الموضوع: إدارة الاجتماعات
إدارة الاجتماعات
إدارة الاجتماعات:
إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل يتوقف أيضاً على أسلوب الإعداد المسبق لها، وأسلوب المتابعة اللاحقة لما تم الاتفاق على تنفيذه أثناءها. من أجل توفير مقومات النجاح لأيّ من الاجتماعات التي يتم عقدها لا بد من القيام بما يلي:
1. التأكد من أن هناك حاجة فعلية لعقد الاجتماع
2. تحديد بدقة ووضوح، الهدف الذي يتم عقد الاجتماع لتحقيقه
3. اختيار فقط الأشخاص المناسبين لدعوتهم إلى حضور الاجتماع.
4. تحديد التاريخ والوقت الملائم للجميع لعقد الاجتماع، وكذلك المدة المخصصة له.
5. تحديد المكان الملائم لعقد الاجتماع.
6. تحضير جدول أعمال واضح ودقيق للاجتماع.
7. التأكد من أن الدعوة إلى حضور الاجتماع تتضمن هدف الاجتماع والمشاركين فيه وتاريخ ووقت ومكان انعقاده والمدة المخصصة له، بالإضافة إلى جدول أعماله والمستندات والوثائق المطلوب من المشاركين إعدادها وإحضارها معهم إلى الاجتماع.
8. التجهيز الكامل والدقيق للاجتماع، والاستعداد الميداني لعقده، بما في ذلك مكان الاجتماع والأدوات المساعدة اللازمة.
9. تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية لمساهمتهم الفعّالة في الاجتماع.
10. الاستعداد الجيّد والمناسب للمدعوين إلى حضور الاجتماع، وذلك بهدف المشاركة الفاعلة فيه.
11. بدء الاجتماع في الوقت المحدّد له بالضبط، وذلك بعد أن يكون قد تم إبلاغ المشاركين ضرورة أن لا يتأخروا عن هذا الوقت.
12. الحرص أثناء الاجتماع، على التزام جدول الأعمال المقرّر، وذلك مهما كلف الأمر، لأن أيّ مخالفة لبنوده تفتح الباب واسعاً أما حالة من الفوضى تؤدي حتماً إلى إفشال الاجتماع ومنعه من تحقيق الهدف المرجو من انعقاده.
13. استماع رئيس الاجتماع باهتمام إلى كل ما يطرحه المشاركون من أفكار وأراء وملاحظات من خلال الاجتماع.
14. تشجيع المشاركين على إبداء الملاحظات البناءة وطرح الأفكار الخلاقة التي تقدّم عناصر جديدة تساهم في تحقيق الهدف المتوخى من الاجتماع.
15. عدم احتكار رئيس الاجتماع للنقاش أو محاولة السيطرة عليه، وذلك لإفساح المجال للآخرين أيضاً للحصول على فرصتهم العادلة في إبداء الرأي ووجهة النظر.
16. احترام رئيس الاجتماع لآراء وأفكار وملاحظات جميع المشاركين في الاجتماع، حتى ولو لم تكن متوافقة مع آرائه وأفكاره.
17. عدم النظر إلى تعددّ الآراء والأفكار على انه أمر سلبي، بل اعتباره وسيلة ضرورية للوصول إلى القرار الأفضل والأنسب.
18. تمتُع رئيس الاجتماع بالموضوعية، وعدم تحيّزه لبعض المشاركين دون الآخرين.
19. تمتُع رئيس الاجتماع بالمرونة والجرأة في تغيير رأيه، إذا ما تكشّفت له حقائق جديدة أثناء الاجتماع.
20. اتخاذ القرارات المناسبة التي تحقق الهدف المتوخى من الاجتماع، وذلك دون أيّ تسرع.
21. توزيع مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع، على مختلف المشاركين فيه.
22. تحديد تاريخ أقصى لإنجاز كل قرار مطلوب تنفيذه لاحقاً، على أن لا يتم تجاوز هذا التاريخ مهما كان الثمن.
23. التأكد من أن الجميع قد فهم واستوعب ماهو مطلوب منه تنفيذه بعد الاجتماع.
24. توثيق الاجتماع، من خلال تدوين محضر الاجتماع بالدقة والتفصيل المطلوبين.
25. بعد انتهاء الاجتماع، إرسال مذكرة خطّية إلى كل من المشاركين تتضمن ما هو مطلوب إنجازه والتاريخ المتوقُع للإنجاز، مع تحديد أيّ نوع من التنسيق يحتاج إلى القيام به مع الآخرين.
26. متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع، وذلك لضمان تنفيذها في الأوقات المحدّدة لها. ملخص المراحل التي يمر بها الاجتماع: يمر الاجتماع بثلاث مراحل رئيسية، بدءاً بالإعداد للاجتماع، مروراً بتيسير الاجتماع، وانتهاء بتوثيق الاجتماع ومتابعة نتائجه.
فن إدارة الاجتماعات
المقدمة:
"الرجل العاقل هو الذي إذا أراد أن يعلو على الناس وضع نفسه أسفلهم، وإذا شاء أن يتصدرهم جعل نفسه خلفهم، ألا ترى البحار والأنهار كيف ترفد من مئات الترع والجداول التي... (مشاركات: 10)
الخطوة الأولى – التقديم ( تحديد الموضوع و التمهيد له )
أحط المجموعة بجو من الارتياح .
قدم للموضوع بوضوح و دقة . (مشاركات: 10)
مقال بعنوان "إدارة الاجتماعات"
أُناقش هنا كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح. الاهتمام الأكبر في هذه المقالة هو باجتماعات العمل
المقال بالمرفقات (مشاركات: 25)
إن الاجتماعات ليست أكثر من أداة من أدوات الإدارة إذ يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها.
فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك... (مشاركات: 0)
إدارة الاجتماعات
مفهوم الاجتماع ( Meeting ):
هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.
مظاهر الاجتماعات الفعالة:
1-إيضاح الهدف من... (مشاركات: 0)
اذا كنت من العاملين في قسم الوثائق او الارشيف او احد مديري الادارات او الاقسام في الشركات والمؤسسات الكبرى او في المؤسسات الحكومية، فأنت امام واحد من اهم البرامج التدريبية الموجهة خصيصا لك، حيث يتم تأهيلك في هذه الدورة التدريبية للتعرف على المبادئ والاجراءات اللازمة لتنظيم عمليات حفظ وتداول الوثائق داخل المؤسسات بكافة انواعها، كذلك التعرف على العمليات الفنية المتمثلة في التصنيف والترتيب وانواع الفهارس ووسائل الايجاد المختلفة التي تساعد العاملين على سرعة استرجاع الوثائق.
برنامج تدريبي يهتم بشرح مفهوم العقود الآجلة وتاريخها أنواعها وما المقصود بالعقود الآجلة لمشتقات ووظائفها ومن يستخدمها وكيف يستخدمها ثم ينتقل الى شرح عميق لاستراتيجيات تداول العقود الأكثر استخداماً في الاسواق المالية كالاستراتيجيات الهجومية والتراجعية وأنواع كل منها وما هي افضل الممارسات العالمية في أسواق العقود الأجلة وعناصر تحديد اسعار العقود الأجلة ومزايا ومخاطر تداول العقود الأجلة في الاسواق المالية وحساب العقود الأجلة وتحديد سعر العقود الآجلة والمستقبليات والفرق بين العقود الأجلة وتجارب الدول في تداول العقود الأجلة وحالات عملية تطبيقية في تداول العقود الأجلة فى الأسواق المالية
برنامج تدريبي متخصص في حوكة الشركات يغطي الموضوعات الهامة في هذا المجال مثل مهمة حوكمة الشركة وما هي حوكمة الشركات والنظرية العامة لحوكمة الشركات ومبادئ حوكمة الشركات وفوائد تطبيق حوكمة الشركات وكيف يمكن تأسيس مجلس الإدارة واختيار أعضائه، ومصفوفة صلاحيات الحوكمة طبقا لقانون الشركات وكود الحوكمة وتقييم مجلس الإدارة والخيارات الاستراتيجية لملاك الشركة، ثم ينتقل البرنامج الى مشروع تطبيق الحوكمة وخريطة الطريق لتطبيق ممارسات الحوكمة وكيفية قياس أداء المشروع وادارة المخاطر وتعريف المخاطر ومفاتيح النجاح لإدارة المخاطر وعملية إدارة المخاطر وكيفية قياس المخاطر ومصفوفة ترتيب أولويات المخاطر وسجل المخاطر ومؤشرات الأداء الرئيسية لوظيفة إدارة المخاطر واخيرا مطابقة موقع الشركة الإلكتروني لمتطلبات الحوكمة
برنامج يشرح الجوانب القانونية في عمل العقود التي تبرمها النوادي الرياضية والمؤسسات الرياضية مثل عقد تصميم فرع نادى رياضى وعقد مدير تنفيذى بالنادى وعقد مديرى ادارات مختلفة بالنادى وعقود العاملين والموظفين بالنادى وعقد المدرب الرياضى وعقد لاعب محترف وعقود أعضاء الجهاز الفنى والادارى للالعاب الرياضية بالنادى وعقد رعاية رياضية وعقد دعاية واعلان وعقد مدير كرة محترف وعقد اعلانات ثابتة ومتحركة وعقد ايجار منافذ خدمات وعقد مقاولة وعقد خيمة رمضانية.
اذا كنت من أصحاب المشاريع وترغب في أن تكون لديك القدرة على الإلمام بمتطلبات العمل بشكل فعال أو كنت من صانعي و متخدي القرارات في الشركات والمشاريع فهذه الدورة التدريبية مناسبة لك وستساعدك في فهم موضوعات هامة مثل ادارة اصحاب المصلحة والمساهمين وتحديد أولويات الاحتياجات وتوثيقها وغيرها من موضوعات هامة جدا لنجاح المشروع