الموضوع: الرقابة بواسطة الربح والخسارة

ان بيان الارباح والخسائر في مشروع ما يخدم اغراضا رقابية هامة، خاصة لانه يبين الاجزاء المكونة للربح او الخسارة لفترة معينة ، وهو لذلك يعتبر رسما مفيداً من اجل تحديد الايراد المباشر ، او عناصر التكلفة التي ساعدت على النجاح او ادت إلى الفشل .

ومن الجلي انه حين يكون في شكل قائمة للتنبؤات ، يصبح اداة افضل للرقابة من ناحية انه يوفر للمدير فرصة – قبل وقوع الاحداث – ليؤثر في الايرادات والمصروفات ، وبالتالي في الارباح .

ويحدث التفكير في الرقابة على الربح والخسارة عادة باعتبارها قابلة للتطبيق على الاقسام او الادارات في المشروع ،وهذه الوسيلة مؤسسة على المنطق الذي يقول انه اذا كان غرض المشروع هو صنع الربح فإنه ينبغي ان يكون هدف كل جزء المشاركة في تحقيق هذا الهدف ، وعلى ذلك فإن قدرة القطاع على انه يصنع ربحاُ مكوناً من مقدار متوقع تصبح معيارا من اجل قياس ادائه .

وفي تنفيذ نظام للرقابة على الربح والخسارة تفصل كل ادارة كبيرة ، او كل قسم كبير من المشروع ، ارباحها وخسائرها بحصة نسبية من المصروفات العامة ، وتحسب دورياً بيان الربح او الخسارة لذلك القسم او تلك الادارة .

وفي بعض الاحوال يكون للوحدة ادارة حساباتها الخاصة في حين يحضر البيانالمحاسبي في الاحوال الاخرى بواسطة ادارة حسابات الشركة المركزية ، وفي كلا الحالين يكون الهدف هو ايجاد القطاع التنظيمي ، من اجل الرقابة على الربح والخسارة ، باعتباره وحدة منفصلة مسؤولة عن اعداد سجل للعملية الناجحة بالطريقة نفسها التي قد تتوقعها شركة الاستثمار ، او الشركة القابضة من شركاتها التابعة.
ويمكن تطبيق الرقابة على الربح والخسارة فقط بطريقة عملية على القطاعات الكبرى للشركة نظرا لان العمل الكتابي في انشاء بيانات الربح والخسارة للادارات الصغرى سوف يكون كثيرا وشاقاً .

كذلك فإن من المهم ان نذكر ان الرقابة على الربح والخسارة تتضمن ان يكون لمدير القسم او الادارة سلطة واسعة للقيام بعمله في المشروع حسبما تراءى له ذلك مناسبا ، على اساس ان يكون الربح هو المعيار الاساسي لقياس نجاحه او فشله .

وعلى أية حال فإن كثيرا من الشركات التي لا تستطيع او التي لا تطبق لامركزية السلطة بتوسع ، قد وجدت مع ذلك ان الرقابة على الربح والخسارة تعتبر اداة لها قيمتها .
ان التركيز على الربح ، وحساسية الوحدة التنظيمية بالنسبة له يعتبران نواحي تستحق الذكر لهذا النوع من النظام ، وذلك برغم ان المدير يكون له استقلاله المحدود في السعي للربح بالطريقة التي يرغب فيها .

وكلما كانت الوحدة التنظيمية اكثر تكاملا كان الربح والخسارة مقياسا دقيقا للرقابة ، وكان لهما معنى كبير في هذا الشأن ، ومن اجل هذا فإن الرقابة على الربح والخسارة تكون افضل ما تكون تنفيذا في اقسام المنتجات ، او الاقسام الاقليمية حيثما تكون من الممكن ان تندرج تحت تشريع واحد وظيفتا المبيعات والانتاج لاجل ناتج او خدمة كاملة .

فمثلا انه من الاسهل كثيرا استخدام معيار الربح لقياس عمليات المدير العام لقسم "بويك" في شركة جنرال موتورز عن ان نقيس العمل الذي يؤدي في قسم عمل الموتورات بإدارة تصنيع في هذا القسم .

ان الوحدات التي لا تنتج ولا تسوق ناتجا بأكمله ، او تلك التي تقوم بوظيفة واحدة في عملية مستمرة بالمشروع ، لا تستطيع بسهولة استخدام وسائل رقابة الربح والخسارة .

وفي الوقت نفسه الشركات المنظمة على اساس وظيفي رقابة الربح والخسارة بين الحين والاخر ، ان ادارة القوة الحرارية يمكن ان تنتج وتبيع خدمتها الى ادارة الماكينات وهذه بدورها (تبيع) ناتجها الى ادارة التجميع، وهذه ايضاً بدورها "تبيع" ناتجا كاملا الى ادارة المبيعات .

هذه التحويلات يمكن تنفيذها – برغم ان العمل الكتابي المتطلب لا يستحق عادة المجهود الذي يبذل من اجله – وقد تصبح مشكلة تحويل الثمن مصدرا لكثير من المفاوضات او لقرارات تنفيذية صعبة .

واذا حدث التحويل بالتكلفة فإن ادارة المبيعات طبعا هى التي ستظهر الارباح ، واذا حدث بسعر اعلى من التكلفة فإن ادارة المبيعيات هى التي ستظهر الارباح ، واذا حدث بسعر اعلى من التكلفة فإن المسألة تصبح اي الاثمان هو الذي سيحدد .

وفي معظم الاحوال لا تطبق رقابة الربح والخسارة على ادارة املوظفين المركزية وعلى ادارات الخدمات ، وبالرغم من ان هذه الادارات تستطيع ان تبيع من خدماتها فإن الطريقة الفضلى ، والتي تتبع عادة هى ان نضعها تحت نوع اخر من الرقابة مثل ميزانية المصروفات المباشرة .