تتوافر الكفاية للخطة اذا نتج عن تطبيقها بلوغ الاهداف بأقل ما يمكن من الانحرافات وبنتائج أكبر من التكاليف ،اذ يمكن ان تتوافر الكفاية لخطة ما اذا ساهمت في بلوغ الاهداف غير ان التكاليف قد تكون اكثر من اللازم ،وهذا المفهوم للكفاية يتضمن المعني العادي لمعدلات عناصر الانتاج للمنتج .

ولكن هذا المفهوم يذهب الى أبعد من المفهوم العادي لهذه المعدلات سواء بالعملة او ساعات العمل او الوحدات المنتجة ، حيث يتضمن أموراً أخرى كشعور الرضا عند الافراد والجماعات .

ويطبق كثير من المديرين خططاً تكون فيها التكاليف اكثر من الايرادات وذلك من قبيل شراء انواع معينة من الطائرات لشركات الطيران ، كما ان الشركات طالما حاولت ، بغير نجاح تحقيق اغراضها في وجه صعوبات غير متوقعة ناتجة عن عدم وجود اسواق لها ، وهذا ما حدث عندما حاولت احدى شركات صنع السيارات السيطرة على الاسواق في فترة ما بعد الحرب ،بالإقتصار على تحسين النواحي الهندسية دون تطوير اشكال السيارات .

وكذلك يجوز ان تصبح الخطط بدون فعالية في تحقيق الاغراض عندما يرافق تنفيذ هذه الخطط تجاوز لشعور الافراد والجماعات ، كما حدث عندما اقدم رئيس احدى الشركات التي كانت تعاني صعوبات مالية على اعادة تنظيم الشركة وتخفيض النفقات عن طريق صرف الموظفين الكبار بالجملة دون وجود خطة مدروسة لهذه الخطوة ، فكانت النتيجة ان طغى شعور الخوف والخيبة على باقي الموظفين مما سبب هبوطاً في مستوى النشاط وهكذا لم يتحقق الغرض الاساسي من هذا التصرف .

ثم ان كثيراً من المحاولات التي تستهدف تطبيق التقييم الاداري وبرامج التنمية للكفاءات الادارية قد فشلت بسبب نفور جماعات الموظفين من الطرق المستعملة لهذا الغرض ، مع ان هذه الطرق لو لاقت القبول ، لنجحت في رفع مستوى الادارة وتحسينها .