الموضوع: نموذج لقوائم فحص التحليل الوظيفي

نموذج لقوائم فحص التحليل الوظيفي

مسؤوليات الحفظ والأرشفة الروتينية

النشاط التكرار
D W M O

يطبع المطبوعات والخطابات والأظرف والفواتير.
   
يحدد التصميم والشكل، ويكتب في شكل مكتمل
   
يبحث عن الأخطاء ويصححها.
   
يجهز تقارير إحصائية ومالية ويكتبها.
   
يكتب ما يقال له ويدونه.
   
يدون الأقوال من التسجيلات الصوتية.
   
يدون محاضر الاجتماعات ويطبعها ويوزعها.
   
يكتب خطابات عادية ردًا على المراسلة الروتينية.
   
يجدول المواعيد دون إذن مسبق، يجدول الاجتماعات والمؤتمرات ويضع ترتيبات السفر بما
في ذلك عمليات الحجز.
   
يُعد غرف المؤتمرات والاجتماعات.
   
يعمل على الحفاظ على السجلات والملفات والوثائق ومعالجتها وتوزيعها وتحديثها.
   
يحافظ على السجلات والملفات السرية ويتعامل مع السجلات والخطابات السرية.
   
يفتح البريد ويرتبه ويوزعه.
   
يجيب على الهواتف ويحجب المكالمات ويجريها ويرصد تسجيلات البريد الصوتي ويتابعها
ويحول المتصلين إلى الأشخاص المناسبين.
   
يعد الفواتير والشيكات والإيصالات ويعالجها ويتحقق من صحتها.
   
يواظب على نشاط حساب المصاريف ويعد تقاريرًا بها.
   
يستقبل الزائرين ويرحب بهم ويحيلهم إلى الأشخاص المناسبين.
   
يحتفظ بقوائم عناوين العملاء ويحدثها.
   
يدخل البيانات إلكترونيًّا ويتحقق من صحتها.
   
يعالج سجلات جداول الرواتب.
   
يجري العمليات الحسابية ويضع الأرقام ويتحقق منها ويتتبع الأخطاء ويعمل على تعديلها.
   
يواظب على تدوين مخزون المستلزمات المكتبية وطلبات مستلزمات جديدة ويوزع
المستلزمات على الأشخاص المصرح لهم.
   
يجدول عمليات تصليح المعدات وعقود الخدمات ويرصدها.
   
يحتفظ بأقفال ومفاتيح كبائن الخزن وغيرها من المرافق ويوزعها على الأشخاص
المصرح لهم.
   
يوجه الموظفين الجدد ويدربهم.
   
يجدول أعمال الزملاء وفق ما تقتضيه الحاجة.
   
يتعامل مع النقد والأوراق التجارية القابلة للتحويل.
   
يحتفظ بصندوق للنقد.
   
يوقع المستندات القانونية.
   
يعمل كمورد للآخرين مثل الموظفين والمواقع.
   
يحتفظ بسجلات المقبوضات والمدفوعات النقدية.
   
يراجع قوائم طالبي الوظائف/طلبات شعل الوظائف ويجري مقابلات أولية.
   
يجري الجمع والربط.
   
يوفر نسخًا من الأوراق.
   
يؤرخ المستندات ويصنفها.
   
يوصي بالتطويرات اللازمة في العمليات والإجراءات.
   
يعدل في العمليات و/أو الإجراءات.
   
يحتفظ بكتيبات المعلومات والإجراءات.
   
يضع ميزانية تشغيل تحت الموافقة.
   
يمعن النظر في معلومات التقارير الروتينية أو الدورية أو الخاصة ويرتبها ويلخصها.
   
يوفر النتائج في شكل خطي وشفهي.
   
يسجل المدخلات أو الحسابات ودفاتر اليومية والسجلات والدفاتر الأستاذة العامة.
   
يوازن الحسابات ويسوي القوائم المالية.
   


حدد المعدات التي يجري تشغيلها كجزء أساسي من مسؤوليات الوظيفة:

الآلة الحاسبة آلة التصوير المصروفات النثرية/آلة تسجيل النقد

جهاز الكمبيوتر معدات الإملاء أجهزة الفاكس

معدات الميكروفيلم. آلة تصوير المستندات آلة البريد

المعدات الأمنية جهاز فرز لوحة المفاتيح

معالج النصوص

معدات أخرى ________________

أنشطة أخرى:




قائمة فحص الواجبات الإدارية /الإشرافية الروتينية

يحلل، على نحو دوري، عبء العمل واحتياجات الموظفين في إحدى الوحدات التنظيمية.

يوصي بتغييرات في مستويات الموظفين داخل وحدة العمل.

يراجع الوثائق الخاصة بالمناصب الجديدة والمناصب التي جرت مراجعتها.

يحصل على موافقة لتعديل المناصب.

يجري مقابلات مع المتقدمين لشغل الوظائف ويتخذ قرارات أو توصيات بالتوظيف.

يوجه المرؤوسين الجدد فيما يخص السياسة والإجراءات وقواعد العمل ومستويات توقعات الأداء. راجع مسؤوليات المناصب.

يخطط مهام العمل والمشروعات الخاصة بالمرؤوسين ويوكلها إليهم ويخبرهم بها.

يضع أهداف عمل خاصة أو معايير عمل كمية أو نوعية ويعلنها لكي يحققها المرؤوسون.

يدرب المرؤوسين وينميهم ويحثهم على تطوير أدائهم الحالي وإعداد أنفسهم لوظائف في مستويات أعلى.

يقرر إجراء تغييرات ملحوظة في المسؤوليات والواجبات الرئيسية للمرؤوسين عن طريق مراجعة مسؤولياتهم الوظيفية على نحو مستمر.

يقيَّم أداء المرؤوسين. يوثق الأداء الحالي والسابق مع كل تقرير مباشر ويناقشه. يخبر المشرف بالنتائج على نحو مستمر.

يراجع مرتبات المرؤوسين ويوصي بتغييرات في إطار السياسة والإجراءات.

يوصي بالإجراءات الخاصة بالموظفين مثل الترقيات ومكافآت الأداء وحالات خفض الدرجة الوظيفية، وما شابه ذلك، وفقًا لهدي الميزانية والسياسة العامة.

ينصح المشرفين والمرؤوسين بالتحسينات التي تؤثر في الواجبات الوظيفية. يضمن حدوث الاتصالات المناسبة.

يحافظ على النظام ويوصي بإجراءات تصحيحية ويقوم على إدارتها وفقًا للسياسة والإجراءات المتبعة.

يعلن برامج الموظفين ويديرها وفقًا للتصميم والأهداف.

يحتفظ بوثائق مناسبة عن المرؤوسين كافةً.

مسؤوليات أخرى: