كيفية إجراء مراجعة شئون الموظفين / الموارد البشرية

يمكن لمراجعة شئون الموظفين أو الموارد البشرية الحفاظ على شركتك بعيدًا عن الإفلاس. إن الدعاوى القضائية الناشئة عن خطأ الموارد البشرية وممارسات العمالة غير العادلة مكلفة للغاية و تستغرق وقتًا طويلًا. و قد يقوم أصحاب العمل الذين يجدون انفسهم على منصة الشهود بتبرير سياسات مكان العمل الخاص بهم لتجنب نفقات التقاضي بمجراد إجراء مراجعات منتظمة للموارد البشرية.
1. إنشاء تقرير إحصاء الموظفين و استخدام المتغيرات مثل المنصب، و الوظيفة، و الراتب، و فئات كبار المسئولين الإقتصاديين لفرز المعلومات. و سوف تحتاج لذلك لإجراء مراجعة لممارسات التعويض الخاصة بك من حيث صلتها بالأجور الداخلية و الخارجية. و يشير الإنصاف في الأجر الداخلي إلى الطريقة التي تعوض بها الموظفين المؤهلين على نحو مماثل. و يتم تحليل الأجور و الرواتب حسب الجنس، و العرق ،و عوامل أخرى محمية بموجب الباب السابع من قانون الحقوق المدنية لعام 1964 وقانون المساواة في الأجور لعام 1964 وقانون ليلي ليدبيتر للمرتبات العادلة لعام 2009.

2. حدد قطاعًا عريضًا من ملفات الموظفين للمراجعة من أجل الامتثال لسياسات مكان العمل، و القوانين الاتحادية و قوانين الولايات المتعلقة بعمليات حفظ السجلات. قم بالبحث في القوانين الاتحادية و قوانين الولايات للاحتفاظ بملف الموظفين، وتقديم مذكرة بطول الوقت اللازم للاحتفاظ بملفات الموظفين للحصول على معلومات عامة عن العمل، والمعلومات الطبية و التأمين الخاص بالموظف، و بيانات الرواتب و التعويض.

3. راجع سياسات الموارد البشرية للتأكد من أن لديك اتصالا مكتوبا حول نظام إدارة أداء شركتك. ويتألف نظم إدارة الأداء النموذجي من عدة مكونات، مثل وصف الوظائف، و المواصفات، و معايير الأداء، و نماذج الإجراءات التأديبية و التصحيحية ، وملاحظات آراء الموظفين، و تقييمات الأداء السنوية. يجب أن يحتوي دليل الموظف الخاص بك والمواد التدريبية الجديدة على معلومات عن إدارة الأداء، و يجب توزيعها على الموظفين في اليوم الأول من العمل.

4. إجراء مراجعة واسعة لملفات الموظفين لتحديد أن جميع الموظفين تلقوا نسخا من توصيفات وظائفهم وأنهم يتلقون ردود فعل منتظمة من المشرفين عليهم. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان لدى مؤسستك عملية تقييم سنوية قائمة، يجب أن يحتوي كل ملف موظف على أحدث تقييم للأداء بالإضافة إلى التقييمات السابقة ومستندات تحسين الأداء.

5. افحص سياسات الإدارة التنظيمية المتعلقة بالموارد البشرية. وينبغي أن تكون قيادتك على علم بأنهم مسئولون عن إدارة وظائفهم الإدارية؛ و مع ذلك، يجب أن تكون مسئولة أيضًا عن إجراءات التوظيف. و تتراوح إجراءات التوظيف التي يتولى المشرفون و المديرون المسئولية عنها من المراجعة التأديبية إلى حالات التعليق عن العمل و الفصل. قم بقراءة مواد التدريب على القيادة، و مناهج تطوير الإدارة، و النصوص من اجتماعات الإدارة لتحديد عدد المرات التي يتم إخطار المديرين فيها بالتزاماتهم و مسئولياتهم.

6. تحقق من ملفات الموظفين لضمان أن جميع المديرين لديهم وثائق لدعم قرارات التوظيف الخاصة بهم. على سبيل المثال، عندما يتم إنهاء عمل الموظف بسبب الأداء الضعيف، يجب أن يحتوي ملف الموظف على ملاحظات و ردود الفعل التي أعداها المدير لوصف أوجه القصور في الأداء. و ينبغي أن تبرر وتحدد الورقة التي اعدها المدير جميع إجراء العمل او التوظيف التي يقوم بها المدير.