يجب ان تكون نظم الرقابة مفهومة

يجب ان تقابل نظم الرقابة بالفهم من جانب المديرين الذي يجب ان يستخدموها ، ان احدى المشاكل التي تقابلها في بعض وسائل الرقابة – خاصة تلك التي تؤسس على المعادلات الرياضية ،وعلى خرائط التنظيم المعقدة ، وعلى التحاليل التفصيلية ، وعلى الملخصات الاحصائية – هى انها غير مفهومة بالنسبة للمديرين الذين يجب ان يستخدموها ،وقد يفهمها المدير في بعض الاحوال اذا منح الوقت اللازم لمعرفة ما تتضمنه هذه الوسائل فنياً .

وسواء كانعدم فهمه راجعاً إلى مجرد تعقيد الوسيلة او الى عدم صبره على تعلم المعقد من الامور فإن النتيجة ستكون واحدة ، ومن الواضح ان نظام الرقابة الذي لا يستطيع المدير فهمه ، او الذي لا يفهمه على أي حال ، يعتبر نظاماً غير فعال .
ان كثيراً من الخبراء المشهورين في الرسوم البيانية ، والخطط التنظيمية ، وفي الطرق الاحصائية المتقدمة ، او في التحاليل العويصة ، لا يوفقون في القيام بمسهامة فعالة للمدير الذي تقع وظيفة الرقابة في دائرة اختصاصه .

ان احدى الصعوبات التي تجابه موظفي الرقابة وادارتها هى في انهم يسعون وراء معلومات لا يفيد منها المديرون ولا يستطيعون استخدامها ،ان البساطة والملاءمة في نظم الرقابة شرط لأي نظام ناجح للرقابة ، ان ما قد يكون أمراً له قيمته ، وأمراً مفهوماً بالنسبة لاحد المديرين ، قد لا يكون كذلك بالنسبة لمدير آخر ، وانه ليرجع إلى المدير (او الى معاونه ) امر التأكد من ان نوع نظام الرقابة المتيسر بالنسبة لاهدافه مفهوم بالنسبة له ، كما انه ملائم لاجل وظيفته .