للاجتماع، والاستعداد الميداني لعقده، بما في ذلك مكان الاجتماع والأدوات المساعدة اللازمة.
9. تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية لمساهمتهم الفعّالة في الاجتماع.
10. الاستعداد الجيّد والمناسب للمدعوين إلى حضور الاجتماع، وذلك بهدف المشاركة الفاعلة فيه.
11. بدء الاجتماع في الوقت المحدّد له بالضبط، وذلك بعد أن يكون قد تم إبلاغ المشاركين ضرورة أن لا يتأخروا عن هذا الوقت.
12. الحرص أثناء الاجتماع، على التزام جدول الأعمال المقرّر، وذلك مهما كلف الأمر، لأن أيّ مخالفة لبنوده تفتح الباب واسعاً أما حالة من الفوضى تؤدي حتماً إلى إفشال الاجتماع ومنعه من تحقيق الهدف المرجو من انعقاده.
13. استماع رئيس الاجتماع باهتمام إلى كل ما يطرحه المشاركون من أفكار وأراء وملاحظات من خلال الاجتماع.
14. تشجيع المشاركين على إبداء الملاحظات البناءة وطرح الأفكار الخلاقة التي تقدّم عناصر جديدة تساهم في تحقيق الهدف المتوخى من الاجتماع.
15. عدم احتكار رئيس الاجتماع للنقاش أو محاولة السيطرة عليه، وذلك لإفساح المجال للآخرين أيضاً للحصول على فرصتهم العادلة في إبداء الرأي ووجهة النظر.
16. احترام رئيس الاجتماع لآراء وأفكار وملاحظات جميع المشاركين في الاجتماع، حتى ولو لم تكن متوافقة مع آرائه وأفكاره.
17. عدم النظر إلى تعددّ الآراء والأفكار على انه أمر سلبي، بل اعتباره وسيلة ضرورية للوصول إلى القرار الأفضل والأنسب.
18. تمتُع رئيس الاجتماع بالموضوعية، وعدم تحيّزه لبعض المشاركين دون الآخرين.
19. تمتُع رئيس الاجتماع بالمرونة والجرأة في تغيير رأيه، إذا ما تكشّفت له حقائق جديدة أثناء الاجتماع.
20. اتخاذ القرارات المناسبة التي تحقق الهدف المتوخى من الاجتماع، وذلك دون أيّ تسرع.
21. توزيع مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع، على مختلف المشاركين فيه.
22. تحديد تاريخ أقصى لإنجاز كل قرار مطلوب تنفيذه لاحقاً، على أن لا يتم تجاوز هذا التاريخ مهما كان الثمن.
23. التأكد من أن الجميع قد فهم واستوعب ماهو مطلوب منه تنفيذه بعد الاجتماع.
24. توثيق الاجتماع، من خلال تدوين محضر الاجتماع بالدقة والتفصيل المطلوبين.
25. بعد انتهاء الاجتماع، إرسال مذكرة خطّية إلى كل من المشاركين تتضمن ما هو مطلوب إنجازه والتاريخ المتوقُع للإنجاز، مع تحديد أيّ نوع من التنسيق يحتاج إلى القيام به مع الآخرين.
26. متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع، وذلك لضمان تنفيذها في الأوقات المحدّدة لها. ملخص المراحل التي يمر بها الاجتماع: يمر الاجتماع بثلاث مراحل رئيسية، بدءاً بالإعداد للاجتماع، مروراً بتيسير الاجتماع، وانتهاء بتوثيق الاجتماع ومتابعة نتائجه.
فن إدارة الاجتماعات
المقدمة:
"الرجل العاقل هو الذي إذا أراد أن يعلو على الناس وضع نفسه أسفلهم، وإذا شاء أن يتصدرهم جعل نفسه خلفهم، ألا ترى البحار والأنهار كيف ترفد من مئات الترع والجداول التي... (مشاركات: 10)
الخطوة الأولى – التقديم ( تحديد الموضوع و التمهيد له )
أحط المجموعة بجو من الارتياح .
قدم للموضوع بوضوح و دقة . (مشاركات: 10)
مقال بعنوان "إدارة الاجتماعات"
أُناقش هنا كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح. الاهتمام الأكبر في هذه المقالة هو باجتماعات العمل
المقال بالمرفقات (مشاركات: 25)
إن الاجتماعات ليست أكثر من أداة من أدوات الإدارة إذ يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها.
فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك... (مشاركات: 0)
إدارة الاجتماعات
مفهوم الاجتماع ( Meeting ):
هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.
مظاهر الاجتماعات الفعالة:
1-إيضاح الهدف من... (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي يتناول تقييم الاداء المالى للمؤسسات الرياضية ويشرح الاهداف المالية والاقتصادية للمؤسسات الرياضية وكيفية قراءة فى معايير الاداء المالى للمؤسسات الرياضية وقراءة فى مؤشرات الاداء المالى للمؤسسات الرياضية والقيمة الاقتصادية المضافة للمؤسسات الرياضية وتطبيقات عملية فى ميزانيات وتقارير والقوائم المالية لكبرى المؤسسات الرياضية
تغطي دورة اكسل الموارد البشرية كافة المهارات العملية التي تحتاجها في برنامج الاكسل Excel والتي تساعدك على تنظيم عملك كمدير موارد بشرية أو تعمل في شؤون الموظفين.
برنامج تدريبي يتناول الانظمة الحديثة للمشتريات واسس لائحة عقود المشتريات والمناقصات ومراحل عملية المناقصة وخطوات تنفيذ المناقصات ومرحلة الترسية وقرارات وأعمال لجنة الترسية
في هذا الدبلوم التدريبي سيتم تأهيلك على اكتساب مهارة تصميم الجرافيك منذ البداية حيث يتم شرح الإطار النظري للتصميم الطباعيى ونظرية الالوان ثم الانتقال الى المواقع الإلكترونية مفتوحة المصدر والتي يمكن الإستعانة بها فى الحصول على صور وخلافه للتصميمات ثم استخدام أدوات الإنتاج المجانية عبر الإنترنت ثم التدريب على برنامج الفوتو شوب Photoshop وبرنامج Illustrator وبرنامج InDesign وثم يتم تطبيق ورش عملية لتصميم (logo – Poster – Facebook Cover –Banner – Invoice – Brochure – Flyer – Business Card – Profile – News Papers – Magazine – Web Templates – label T-shirt – Letter head – CD Cover –
برنامج تدريبي متقدم موجه لمديري وأصحاب المصانع والمنشآت الصناعية، وكذلك مديري الانتاج في المصانع، حيث يدرس المشاركين في هذا البرنامج المتقدم ادارة الانتاج في المصانع، وادارة الجوده وأيضا ادارة الصيانة في المنشآت الصناعية، ويحصل كل متدرب في نهاية الدراسة على ٤ شهادات تدريبية معتمدة من اكاديمية اي بي اس للتدريب، واعتماد اكاديمية كمبريدج البريطانية.