إذا زرت أي موقع بناء في المملكة المتحدة فسوف تلاحظ لافتة ضخمة تحتوي هذه العبارة "إذا لم ترتد قبعة صلبة، فلن تتمكن من العمل". ومع ذلك يمكن كتابة تلك العبارة على النحو التالي "أي موظف يدخل هذا الموقع يكون عرضة للإصابة أو الموت، ارتداء قبعة صلبة هو شرط أساسي للعمل، وأي شخص لا يرتدي قبعة فإنه يعرض نفسه للطرد الفوري". أي من تلك الصيغتين تسترعي انتباهك على الفور، تلك المكونة من ست كلمات أم الأخرى؟
تزداد أهمية الكتابة بتأثير يومًا بعد يوم، وذلك على الرغم من تزايد الاهتمام بالسرعة في الإنجاز على حساب الجودة، والتي تسببت فيه تكنولوجيا الاتصالات المتنوعة. تتوقع معظم المؤسسات من المدراء العاملين فيها أن يصبحوا خبراء متمرسين في الكتابة. وهذا يعني القدرة على جذب الانتباه بالكلمات سواء من خلال التقارير المكتوبة أو تقديم تغذية راجعة موجزة، أم من خلال رسائل إلكترونية ثاقبة.
وعلى المستوى التقني البحت، فإن الكتابة بتأثير تتضمن تجنب الأخطاء الشائعة في الكتابة، والأخطاء الأكثر حدوثًا هي إغفال بعض الكلمات وعلامات الترقيم.
من ناحية أخرى، فإن بعض هذه المتطلبات تبدو قديمة وبالية بعض الشيء، فالاهتمام بتلك المور أصبح الآن أقل، على سبيل المثال فيما يتعلق بتهجئة حروف الكلمة بشل صحيح، والاهتمام بوضع علامات الترقيم، والقواعد بل وحتى في كتابة الجمل كاملة. يمكنك على سبيل المثال أن ترسل خطابًا مكتوبًا بطريقة صحيحة نحويًا إلى جميع أعضاء فريقك، ومع ذلك يبقى السؤال قائمًا: لماذا سيكلف أحدهم نفسه عناء قراءته؟ فالأمر يتطلب ما هو أكثر من مجرد اتقان القواعد النحوية أو مراعاة القة النحوية لتضمن أن يكون لكتابتك تأثير.طرق الكتابة بتأثير• استكشف ما هو المقصود من طلب تقرير مكتوب.
• وجهة اهتمامًا خاصًا للكيفية التي سيتلقى بها الآخرون رسالتك المكتوبة.
• لا تشغل بالك بتحقيق المثالية من الوهلة الأولى، بل اكتب، ثم اجعل ما كتبته مثاليًا.
• اجعل من تواصلك المكتوب مع الآخرين أمرًا ذا قيمة مضافة، وليس مجرد نشر للمعلومات.
• ضع رسالتك الأكثر أهمية في المقدمة.
• التزم باستخدام الكلمات والجمل الواضحة والصريحة، وليست المبهمة.
• استخدم صيغة البناء للمعلوم بدلاً من البناء للمجهول في توي الجملة.
• ضع تقاريرك ضمن سياق استراتيجي.
• في المعتاد، تتطلب التقارير المكتوبة خوض ثلاث مراحل: الإعداد، الانتاج، المتابعة.
• استخدم عنوانًا لافتًا للأنظار حتى تجذب انتباه قارئك، وتلخص مضمون رسالتك.
• قدم ملخصًا مبسطًا تسهل قراءته.
• اجعل كل شخص متلق للتقرير يشعر باهتمامك الشخصي به، وذلك من خلال طريقة توزيعك للتقرير.
• ادخر بعض جهدك وطاقتك بعد كتابة التقرير، حتى يمكنك متابعته.
• تبن عقلية الاهتمام باتخاذ إجراءات، قدم طرقًا مستقبلية، واطرح حلولاً.