السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
الأخ الفاضل بداية كان الله في عونك وسدد خطاك، وأقول لك أخي أن الطريقة الثانية هي الأفضل والتي لها علاقة مباشرة بما يتماشى مع مفهوم الإدارة التي تأخذ التعريف بأنها التخطيط والتنظيم والتنسيق والتوجيه والرقابة، وفي مثل الحالة التي ذكرت يلعب التنظيم دورا بارزا واسمح لي أن أذكر هنا تعريف التنظيم وخطواته كالتالي:
التنظيم:
هو العنصر الثاني من عناصر العملية الإدارية
وهو عبارة عن " عملية حصر الواجبات والنشاطات المراد القيام بها وتقسيمها إلى اختصاصات الأفراد ، وتحديد وتوزيع السلطة والمسؤولية وإنشاء العلاقات بين الأفراد ، بغرض تمكين مجموعة من الأفراد من العمل بانسجام وتناسق لتحقيق الهدف".
خطوات عملية التنظيم :-
1- تحديد هدف المؤسسة.
2- تحديد الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف والسياسات والخطط الموضوعة.
3- تجميع الأنشطة المتشابهة في وحدة وظيفية.
4- تجميع الوحدات الوظيفية المتشابهة في وحدة إدارية.
5- تجميع الوحدات الإدارية المرتبطة مع بعضها في وحدة رئاسية "وحدة إدارية عليا"
6- تفويض رئيس كل مجموعة السلطة الضرورية لأداء هذه الأنشطة
7- ربط هذه الأنشطة والوظائف والإدارات مع بعضها أفقيا وراسيا من خلال علاقات السلطة والمسؤولية للوحدات المرتبطة راسيا ، وعلاقات التعاون للوحدات المرتبطة أفقيا.
8- رسم الهيكل التنظيمي الذي يوضح الوظائف والسلطات والعلاقات
9- إعداد الوصف والتوصيف الوظيفي لكل وحدة وظيفية
10- تحديد إجراءات القيام بكل وظيفة.
والله الموفق