الموضوع: إدارة الاجتماعات
إدارة الاجتماعات
إدارة الاجتماعات:
إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل يتوقف أيضاً على أسلوب الإعداد المسبق لها، وأسلوب المتابعة اللاحقة لما تم الاتفاق على تنفيذه أثناءها. من أجل توفير مقومات النجاح لأيّ من الاجتماعات التي يتم عقدها لا بد من القيام بما يلي:
1. التأكد من أن هناك حاجة فعلية لعقد الاجتماع
2. تحديد بدقة ووضوح، الهدف الذي يتم عقد الاجتماع لتحقيقه
3. اختيار فقط الأشخاص المناسبين لدعوتهم إلى حضور الاجتماع.
4. تحديد التاريخ والوقت الملائم للجميع لعقد الاجتماع، وكذلك المدة المخصصة له.
5. تحديد المكان الملائم لعقد الاجتماع.
6. تحضير جدول أعمال واضح ودقيق للاجتماع.
7. التأكد من أن الدعوة إلى حضور الاجتماع تتضمن هدف الاجتماع والمشاركين فيه وتاريخ ووقت ومكان انعقاده والمدة المخصصة له، بالإضافة إلى جدول أعماله والمستندات والوثائق المطلوب من المشاركين إعدادها وإحضارها معهم إلى الاجتماع.
8. التجهيز الكامل والدقيق للاجتماع، والاستعداد الميداني لعقده، بما في ذلك مكان الاجتماع والأدوات المساعدة اللازمة.
9. تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية لمساهمتهم الفعّالة في الاجتماع.
10. الاستعداد الجيّد والمناسب للمدعوين إلى حضور الاجتماع، وذلك بهدف المشاركة الفاعلة فيه.
11. بدء الاجتماع في الوقت المحدّد له بالضبط، وذلك بعد أن يكون قد تم إبلاغ المشاركين ضرورة أن لا يتأخروا عن هذا الوقت.
12. الحرص أثناء الاجتماع، على التزام جدول الأعمال المقرّر، وذلك مهما كلف الأمر، لأن أيّ مخالفة لبنوده تفتح الباب واسعاً أما حالة من الفوضى تؤدي حتماً إلى إفشال الاجتماع ومنعه من تحقيق الهدف المرجو من انعقاده.
13. استماع رئيس الاجتماع باهتمام إلى كل ما يطرحه المشاركون من أفكار وأراء وملاحظات من خلال الاجتماع.
14. تشجيع المشاركين على إبداء الملاحظات البناءة وطرح الأفكار الخلاقة التي تقدّم عناصر جديدة تساهم في تحقيق الهدف المتوخى من الاجتماع.
15. عدم احتكار رئيس الاجتماع للنقاش أو محاولة السيطرة عليه، وذلك لإفساح المجال للآخرين أيضاً للحصول على فرصتهم العادلة في إبداء الرأي ووجهة النظر.
16. احترام رئيس الاجتماع لآراء وأفكار وملاحظات جميع المشاركين في الاجتماع، حتى ولو لم تكن متوافقة مع آرائه وأفكاره.
17. عدم النظر إلى تعددّ الآراء والأفكار على انه أمر سلبي، بل اعتباره وسيلة ضرورية للوصول إلى القرار الأفضل والأنسب.
18. تمتُع رئيس الاجتماع بالموضوعية، وعدم تحيّزه لبعض المشاركين دون الآخرين.
19. تمتُع رئيس الاجتماع بالمرونة والجرأة في تغيير رأيه، إذا ما تكشّفت له حقائق جديدة أثناء الاجتماع.
20. اتخاذ القرارات المناسبة التي تحقق الهدف المتوخى من الاجتماع، وذلك دون أيّ تسرع.
21. توزيع مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع، على مختلف المشاركين فيه.
22. تحديد تاريخ أقصى لإنجاز كل قرار مطلوب تنفيذه لاحقاً، على أن لا يتم تجاوز هذا التاريخ مهما كان الثمن.
23. التأكد من أن الجميع قد فهم واستوعب ماهو مطلوب منه تنفيذه بعد الاجتماع.
24. توثيق الاجتماع، من خلال تدوين محضر الاجتماع بالدقة والتفصيل المطلوبين.
25. بعد انتهاء الاجتماع، إرسال مذكرة خطّية إلى كل من المشاركين تتضمن ما هو مطلوب إنجازه والتاريخ المتوقُع للإنجاز، مع تحديد أيّ نوع من التنسيق يحتاج إلى القيام به مع الآخرين.
26. متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع، وذلك لضمان تنفيذها في الأوقات المحدّدة لها. ملخص المراحل التي يمر بها الاجتماع: يمر الاجتماع بثلاث مراحل رئيسية، بدءاً بالإعداد للاجتماع، مروراً بتيسير الاجتماع، وانتهاء بتوثيق الاجتماع ومتابعة نتائجه.
فن إدارة الاجتماعات
المقدمة:
"الرجل العاقل هو الذي إذا أراد أن يعلو على الناس وضع نفسه أسفلهم، وإذا شاء أن يتصدرهم جعل نفسه خلفهم، ألا ترى البحار والأنهار كيف ترفد من مئات الترع والجداول التي... (مشاركات: 10)
الخطوة الأولى – التقديم ( تحديد الموضوع و التمهيد له )
أحط المجموعة بجو من الارتياح .
قدم للموضوع بوضوح و دقة . (مشاركات: 10)
مقال بعنوان "إدارة الاجتماعات"
أُناقش هنا كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح. الاهتمام الأكبر في هذه المقالة هو باجتماعات العمل
المقال بالمرفقات (مشاركات: 25)
إن الاجتماعات ليست أكثر من أداة من أدوات الإدارة إذ يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها.
فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك... (مشاركات: 0)
إدارة الاجتماعات
مفهوم الاجتماع ( Meeting ):
هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.
مظاهر الاجتماعات الفعالة:
1-إيضاح الهدف من... (مشاركات: 0)
اذا كنت تعمل مدير موارد بشرية او مسئول شئون موظفين في احد الشركات المصرية، فأنت بحاجة للحصول على هذه الدورة التدريبية المكثفة حول احدث تعديل في قانون التأمينات الاجتماعية وقانون العمل وضريبة كسب العمل، حتى تتجنب الوقوع في مشكلات قانونية او غرامات او مخالفات تهدد شركتك
برنامج تدريبي متخصص يتناول ادارة علاقات العملاء وفوائدها والتسويق الجماهيري والفئوي والشخصي والتسويق بالعلاقات وأساسات التعامل مع العملاء ومراحل تنفيذ CRM داخل الشركة
برنامج يتناول مفهوم الامن السيبراني وأمن البيانات وعملية جمع وتنظيم معلومات المخاطر الالكترونية ووضع معايير تقييم المخاطر الالكترونية وتطوير استراتيجيات الاستجابة للمخاطر ويستعرض أدوات وتطبيقات لتقييم وإدارة المخاطر على البنية التحتية لمعلومات المؤسسة و تحديد وتنفيذ الضوابط الأمنية التي تلبي متطلبات Fisma, OMB وإدارة المؤسسة ويستعرض الحلول السحابية للأمن والحماية.
برنامج تدريبي متطور يتناول الادارة الالكترونية والتحول الرقمي والرقمنة في المؤسسات الرياضية ومتطلباتها ورقمنة الموارد البشرية والمسئولية المدنية والجنائية في رقمنة الادارة ومؤشرات التطبيق الجيد للتحول الرقمى والنموذج الموحد لرقمنة الادارة وتكنولوجيا الذكاء وتطبيقات الذكاء الاصطناعى فى اتخاذ القرارات الادارية والممارسات العملية في الرقمنة للمؤسسات الرياضية
دبلوم تدريبي يؤهلك لفهم ماهية التدريب الإلكتروني وأهميته، وأنواعه حيث تتعلم في هذا البرنامج التدريبي المتميز كيفية إعداد المادة التدريبية الإلكترونية باستخدام برنامجي word و power point ويساعدك على الإلمام بمهارات العرض والتقديم الإلكترونية وكيفية توظيف الألعاب الإلكترونية والأنشطة في عملية التدريب، كما يقدم لك نبذة عن نظام الفصول الافتراضية وأشهر المنصات المتاحة للتدريب الإلكتروني وكيفية إدارة الفصول الافتراضية باستخدام تطبيق Zoom واستخدام تطبيقات جوجل المجانية في مجال التدريب والتدريب من خلال مواقع التواصل الاجتماعي ومهارات التدريب باستخدام الفيديوهات المسجلة واساسيات عملية المونتاج وتوظيف الاختبارات الإلكترونية في عملية التدريب، وتقييم التدريب الإلكتروني وأنواع المدربين والمتدربين الكترونيًا ثم يختتم البرنامج بعدد من ورش العمل وتقييم المشروعات التي قدمها المتدربون.