الموضوع: سياسات و إجراءات الموظف

بعض السياسات والاجراءات الواردة في هذا المقال يجب مطابقتها لقانون العمل في دولتك
تعتبر سياسات و إجراءات الموظف هي وصف للكيفية التي من المتوقع أن يتصرف بها جميع الموظفين بغض النظر عن الوصف و المسمى الوظيفي. و عادة ما يتم تطوير سياسات وإجراءات الموظف من قبل إدارة الموارد البشرية في الشركة وتوزيعها على جميع الموظفين في شكل كتيب.و من المتوقع أن يستخدم الموظفون هذا الكُتيب كدليل، مشيرًا إليه غالبًا للعثور على معلومات حول الشركة، بالإضافة إلى إرشادات حول الإجازات والمرضى والأجور.
بيان المهمة
في حين أن معظم الموظفين يدركون المهمة العامة للشركة عند الحصول على عمل، يجب توضيح التفاصيل الدقيقة وتوزيعها على كل موظف. وتشمل بيانات المهمة أشياء مثل أهداف المبيعات والمبادرات التسويقية، الوضع الذي كانت عليه الشركة وأين تأمل أن تكون فيما بعد. ويجب أن يشمل ذلك رؤية الإدارة العليا للشركة.
السلوك المتوقع
يجب على جميع أصحاب العمل وضع سياسات عامة بشأن سلوك الموظفين. ويتضمن ذلك إرشادات حول ما يعد السلوك المناسب بين اثنين من الموظفين، وكذلك الموظفين والمديرين، والموظفين والعملاء. كما سيتضمن هذا القسم أيضًا معلومات حول التغيب عن العمل، والتمرد، وجميع مجالات سلوك الموظفين. مثال:

• من المتوقع أن يقوم الموظفين الموظفين بتقديم تقرير عن العمل في الموعد المحدد وفي الوقت المحدد. إذا كان من المستحيل الإبلاغ عن العمل في الموعد المحدد، ويجب على الموظفين الاتصال بمديرهم قبل وقت البدء.

العطلات و الأجازة المرضية
معظم الشركات تقدم اجازة عطلات و أجازات مرضية لموظفيها. وتستند العطلة في معظم الأوقات إلى خبرة الموظف، فأولئك الأشخاص الذين أمضوا سنوات أكثر في الشركة يتلقون المزيد من الوقت. كما يختلف وقت الأجازة المرضي أيضًا، ويجب على صاحب العمل تقديم تفاصيل عن هذه السياسات، وكذلك ما إذا كان الموظفون سيعوضون أثناء العطلة والمرض أم لا. مثال:

• سيحصل الموظفون الجدد بدوام كامل على عدد مناسب من أيام الإجازات على أساس يوم واحد لكل شهر عمل في السنة التقويمية المستحقة، ولا يتجاوز 10 أيام.

سياسة التعويض و المكافأة
يمتلك الموظفون مجموعة واسعة من الأجور، ولكن أولئك الذين يعملون لحساب الشركة نفسها يحصلون على أجورهم في نفس اليوم. ويجب أن توضح السياسات والإجراءات متى سيتم دفع أجور الموظفين، سواء كانت مرة في الأسبوع أو مرتين في الشهر. كما يجب أن يكون الموظفون على دراية إذا كان الإيداع المباشر متاحًا، بالإضافة إلى إرشادات حول المكافآت و التعويض عن المسافة (بدل التنقل) وغيرها من النفقات المتعلقة بالعمل. مثال:

• سيتم دفع أجور الموظفين في اليوم الأول و الخامس عشر من الشهر.

الإمتيازات الصحية
يجب أن تشمل الشركات التي تقدم مزايا صحية الجوانب الرئيسية، مثل التسعير للأفراد والعائلات، في قائمة سياسات وإجراءات الموظفين الخاصة بهم. كما أن العديد من الشركات لديها فترة انتظار إلزامية في أي مكان من 30 إلى 90 يومًا قبل أن تصبح المزايا متاحة للموظف. مثال:

• يحصل الموظفون الذين يعملون بدوام كامل وأزواجهم وأطفالهم على إعانات صحية في اليوم الأول من الشهر التالي لـ 30 يوماً من التوظيف المستمر.

برنامج التقاعد
برامج مثل 401K وأشكال أخرى للتقاعد هي جانب هام آخر من سياسات وإجراءات الموظف. يجب على الشركات تقديم معلومات حول النوع المختلف من الخيارات المتاحة.
السياسات الأخرى
يجب أن تتكون سياسات وإجراءات الموظف من كل موقف وموضوع يمكن تخيله، وضمان أن الموظفين يفهمون جميع جوانب العمل للشركة. ويشمل ذلك السياسات المتعلقة بالزي الرسمي، والأمان، والفصل عن العمل، والاستقالة، والعمل من المنزل، والعمل الإضافي.

أمثلة على سياسات الموظفين
تخبر سياسات الموظفين موظفيك بما هو متوقع منهم. كُلمَّا كانت سياساتك أكثر وضوحًا ، كُلمَّا كان لديك المزيد من النفوذ عند الرجوع إلى السياسة عندما تكون هناك مشكلات. وفي أفضل السيناريوهات، فإن الإرشادات و المبادئ التوجيهية التي تضعها تعمل كرادع للمشاكل. ويمتثل الموظفون لسياسة الشركة، وتسير الأمور بسلاسة ولا تحتاج إلى إصدار تحذيرات و القيام بمحادثات غير سارة. وفي حالة وجود صعوبات وسلوك يخالف سياسات شركتك، يمكن أن تكون هذه المستندات المكتوبة بمثابة تأمين، لأنها تحميك من المطالبات التي لم تذكرها بشكل واضح في القواعد والمتطلبات.
أوقات الإستراحة
يجب أن تتوافق سياسات استراحة مع وكالة التأمين الصناعي في ولايتك، التي تصدر المتطلبات التي يجب على أصحاب العمل الالتزام بها بشأن وقت تعطل الموظفين. وطالما أن سياسة استراحة شركتك تتوافق مع متطلبات ولايتك ، فلديك مساحة كبيرة للمناورة حول التفاصيل. على سبيل المثال ، قد تتطلب ولايتك السماح للموظفين بالقيام بأخذ استراحة لمدة نصف ساعة غير مدفوعة خلال كل فترة عمل مدتها ثماني ساعات، لكن الأمر متروك لك لإنشاء سياسات حول متى يمكن للموظفين أخذ هذه الإستراحات خلال الإطار الزمني المعين، وما إذا كان بإمكان الموظفين التوقف لتناول الغداء عندما يكونوا جائعين، أو ما إذا كان عليهم تسجيل الوصول مع المشرف قبل التوقف عن العمل.
الزي الرسمي
يمثل موظفوك شركتك، ولديك الحق في تعيين المعايير المتعلقة بما ينبغي أن يقوموا بإرتداؤه في العمل، طالما أن هذه السياسات ليست تمييزية. وقد يعتمد نظام الزي الرسمي الخاص بك على الصورة التي ترغب في عرضها لقاعدة عملائك أو قد يكون مرتبطًا بالسلامة، مثل حظر الأحذية المفتوحة الأصابع لموظفي المطبخ أو المجوهرات المتدلية لعمال خطوط التجميع. يمكن أن تكون السياسة التي تحظر أي نوع من القبعات أو الأوشحة تمييزية، لأن بعض القبعات تعد بمثابة رموز دينية. ويمكن أن تنص سياسة الزي الرسمي للموظف السليمة على أنه يجب على الموظفين ارتداء ملابس نظيفة ومهنية، بالإضافة إلى تفاصيل مثل عدم ارتداء تي شيرت، ولا أحذية مفتوحة، ولا قبعات بيسبول.
جداول الأجور و الرواتب
لا تتسم العديد من الشركات بالشفافية على وجه الخصوص بشأن مقدار ما تدفعه من عمّال مختلفين وعندما تقدم عروضًا. إذا كان نشاطك التجاري يحدد السياسات الواضحة بشأن الأرباح والأجور و يتعلق بها ، فستكسب ثقة موظفيك وستتجنب المشكلات المتعلقة بالمعاملة المعنوية التي يمكن أن تظهر حول تصورات الظلم. يجب أن تتضمن سياسة الأجور معايير محددة تحدد متى ولماذا يتلقى الموظفون الزيادات. يمكنك ربط تعويضات متزايدة لطول المدة في الوظيفة أو لإنجازات بارزة معينة، مثل الوصول إلى مستوى معين من الكفاءة الإنتاجية. بدلًا من ذلك، قد ترتبط زيادة الأجور بمعايير أكثر شخصية، مثل تقييم الأداء الإيجابي.

أمثلة على سياسات شئون الموظفين
يحتاج مالك النشاط التجاري الصغير إلى قضاء بعض الوقت في تحديد سياسات الموظفين وإعدادها. وتعد هذه السياسات هي الأساس لتوظيف الموظفين، و السيطرة على مسئوليات الموظفين وأيضًا توفير بروتوكول للتعامل مع مشاكل العمل، مثل التمرد أو التمييز. فدون ممارسة سياسات شئون العاملين في الشركة باستمرار، يترك أرباب العمل أنفسهم عرضة أمام الدعاوى القضائية للموظفين. وهناك أمثلة على سياسات الموظفين العامة التي يمكن لأصحاب العمل تخصيصها لتناسب أي منظمة.
سياسات التوظيف و التأهيل
يحتاج أصحاب العمل إلى سياسات تحدد كيفية إجراء مقابلات مع الموظفين الجدد و تأهيلهم في الشركة. وتبدأ سياسات شئون الموظفين بتعيين موظفين جدد. و يجب أن يكون لدى أصحاب العمل طريقة معيارية لإجراء المقابلات - وهذا يعني أن كل مرشح يتم إحضاره يجب أن يخضع لنفس مجموعة أسئلة المقابلة. وفي توحيد ممارسات التوظيف، إذا تم اختبار أي شخص، يجب أن يعطى الجميع نفس الاختبار. وبعبارة أخرى، لا يمكن لأصحاب العمل اختيار وقت القيام بشيء ما.
وبمجرد تعيين الموظفين الجدد، ينبغي استخدام نهج ثابت للموارد البشرية لكل شيء، من جمع معلومات الملف ذات الصلة، مثل المعلومات الضريبية، إلى تدريب الموظفين الجدد على واجبات الوظيفة أو على ثقافة الشركة. ومن الأمثلة على سياسة ثابتة متناسقة للموظفين هي أن تطلب من جميع الموظفين الجدد الخضوع للتدريب على التنوع. قد تتطلب بعض الصناعات أيضًا التدريب على أمن المعلومات.
مكونات جدول العمل
يسيطر أصحاب العمل على جداول الموظفين. على الرغم من وجود بعض المرونة بشكل عام، إلا أن سياسات الموظفين تشير إلى العطلات المدفوعة للشركة، والعدد المطلوب من الساعات كاملة الوقت اللازمة للحصول على الإمتيازات وما يحدد أهلية المنافع. على سبيل المثال، قد يحتاج الموظف إلى العمل لمدة عام كامل قبل أن يصبح مؤهلاً للحصول على خطة تقاعد أو وقت إجازة. كما تحدد سياسات الجدولة بروتوكول الشركة الذي يتعامل مع واجب هيئة المحلفين أو الإجازات المرضية أو أمراض العائلة. كما يضع القواعد والتداعيات للتأخير أو الغياب بدون عذر. على سبيل المثال، قد تنص السياسة على أن التأخر لمدة 10 دقائق يولد تحذيراً، وأن المخالفة الثانية في غضون 30 يومًا تبدأ فترة الاختبار، وينتج عن المخالفة الثالثة في نفس الفترة الفصل من العمل.
تقييم الأداء
إذا لم يتم وضع سياسة تقييم الأداء كتابًة، فقد يواجه صاحب العمل وقتًا صعبًا في فصل موظف بسبب ضعف الأداء. ويمكن لصاحب العمل تحديد دورات التقييم. على سبيل المثال، قد يحتاج أصحاب العمل إلى تقييمات ربع سنوية ومراجعة سنوية للأداء. يجب على صاحب العمل أن يمنح الموظف نموذج تقييم يشرح تقييم الأداء الذي يتم أخذه في الاعتبار وكيفية تصنيف الشركة لموظفيها. كما تحدد الإجراءات المتخذة الأداء الضعيف، مثل التحذيرات أو التدريب أو الوقف عن العمل أو الفصل.
سياسات مناهضة للتمييز
إن الحفاظ على بيئة عمل خالية من الدراما أو التسلط أو التمييز المفرط يساعد الموظفين على الشعور بتحسن في وظائفهم ويحسن الإنتاجية أيضًا. ولضمان بيئة عمل صحية، يجب إنشاء سياسات شئون الأفراد ضد التمييز والحفاظ عليها. ويجب أن تتناول السياسات التحرش الجنسي، والتوجيه، والحرية الدينية، والسياسية، والقبول الثقافي. وعلى الرغم من أن مالكي الشركات يجب أن يكون لديهم سياسات خاصة بالموظفين تنص على السلوك المقبول وغير المقبول - بالإضافة إلى تداعيات انتهاك هذه السياسات - فقد تتضمن سياسة مكافحة التمييز الاستباقية يومًا للتنوع السنوي في المكتب، مع حضور إلزامي، لتعزيز الشمولية.