الموضوع: مشكلات تنشأ عن الإجراءات

ان المصادر المباشرة للمشكلات التي تواجه في تنفيذ الاجراءات تكمن في تعقدها واهمالها وازدواجها وعدم مرونتها .
وعلى أية حال فإن هذ الاخطار السطحية تحدث اساساً اما بواسطة قوى خارجة عن هذه الممارسات المعيارية ، او بسبب الادارة السيئة .

التعيقد عير المناسب :
يرجع هذا الخطر لا الى خطأ ضار ناتج عن الادارة ذاتها فقط وانما الى الاخطاء في الهيكل التنظيمي ، ان اي اجراء يمكن ان يصبح معقداً الى اقصى حد اذا احدثت مغالاة في تنظيم المشروع موضوع البحث ، واذا كانت التفويضات بالسلطة واختصاصات الاعمال غير واضحة ،واذا كانت الشركة تتبع اقصى المركزية او تتبعها ولكن الى حد ضعيف جدا ، او اذا كانت الامتيازات الشخصية لمديري الادارة قد سمحت بأن يتجاوزوا المكاسب التي تنتج عن الاوضاع ذات المقياس الواحد .
والتعقيد غير المناسب يكون امرا لا مفر منه اذا كان هناك غموض في تفويض السلطات او في تحديد الاختصاصات وهناك خطر مزدوج ينشأ عن هذا الخطأ ، فقد ينتج عنه الازدواج والتكرار من اجل التأكد من ان العمل قد أدى، وقد ينتج عنه عدم القيام بأي عمل نظراً لان كل فرد سيظن ان المطلوب تأديته هو من اختصاص فرد آخر .
واحيانا يتناول التعقيد غير المناسب اجراء ما نظرا لان مديري الادارات المختلفة يصرون على معالجة امر بطريقتهم الخاصة ، قد يكونون مخلصين تماما في تفكيرهم بأن طريقتهم هى الطريقة المثلى ، وقد يكونون مجرد اناس يتميزون بالصلابة والعناد ، وقد يتوسلون بهذه الوسيلة للدلالة على انهم اعلى من السلطة العادية .
ان مشاكل التعقيد غالباً ما تبين حتى حين تصبح الاجراءات مهملة ، واذ تتطلب المشاكل والعمليات الجديدة اجراءات جديدة ولا تلغى الاجراءات القائمة او تعدل ، فإن تراكم الوسائل المهملة سوف يؤدي الى درجة تعقيد غير مناسبة .

التجاهل والاهمال :
تصبح الاجراءات مهملة اما لانها لم تعد ملائمة للاحداث الجديدة او لان الفشل في اتباعها قد انتج انحرافات عديدة عن العملية المعتادة .

ان التغيير يعتبر قوة هامة في جميع تلك المشروعات تقريباً ، والى الحد الذي يختص بالاجراءات فإن اشكال التغيير الهامة هى تلك التي ترجع الى نمو الشركة واعادة تنظيمها .
ان النمو ينبغي تنظيمه بإجراءات نظراً لانه يعني غالباً ذلك التوسع في قوة العمالة والتغيير في الافراد ، والزيادة في الآلات وفي الاسواق مما يتطلب تعديل طريقة الممارسة المعتادة .
ان الزيادة في اعداد التقاريرالمتشابهة يتطلب جمعها وعمل الملخصات لها ، ان الزيادة في عدد الاشخاص يعني ان الافراد حتى في داخل الشركة ، يقومون بالعمل مع الغرباء الذين لديهم افكار مختلفة عن كيفية اداء العمل .

الازدواج او التكرار:
يمكن للاجراءات التي هي في حد ذاتها نماذج تغيير بالكفاية في معالجة المعلومات ان تكرر بعضها البعض ، وهذه الحالة الممكنة تبينها الاجراءات والرقابة المتعددة التي يصمم عليها المديرون ، فإذا طلب بعض مديري الادارات نسخ او ارسال بيانات بالبريد ، واذا هم طلبوا تقريرا عن احد وجوه النشاط التي تتصل بآخرين ، واذا هم بسبب عدم ثقتهم قد انشأوا سجلاً لتكرار ما يحدث في اقسام اخرى – اذا حدث كل ذلك فإن الاجراءات سوف تزدوج او تتكرر .
ان المديرين المسؤولين عن مثل هذه العمليات يشعرون انهم لا يتلقون البيانات بدقة او في الوقت اللازم ، وهم يخشون ان يفقدوا رقابتهم من خلال جوه النقص في الاخرين .
ان الازدواج والتكرار مشكلة تحايلية الى حد كبير ،انها تأخذ شكل التداخل المباشر والتام والوضح في جوه النشاط المختلفة ، واكثر من ذلك انه عادة ما يكون جزئياً ويستخدم الاشكال المختلفة والسجلات المختلفة التي تتعلق بمادة الموضوع نفسها ، ولذلك فإن التدريب الخاص والمقدرة يعتبران لازمين من اجل الكشف عن مثل هذه الازدواجات وازالتها .

عدم المرونة :
نظراً لأن الممارسات المعيارية تكون بطبيعتها غير مرنة فإنها يجب ان تعاني دائماً من هذا الخطأ ، وقد يفضل المديروون في اوقات الازمات تجاهل الاجراءات ، ويعتبر ذلك أمراً سليماً في غالب الاوقات .
واحيانا يكون امرا استراتيجيا لرئيس مجلس الادارة ان يقوم بعملية شراء او بيع دون ان يتبع الاجراء المناسب المعتاد ، لكن خطر ادخال المرونة بمثل هذه الوسائل يجعل مجرى العمليات في المشروع مداراً في تجاوب مع الازمات.
وعلى التحديد فإن اتباع اجراء ما سوف يكون اكثر الطرق كفاية من اجل تحقيق هدف عادي ،ومع ذلك فإن المديرين الذين يكرهون اتباع الاجراءات غالبا ما يصرون على ان وسائلهم المختصرة لها ما يبررها بسبب انها اشد سرعة، وهم قد يختارون احيانا هذا العذر للخلاص من العوائق والموازيين التي يتعرضون لها في التفويض الاصلي للسلطة .