الموضوع: محتوى دورة فن ادارة الوقت

مهارات إدارة جيدة للوقت :

- نوعية العمل الذي تقوم به
هناك نوعين من المهام التي نقوم بها عادة :
مهام طبيعتها أو هدفها الإدامة و المحافظة على الوضع الحالي ، وهي المهام التي أنجزتها وتعمل على المحافظة عليها ، مثل عملك الحالي وتوفير مصدر دخل معين لإعالتك.
ومهام طبيعتها التقدم والتطور وهذه التي تؤدي إلى تقدمك وتطورك بشكل افضل من الوضع الراهن الذي أنت فيه .
المهم أن تسأل نفسك ما هي المهام التي تقضي فيها وقتك الآن ؟، من الطبيعي أننا نحتاج إلى المهام التي من طبيعتها الإدامة والمحافظة على الوضع الحالي ولكن ماذا عن المهام التي تؤدي إلى التقدم والتطور ؟، ما هو الوقت الذي تنفقه على كل منها ؟ ، وهل هذا الوضع ملائم بالنسبة لك وضمن أولوياتك التي تسعى إليها ؟!

- اعمل/أنجز المهام والنشاطات بشكل صحيح
ليس المهم تنفيذ المطلوب فقط في الوقت المحدد ، المهم عمله بشكل صحيح لأنه إذا لم يتم بشكل صحيح فهذا يترتب عليه عدد من النتائج منها : أنك لم تحقق الهدف المطلوب بشكل كامل ، وأنك ستضطر إلى العودة إلى تعديله أو القيام به من جديد مما يحتاج إلى وقت وجهد مرة أخرى ، وأيضا التكلفة المادية و المعنوية التي تؤدي إلى الهدر وإضاعة الموارد.

- حاول الاستفادة من أوقات الانتظار
(مثلاً عند الطبيب أو عند مراجعة الدوائر الرسمية أو غيرها من المعاملات الخاصة بك) ويمكنك الاستفادة من وقت الانتظار بحمل كتيب في جيبك أو أوراقك .

- تدرج في تعلم سلوك ومهارة إدارة الوقت
فلا يمكنك الانتقال من وضعك الحالي إلى حالة التنظيم العالية فجأة وبسرعة ، لأن ما يأتي سريعا يذهب سريعاً ، تعلم السلوك الترشيدي للوقت وطبقه على مختلف مناحي حياتك واجعل منه جزءً من عاداتك وثقافتك التي تحرص عليها.

- تنظيم بيئة و محيط العمل :
ليس مهماً أن يكون مكان عملك كبيرا ومتسعاً المهم أن يكون منظماً ، لأنه حتى لو كان كبيراً وبدون تنظيم فلا فائدة ، والتنظيم يساعدك في سرعة الوصول إلى الأدوات والمعدات التي تحتاجها سواء كنت في العمل أو في المنزل ، فالترتيب يساعد في اختصار الوقت المبذول على البحث عن ما تريده وتوفيره لإنجاز أمور أخرى.
إذا كنت في أي مكان حاول الترتيب على أساس النوع ، الصنف ، الحجم ، ...... أو أي ترتيب معين تضعه أنت ويكون مريحاً بالنسبة لك ، المهم أن يكون الترتيب على أساس تصنيف معين يسهّل عملية وصولك لما تريده.
عندما تريد القيام بشيء معين استعمل الأدوات اللازمة فقط ولا تجعل المكان ممتلئ بكل شيء حتى لا يكون عائقاً لك.

- حاول تخطيط برنامجك على أساس أوقات نشاطك البيولوجي (الجسماني)
ما هي الفترة التي تكون فيها في قمة عطاءك؟ ما هو الوقت المحبب لك للعمل؟.
الناس مختلفون في الأوقات التي يحبون العمل فيها طبقاً لاختلاف طبيعتهم ، فبعضهم يحب العمل باكراً و آخرين يحبون العمل في وقت متأخر من الليل.....، لذا خطط لتنفيذ الأعمال التي تحتاج منك إلى صفاء ذهني وتركيز في الوقت الذي تكون فيه أفضل ما تكون.. للحصول على أفضل النتائج.

- تعلم التفريق بين المهام والنشاطات العاجلة وبين النشاطات المهمة
هناك نشاطات تبدو أنها عاجلة ولكن ليس بالضرورة أن تكون ذات أهمية ، الأمور العاجلة إذا لم تكن مؤثرة على المدى الطويل وغير مرتبطة بأهدافك وأولوياتك فإنها تعتبر هدراً. وعادة القرارات إما أن تكون:
- عاجلة وهامة.
هذا الوضع هو الذي يلزم منك العمل بشكل فوري لأنه له تأثير مباشر وأساسي عليك.
- هامة ولكن ليست عاجلة.
أمور هامة ولكن يمكن أخذ الوقت الكافي والمناسب لها وبتأني ، كالتخطيط مثلاً.
- عاجلة ولكن ليست هامة.
هي أمور لا تؤثر عليك بشكل مباشر أو لها علاقة بخططك ومشاريعك المستقبلية .
- ليست عاجلة ولا هامة.
عندما تكون قادرا على التمييز بين هذه التصنيفات فإنك ستكون رشيداً في اتخاذ قراراتك، وترتيب أولوياتك.


- تعلم قول لا.
هي كلمة صغيرة ولكن قولها صعب على كثير من الناس وذلك لاعتبارات اجتماعية وثقافية ، فمعروف عنا نحن العرب أننا نجامل وكريمين جداً في كل شيء حتى في وقتنا الشخصي و الذي قد يكون على حساب أمور عديدة تؤدي إلى خسارتنا ، و كثيرون يدركون ما قد ينتج عن عدم قدرتهم قول "لا" أو الاعتذار بطريقة لطيفة للآخرين ولكن لخجلهم وعدم قدرتهم على المواجهة فإن ذلك ينعكس سلباً عليهم...
من المهم أن يكون لدينا إحساس بالآخرين ولكن يجب أن لا يكون ذلك على حساب الأولويات ، ومن خلال تخطيطك الجيد يمكنك إيجاد وقت لكل شيء لكيلا لا تتعرض للإحراج . كما يمكنك أن تُعلم من حولك بما عليك من مهام و واجبات تقوم بها حتى يدرك الآخرين ما تقوم به ويجب أن لا تفترض أن الآخرين يعلمون بما تمر به دون أن تخبرهم أنت بذلك.
ليس المقصود أن تكون فظاً وجافاً مع الآخرين ولكن أنت لديك عمل وأولويات يجب أن تحرص عليها ، فهناك أناس بقصد يتعمدون إشعالك عما تريد القيام به يجب أن تواجههم وتتعلم كيف تتغلب على تطفلهم وعلى استيلائهم على وقتك ، و هناك أناس بغير قصد يتعاملون معك بأشياء قد تؤدي إلى إضاعة وقتك يجب أن تعتذر لهم بلباقة وتتعامل معهم بالطريقة المناسبة.

يمكنك استخدام العبارات اللبقة مثل :
- كنت أود أن أقوم ب ـــ كذا من أجلك ولكن لدي ــــ مهم يجب القيام به و لا يمكن تأخيره لأي عذر.
- من المهم أن تعلم أن الموضوع ليس متعلق بك شخصياً ، فأنا أعتذر لأي شخص مهما كان عن ــــــ بسبب انشغالي.
- في الوقت الحاضر لدي ما أقوم به إذا توفر لدي وقت سأقوم بما تريده مني.
- أخشى عند القيام بما تطلبه مني من أجلك فإن ذلك سيؤدي إلى خسارة وقتي والتأثير على عملي و ـــــــ.
- إذا كان ما تطلبه مني يستغرق أقل من 10 دقائق فقط يمكنني القيام به ، إذا أكثر من ذلك يمكن أن نلتقي في ــــــ في الساعة ــــ .



- يجب أن تنجز المهمة بالقدر الكافي من الدقة والكمال الذي يحتاجه دون المبالغة فيه
فمثلا إذا كان عمل لا يتطلب منك الدقة المتناهية فإن إنجازه بوقت معقول وجهد معقول يكون مناسباً وما زاد عن ذلك يعتبر إضاعة للوقت لأنك حصلت على النتيجة التي تريدها عند حد معين وتجاوزه زيادة غير مرغوبة لأنها تستهلك الكثير من الوقت و الجهد الغير مبرر.

- تعلم كيف تعمل بذكاء وليس بجهد
وهذا يعني استخدام الوقت بفعالية ، وتوفير وقت لكل نشاطاتك ابتداءً من الأهم إلى الأقل أهمية .... وهناك طرق عديدة لزيادة فعالية عملك منها :
- الإنتاجية : حدد أهم وقت ونشاط تريد القيام به.
- تغلب على المشاكل : احرص على توفير بدائل
- اعمل على حماية وقتك : تعلم أن تقول لا.
- تجنب المماطلة في العمل : ابدأ بالأعمال الصعبة أولا
- بسط العمل قدر الإمكان: حاول إيجاد طرق لعمل الأمور بشكل اسهل وأسرع.
- خصص وقت ل : نفسك ، عائلتك، والأمور الأخرى.

- كافئ نفسك.
يجب أن يكون لديك دافع وحافز للعمل و إذا لم تجد من يدفعك لذلك ، اجعل من نفسك دافعا وحافزاً واعمل على مكافئة نفسك عن كل عمل تنجزه بإتقان ، و عاهد نفسك على أن تنجز أعمالك بدقة أفضل في كل مرة