الموضوع: فرق العمل المفهوم والأهمية

ماذا نعني بفريق العمل ؟
تتعدد التعريفات لفرق العمل غير أن التعريف الذي أراه سديدًا ويؤدي إلى خدمة المعنى المقصود هو:
مجموعة من الناس مرتبطة بتحقيق هدف معين ، تتكامل جهودهم وخبراتهم ، ويعملون سويًا بحيث يكون مجموع
أدائهم المشترك أكبر من مجموع جهودهم الفردية في سبيل تحقيق النتيجة المنشودة.
لماذا الحاجة إلى فرق العمل ؟
نشأت فرق العمل في المؤسسات نتيجة لضغوط قوية نحو مزيد من الفعالية و الكفاءة في الإنتاج مع الأخذ بعين الاعتبار
حاجات المتعاملين مع المؤسسة وطبيعة العاملين فيها و حاجاتهم .
ولعلنا نجمل هذه الأسباب بالأمور التالية :
1 – مواجهة الآثار السلبية للتخصص:
كما ذكرنا سابقًا إن نشأة فرق العمل بصيغتها الحديثة تمت – في بعض جوانبها – للتخلص من بعض العوارض
الجانبية – إذ صح التعبير – للتخصص . فالأداء ضمن فرقة عمل يقلل الرتابة ( الروتين ) ويتطلب من الع امل أن يعمل
على تطوير نفسه ومهاراته . وربما تتغير طريقة تعاطيه مع زملائه بحيث يتعرف إلى وجهات نظر أخرى وتتوسع آفاقه
ويتعلم أن حسن التعامل مع زملائه ضروري للإنجاز وبالتالي تنغرس في نفسه روح العمل الجماعي التي يرجى أن يكون
لها دور ايجابي في أداء الفريق وبالتالي أداء المؤسسة .
2 – محدوديات الهيكليات الإدارية :
إن الهيكلية الإدارية التقليدية العادية والتي تَقسم النشاطات الإدارية إلى أقسام لا تستطيع أن تفي بمختلف الحاجات
الموجودة في المؤسسة ولا تستطيع مواجهة مختلف التحديات التي تواجه المؤسسة من داخلها وخارجها . إن تخصص
الوزارات والإدارات و الهيئات الحكومية أمر مطلوب ومتوقع حتى لا تتضارب الصلاحيات والمسؤوليا ت. ولكن هناك
العديد من التحديات والمشاكل التي لا تنتمي إلى إدارة بمفردها أو إلى هيئة لوحدها بل كثيرًا ما تتقاطع. فعلى سبيل المثال
مشكلة مثل مشكلة الب طالة لا تعني مؤسسة بعينها د ون غيرها فتتقاطع فيها وزارات وإدارات معنية بالواقع الاقتصادي
والشؤون الاجتماعية والتربية والتعليم والتنمية الإدارية الخ... وهذا المثال بالطبع مثال واسع وشامل غير أن المرء يستطيع
ذكر العديد من التحديا ت، والتي هي ربما أقل حجمًا ، ولكنها تستدعي جهودًا مشتركة من عدد الهيئات و الإدارات
العامة . وحينذاك يصبح دور فرق العم ل وما يم كن أن تقدمه لتحليل المشكلة واقتراح الحلول لها – أكثر بروزًا . أضف
إلى ذلك أن فرق العمل تتميز بالمرونة ولهذا فهي أكثر استجابة للمتغيرات التي تطرأ في واقع المؤسسة من التشكيلات
الإدارية التقليدية التي يغلب عليها الجمود في الكثير من الأحيان.
– ظروف العمل :
إن بعض الظروف التي تمربها المؤسسة أو بعض التحديات التي تواجهها تتطلب مهارات مخت لفة وخلفيات متنوعة
وخبرات متعدد ة. وفي تلك الحالات تصبح الاستفادة من موا هب العاملين باختلاف مهاراتهم وخبراتهم – ضرورية ولا
يمكن أن تتم بفعالية و كفاءة إلا من خلال جمعهم في فريق عمل متكامل دف مشترك.
-4 مشاركة العاملين وتمكينهم:
لا تقتصر فوائد فرق العمل على المزيد من الفاعلية و الكفاءة بل أن فرق العمل بحد ذاتها هي فرصة لتحفيز العاملين
وتمكينهم وإضفاء ج و من الثقة والمشاركة وهذا بدوره يساهم في رفع مستوى الأداء ويحسن في نوعية وجودة الخدمات
التي يقوم العاملون بتأديته ا. إن الإدارة التي تشكل فريق عمل لهدف معين هي إنما تقول للموظفين والعاملين في ذلك
الفريق "أننا واثقون من قدرتك م و مهاراتكم ، كما أننا واثقون من أمانتكم وحسن رعايتكم للمهمة الموكل ة". وفي هذه
الرسالة غير المباشرة الكثير من التشجيع و التحفيز لمعظم العاملين .
ما هي أنواع فرق العمل ؟
يمكننا تصنيف فرق العمل إلى عدة أنواع تبعًا للأسباب الكامنة وراء تشكيلها أو بالأحرى تبعًا لأهدافها.
. ويمكننا هنا عرض ثلاثة أنواع من فرق العمل 2
Problem Solving Teams 1 – فرق عمل مخصصة لحل مشاكل معينة
تتكون فرق العمل هذه من عدة أعضاء تهدف لحل مشكلة معينة وهي اذا تتقارب
من"حلقات الجودة" التي ذكرنا أنفا. غير أنها تتميز عن "حلقات الجودة " بكون
أهدافها لا تقتصر على تحسين الجودة بل يمكن أن يش ّ كل الفريق دف تحسين
العملية الإنتاجية أوحل مشكلة معينة في التسويق مث ً لا الخ.. وفرق العمل هذه
تصدر تقارير توصية إلى الإدارة و تضمنها توصيابها و ملاحظاتها . ولا يعطى في
العادة لهذه الفرق صلاحية اتخاذ القرارات بل تقتصر صلاحياتها على إصدار التوصيات والنصائح أو عرض الوقائع.
ونجد فرق العمل هذه في القطاع العام في العديد من البلدان . فعلى سبيل المثال ش ّ كل حاكم ولاية أوكلاهوما
Governor's Commission الأمريكية في العام 1995 فريق عمل لدراسة الأداء الحكومي في تلك الولاي ة
دف معرفة وضع الخدمات التي تقوم بها مختلف الدوائر الحكومية  On Government Performance
وكيفية تحسينها وأعطي الفريق فترة زمنية محددة لإصدار توصياته إلى الحاكم.
ومن ثم تم تشكيل فرق عمل فرعية وأعطت الحاكم توصيابها في نواح عديدة منها :
- شبكة الموصلات
- التربية والتعليم
- الصحة والخدمات الإنسانية
- السلامة العامة
- المالية العامة
- إدارة الموارد البشرية
Self - Managing Teams 2 – فرق عمل مديرة لنفسها
بخلاف النوع الأول من فرق العمل التي تصدر توصيابها إلى ا لإدارة ، تقوم فرق العمل هذه بالإدارة الذاتية لمعظم شؤونها
بما فيها التخطيط للعمل وجدولته الزمنية واتخاذ القرارا ت و التنفيذ
مما يخفض من الحاجة إلى جهد إشرافي متواص ل من قبل الإدار ة.
وبالرغم من أن فرق العمل هذه طبقت بنجا ح في العديد من
المؤسسات غير أن الواقع كذلك أنها لم تنجح في مؤسسات أخرى . لا
توجد لدينا معلومات كافية لتحديد أسباب النجاح أو الفشل غير إن
ما نستطي ع أن نقوله أنه ينبغ ي الحذر والتحفظ عند تشكيل هذا النوع
من فرق العمل والسبب في ذلك يعود إلى أن تفويض صلاحية اتخاذ
القرار في مسألة معين ة يجب أ ن يتم بعد دراسة متأنية لطبيعة القرارات
التي ينبغي أن تتخذ ومدى حساسيتها.
Cross – Functional Teams 3 – فرق عمل من أقسام مختلفة
تتشكل فرق العمل هذه من أقسام مختلفة وإدارات متنوعة تجتمع لحل مشكلة معينة أو تحقيق هدف مع ين. وتبقى الفائدة الرئيسية
لفرق العمل هذه أا تحتوي على أشخاص متنوعين أصحا ب خبرات مختلفة وخلفيات متعددة مما يطور من جودة القرارات المتخذة
. وإضافة إلى المثال السابق الذي ضربناه عن ولاية اوكلاهوما ، قام حاكم تلك الولاية أيضًا بتشكيل فريق عمل أسماه فريق الأداء
مكون من خمسين موظفًا يعملون في دوائر مختلفة من دوائر الولاية الحكومية وعلى اتصال مباشر Performance Team
بالموظفين وبالقضايا الأساسية التي تهم حكومة الولاية ويهدف هذا الفريق إلى تحسين الأداء الحكومي وتوفير الما ل، وهما هدفان قد
يبدوان متعارضين في الظاهر ولكن الحقيقة ليست بالضرورة كذلك.
يتشكل فريق العمل عادة من أعضاء قد لا يعرفون بعضهم بعضًا وبالتالي فإن فريق العمل يتكون من أناس مختلفين ور بما من
دوائر وأقسام وهيئات مختلف ة. وبالتالي قد يحتاج أعضاء الفريق إلى بعض الوقت (القليل أو الكثير حسب الظرو ف) للبدء بالمهمة
الموكلة إليه م. وتشير العديد من الدراسات التي تابعت تطور الكثير من فرق العمل أا تمر عادة – وليس بالضرورة دائمًا – بعدة
. مراحل هي كالتالي 3
Forming : 1 – مرحلة التشكيل
تتميز المرحلة الأولى بالكثير من الغموض حول ت شكيلة الفريق
ومن هم أعضاء ه. وتتم في هذه المرحلة المحاولات الأولى لاختيار
الأعضاء لبعضهم البعض ومحاولة التعرف عن كثب على بعضهم
البعض . وتعتبر هذه المرحلة بمثابة مرحلة جس النبض والتعرف إلى
تشكيلة الفريق والتعرف إلى الهدف من تكوين الفريق وغاية الإدارة من
وراء جمع هؤلاء الناس في فريق واحد.
Storming : 2 – مرحلة التراع
هذا الاختيار نتيجة لمرحلة من تبادل الأفكار وتلاحقها وبالتا لي قد
يختار القائد الأمثل للفريق.
وأحيانًا أخرى يتم فرض الأعراف والقيادة عبر الأشخاص الأكثر نفوذًا
في الفريق ولهذا الأمر محاذيره.
4 - مرحلة الأداء
وهي المرحلة الأهم إذ أنها تعنى بحسن إنجاز المهمة الموكولة على
عاتق الفريق . فبعد الاستقرار يتفرغ أعضاء الفريق للمهمة الموكولة لهم
ويتم تبادل الأفكار والخبرات حول السبيل الأمثل للإنجا ز. وفي هذه
المرحلة تبدأ نتائج عمل الفريق بالظهور ان من ناحية سرد الوقائع
المكتشفة أو اتخاذ القرارات أو التوصيات أو التقارير إلى ما هناك من
أمور.
Adjourning 5 – مرحلة تفكك الفريق
وفي حالة فريق العمل المؤقتة التي تنت هي بانتهاء المهمة الموكولة
إليها، يتم تفكيك الفريق . ولا نعني هنا فقط التفكيك المادي ولكن
التفكيك العاطفي والنفسي إذ أن البعض قد يكون مسرورًا بإنجاز
المهمة بينما يكون البعض الأخر قريبًا من الإحباط لإحساسه بقرب
"فقدان الصحبة " التي تمت خلال فترة عمل الفريق.
وكما لا يخفى فان هذه المرحلة الخامسة تقتصر على الفرق
المرتبطة دف معين ولفترة زمنية محددة . أما الفرق التي تكون التفكك
طبيعة أعمالها مستمرة فهي فرق دائمة نسبيًا ويقتصر التغيير فيها
على دخول عضو جديد أو انسحاب عضوًا أو زيادة مهام أو صلاحيات الخ... .


تتميز هذه المرحلة بمحاولة فرض أعراف معينة للفريق وطريقة عمل ه.
وفي هذه المرح لة يحاول أعضاء الفريق – أو بعضهم – إثبات نفسهم وربما
حاول بعضهم فرض أعراف معين ة. وقد يختلف الأعضاء حول تلك
الأعراف والقوانين كما قد يتنازعون حول قيادة الفريق – في حال لم تقم
الإدارة بتعيين القائد أو بتحديد القواعد والنظم والأعراف التي على أسا سها
يجتمع الف ريق .يجدر الذكر هنا أن الإدارة قد تختار في ظروف معينة أن
تفو يض مهمة القائد أو تحديد النظم إلى أعضا ء الفريق نفسه. كما قد تختار
في أحيان أخرى تحديد ذلك بنفسها منذ البداية . ولكل وجهة نظر فوائدها
وسلبياتها.
مرحلة الاستقرار
بعد انتهاء ال تراع أو معظمه تبدأ فترة الاستقرار حيث يتم الاتفاق
على الأعراف والقوانين المتعلقة بالفري ق(الاجتماعات – طريقة اخذ
القرارات – الج دولة الزمنية ا لخ...) . وفي فرق العمل الناضجة يكون