الموضوع: التحضير للمقابلة الشخصية

التحضير للمقابلة الشخصية

مشرف الملتقى الإداري 14/8/1425
28/09/2004

السلسلة : سلسلة التطوير الإداري
الكتاب : التحضير للمقابلة الشخصية
المؤلف : داين براك
عدد الصفحات : 83 صفحة
الناشر :دار المعرفة للتنمية البشرية

* فكرة الكتاب/
عند عملية التوظيف قد لا تغني السيرة الذاتية المقدمة من طالبي الوظيفة عن المستوى الحقيقي للمتقدم؛ لذلك لا بد من إجراء المقابلة الشخصية. هذا الكتاب يعطيك الطرق الرائعة لجعل مقابلتك الشخصية للتوظيف أكثر فاعليّة ودقّة في اختيار الموظف المناسب في المكان والوظيفة المناسبة.
أنواع المقابلات الشخصية
1) مقابلة الفرز: ويتم فيها حذف الأفراد غير الملائمين من قائمة المتقدمين، وتهيئة بقية المتقدمين لمرحلة مقابلة الاختيار.
2) مقابلة الاختيار: ويتم فيها تقييم تاريخ المتقدم الدراسي، ومن خلاله يتم معرفة المزايا الشخصية، ويمكن اعتبار هذا النوع من المقابلات فرصة لطرفي المقابلة لاتخاذ قرار ما، وترك انطباع جيد.
3) المقابلة مع مجموعة أشخاص: ويتم فيها مقابلة عدة أشخاص للشخص المتقدم للوظيفة، ومع أنها تعد أكثر المقابلات إرباكاً للمتقدم إلا أنها تزيده وعيًا وإدراكًا لكل كلمة يقولها، وفي هذه المقابلة يتم معرفة مدى تحمل المتقدم لضغط التحدث مع عدة شخصيات، والتواصل معهم بالرغم من اختلاف ثقافاتهم ووجهات نظرهم.
4) سلسلة من المقابلات: وفيها يمر متقدم الوظيفة بسلسلة من المقابلات عبر عدة مسؤولين، وقد يُسأل المتقدم نفس الأسئلة عبر هذه السلسلة من المقابلات، لذا على المتقدم للوظيفة أن يكون حاضر الذهن عبر هذه المقابلات المتعاقبة.
5) مقابلات الاستكشاف: وتتم من خلال استكشاف المتقدم للشركة التي يريد التقدم إليها، والفرص المتاحة فيها، ومدى ملائمتها لقدراته وخبراته وإمكاناته.
6) المقابلات عبر الهاتف: رغم أن هذا النوع من المقابلات لا يُعدّ فعالاً بالشكل المطلوب، إلا أن فاعليتها يتبرز عندما يتم انتقاء الموظفين من قبل شركة وطنية لنفس منطقة الشركة، أو عند انتقاء الموظفين من مدينة أخرى ولا يتمكن المتقدمون من حضور المقابلة الشخصية.
البحث عن المعلومات
يجب على المتقدم للوظيفة أن يبحث ويلم بالمعلومات الكاملة قبل أن يخضع للمقابلة في الشركة المعنية، والتي سوف تساعده في طرح الأسئلة أثناء المقابلة، وتجعل الأسئلة أكثر إثارة مما سيجعل الاهتمام ينصب عليه.
ترتيب المقابلة الشخصية
عادة يتم ترتيب المقابلة عن طريق المساعد الإداري أو غيره، ومهما كان المسؤول عن المقابلة يجب على المتقدم للوظيفة أن يبدي الاحترام لهذا الشخص وفي بعض الأحيان تُعقد المقابلة والمتقدم على رأس العمل أو في وقت آخر أثناء المساء.
المقابلة
عندما يصل المتقدم إلى الشركة التي سوف تجري له المقابلة يجب أن يلاحظ ما يلي:
- أن يصل مبكراً ويلقي التحية بحرارة على موظف الاستقبال.
- سوف يبدأ الشخص المقابل بالكلام مع المتقدم لغرض كسر حاجز الرهبة، وبعد ذلك تتدرج أسئلة المقابل في الدقة، والمهم على المتقدم أن يبدأ حديثه بشكل منظّم، ويترك فرصة للشخص المقابل أن ينهي جدول أعمال المقابلة.
- على المتقدم أن يكون جوابه عن أسئلة المقابلة محددًا ومحكمًا ومباشرًا.
- قد يسكت المقابل ليعطي المتقدم فرصة للحديث كوسيلة تشجيع ليفرغ المتقدم ما في جعبته.
- لا بد أن يراعي المتقدم ذكر الحقيقة مهما كانت، مع قدرته على التنبؤ والاستعداد للأسئلة مسبقاً.
تفسير المواقف السلبية
على المتقدم أن يشرح أسباب ترك العمل بأسلوب مقنع وبسيط متمثلاً النزاهة والمصداقية، إضافة يجب على المتقدم أن يتجنب ردود الأفعال السلبية كالقلق أو الغضب أو السخرية للمواقف التي يراها على أنها مواقف سلبية.
من يعقد المقابلة؟
يتميز الأشخاص الذين يعقدون المقابلات بالتدريب الجيد من حيث المعرفة بك وبالثقافة العامة، إضافة إلى اللباقة والحكمة بالحديث، وطول النفس وحسن التعامل مع الآخرين، وكذلك إلى الفطنة والبداهة الفكرية واللغوية، وتُعقد دورات تدريبية لهؤلاء الأشخاص لتطويرهم المستمر في مجال مقابلة الأفراد.
أساليب المقابلات الشخصية
1) شرح جدول المقابلة وتعرّف المتقدم بما سوف يُدار في المقابلة.
2) الأسئلة غير المحددة:وهي الأسئلة التي لا يمكن إجابتها بـ (نعم أو لا).
3) الأسئلة العامة: وهي التي تجعل المتقدم يمعن التفكير في الإجابة عنها.
4) الأسئلة التوجيهية: وتوجّه لدفع المتقدم للنجاح، وهي نادرة الاستخدام.
5) الأسئلة المحايدة: وهي التي لا تفصح عن توجهات الأشخاص المقابلين.
6) التشجيع: حيث يعمد الأشخاص المقابِلين إلى تشجيع المتقدم بالاستمرار أو الإشارة بالرأس.
7) الصمت: لمنح المتقدم الوقت الكافي للإجابة، فعلى المتقدم ألا يتحرج من هذا الصمت؛ فمهمة المقابل أن يصغي للمتقدم ليحصل على المعلومات الكافية.
لغة الجسم والزيّ (اللباس)
على المتقدم أن يترك الانطباع الأول عن نفسه بشكل جيد؛ لأنه هو الذي سيبقى عالقاً في الأذهان، وحتى يترك المتقدم انطباعاً أولياً جيداً عليه أن يرتدي اللباس المناسب والملائم من حيث الشكل واللون، ولكن بشرط تجنب التكلف والمغالاة، ومن الأمور التي تساعد في ترك الانطباع الأولي الجيد المصافحة القوية والحارة (تأكّد من أن تكون اليد جافة) إضافة إلى الابتسامة والتقاء العيون، والروح المرحة والهدوء والسكينة وتجنب الحركات اللا إرادية كقرض الأظافر أو الشفاه، أو العبث بالأنف أو اللباس. كل هذه الأمور سوف تترك انطباعاً أولياً جيداً عن المتقدم.
التفاوض على الراتب
يرى كثير من الناس أن التفاوض على الراتب يسبب حرجاً لمن يقابل المتقدمين، ولكن الأمر لا يبدو حسّاساً إلى هذه الدرجة، فهذه من الأمور التي يجب أن يكون المتقدم على علم بها، ولكن يفضل أن يكون النقاش على الراتب آخر المقابلة حتى لا يُؤخذ عن المتقدم انطباع غير ملائم.
يجب على المتقدم أن تكون لديه خبرة عن سلم الرواتب للشركة المعنية، وأن يكون معقولاً في وضع أو طلب الراتب المناسب دون إفراط أو تفريط.
التفاوض حول المميزات الأخرى
كما هو الحال في المميزات الأخرى يفضل تأخير مناقشتها إلى آخر المقابلة؛ لأن طرح المتقدم لها في بداية حديثه يُفهم منه اهتمامه بالمميزات أكثر من الوظيفة نفسها.
المراجع (المُعَرِّفون)
المقصود أن يقدم متقدم الوظيفة أرقام وهواتف الشركات التي عمل فيها سابقاً للشركة التي تقدم إليها حتى تتمكن من الاتصال والسؤال عنه، إلا أن هذه قاعدة غير ثابتة؛ فبعض الشركات لا تحبذ هذا الأسلوب نظراً للمشاكل القانونية المترتبة على عدم إعطاء معلومات صحيحة عن المتقدم من شركته السابقة، ويمكن القول عموماً تزيد التوصيات السابقة فرصة توظيف المتقدم للشركة المتقدم إليها.
الالتزامات القانونية
يُعدّ التمييز بين المتقدمين من حيث الجنسية أو الجنس أو اللون أمراً غير مقبولٍ في عُرف المقابلات الشخصية، حتى لا تخرج المقابلات عن مسارها الصحيح، هناك بعض الأسئلة غير القانونية التي يجب تجنبها في المقابلات الشخصية كالسؤال عن الجنس أو اللون أو نوعية السكن أو المتعلقة بالأرصدة، وغيرها، ويُستثنى من ذلك السؤال عن الأماكن التي تلقّى فيها المتقدم تعليمه، أو أقارب يمكن الاتصال بهم في حالات الطوارئ.
الاتصالات/ محاباة الأقارب
هناك العديد من المتقدمين الذين تم اختيارهم لا لكفاءتهم أو تميّزهم، ولكن بسبب أنهم يعرفون أحداً في الشركة، سواء أكانت للمتقدم علاقة أو لم تكن يجب عليه أن يعامل من يقابله باحترام وتقدير حتى يترك انطباعاً جيداً عنه، ولا يمنع من استخدام المتقدم اتصالاته مع من يعرفهم داخل الشركة المتقدم إليها كناحية تكميلية وشفاعة حسنة، ولكن يجب عدم الاعتماد عليها كلياً.
طرح الأسئلة على من تقابل
يمكن اعتبار طرح أسئلة من المتقدم كناحية تقييمية له لاكتشاف طريقة عرضه وتقديم آرائه ووجهة نظره وتسلسل معلوماته، لذا على المتقدم أن يهتم بالأسئلة التي سيطرحها على من يقابله في المقابلة الشخصية كمّاً وكيْفاً.
الشخصية والانسجام
مما يساعد على نجاح المقابلة الشخصية هو حصول انسجام بين المتقدم والمقابل، فما لم يشعر الطرفان بنوع من الانسجام تبقى المقابلة "تحصيلاً حاصلاً"، لذا على المتقدم أن يسعى جاهداً لإيجاد هذا النوع من الانسجام بصفة طبيعية بدون أي تكلف مع الود والاحترام والبشاشة؛ لأن هذه الأمور تؤثر على الانسجام، والانسجام حتماً يؤثر على تقييم من تقابل.
ماذا بعد المقابلة؟
بعد عقد المقابلة مع المتقدم، يُفضل مباشرة أن يقوم بإرسال خطاب شكر لكل من قابله، واستخدام العبارات والألقاب الملائمة لهؤلاء الأشخاص، وعادة ما يُقال للمتقدم من أنه سوف يحصل على اتصال في وقت معين لإخباره بنتيجة المقابلة. عند إخبار المتقدم بعدم قبوله يجب أن يكون هادئاً ويخبر المتصل أن يأخذوه في الاعتبار مستقبلاً في عملية التوظيف، مع عدم سؤال المتقدم عن سبب عدم اختياره. يُعَدّ وقت الانتظار بعد المقابلة لمعرفة النتيجة من أسوأ الأوقات التي يمر بها المتقدم، لذا يجب عليه أن لا يبدو شغوفاً أكثر من اللازم حتى لا يُصاب بالإحباط إذا كانت نتائج المقابلة في غير صالحه.

قائمة (افعل) و (لا تفعل) في المقابلات الشخصية للمتقدم
- ابحث عن الشركة والوظيفة المناسبة لك.
- تمرن على المقابلات الشخصية مع صديق.
-امنح نفسك الوقت الكافي للاستعداد.
-رتب المقابلة في الوقت المناسب لك.
-أكد موعد المقابلة قبل الموعد المحدد.
-توجه إلى المقابلة بمفردك.
-توجه إلى المقابلة مبكراً.
-كن مستعداً بأسماء المراجع والعناوين.
-تفهم أنواع المقابلات المختلفة.
-حدد مقدار الراتب الذي ترغبه بحكمة.
-ليكن مظهرك لائقاً.
-تعامل مع من تقابل باحترام.
-اهتم بقضية الاتصال.
-أجب بإيجاز وفي حدود الموضوع.
-قل الحقيقة ولا تبالغ.
-أعط الفرصة لمن تقابل في الحديث.

كل الشكر والثناء لهذا الجهد الرائع .
حقيقة هناك معلومات في غاية الروعة لمن يريد الإستفادة منها .....

الموضوع هام وضروري لكل المعنين والمتقدمين للوظائف والاعمال فجزاك الله عنا خيرا اخي الكريم .

موضوع مهم؛أشكر مجهودك وتعاونك أخ محمد, وتحياتي لكافة الأعضاء والمشرفين

جزاك الله خيراً لهذا الموضوع الحيوى
والسلام عليكم ورحمه الله وبركاته
مع تحيات
أ.د./ أحمد عبيده