الموضوع: تقنيات تسيير الاجتماعات

تقنيات تسيير الاجتماعات

الإعداد : جدول الأعمال
1- تحديد مواضيع الاجتماعات حسب الأولوية،
2- تحديد الأهداف من وراء الاجتماع
3- فسح المجال أمام المشاركين لإدراج نقط أخرى ليست مبرمجة في الاجتماع تحت خانة "مختلفات"
مواعيد الاجتماع :
2) تحديد الموعد والموضوع والمكان أسبوعا على تاريخ الاجتماع،
3) توزيع الوثائق الضرورية على المشاركين في نفس الآجال،
4) ضبط التوقيت من خلال برنامج دقيق،
5) مراعاة عامل الملل والعياء عند المشاركين.
مكان الاجتماع:
6) اختيار فضاء مناسب للاجتماع ( عامل الراحة )
7) الجلوس على شكل دائري،
8) تجهيز القاعة بمختلف الآليات ( المنظار الخلفي ، التلفزة ، فيديو ...)
تدبير الاجتماع: * المنشط
9) يستقبل بالترحيب
10) يمتاز بالمرونة
11) ينصط كثيرا ويتكلم قليلا
12) بشوش ولبق
13) يوضح عند الاقتضاء
14) يوجه
15) يوزع
16) يعيد الصياغة ( صياغة المشاركين ) ليدقق أكثر
17) يربط بين الآراء
18) يلخص ويساعد المقرر
19) يحث على المشاركة ويوقف الثرثار بطريقة لبقة
20) يوقف الاجتماع قصد الاستراحة تجنبا للتوثر الناتج عن العياء
21) يضبط الوقت
* الموثق أو المقرر أو الكاتب
22) يحرر محضر يحتوى على جميع المعلومات المتعلقة بالاجتماع،
23) الزمان- المشاركون ، الموضوع ، الهدف
24) مجمل التدخلات
25) الخلاصة
26) القرارات المتخذة
27) تاريخ ومكان الاجتماع المقبل