التقرير هو وسيلة من وسائل الاتصال المكتوبة, يتم فيه عرض للبيانات و الحقائق, المتعلقة بموضوع معين, أو مشكلة من مشكلات العمل, عرضا تحليلياً مبسطا, ويتضمن إقرار بمعلومات مؤكدة, ومن ثم استخلاص النتائج و عرض التوصيات والمقترحات المناسبة في ضوء النتائج التي تم التوصل إليها.
وهو القاعدة الرئيسية لاتخاذ أي قرار . والتقاريرالفنيةهي الناتج الفعلي للدراسة التي يقوم بها معد التقرير
وإن إتقان كتابةالتقريرمن الأمورالمهمة. وهناك العديد من النقاط الهامة التي تمثل دوراً إيجابياً في سلامة تركيب الجملة من الناحية الفنية أواللغوية ومناسبتها للتعبيرعما يريده كاتب التقرير
أنواع التقارير:
- تقارير من ناحية الزمن : تقارير دورية - تقارير غير دورية
- تقارير من ناحية التوجيه: تقارير داخلية - تقارير خارجية.
- تقاريرمن ناحية الهدف : تقارير متابعة - تقارير معلومات -تقارير دراسات - تقارير أداء.
-تقارير من ناحية المحتوى: تقارير مالية ومحاسبية - تقارير النشاطات -تقارير الأفراد.
مواصفات التقرير:
الوضوح - السهولة - الشمولية - الدقة - الموضوعية -التوقيت - تسلسل الأفكار - القدرة على الإقناع -أسلوب العرض.
مراحل إعداد التقارير :
- مرحلة الإعداد: الإطار العام - الهدف من إعداد التقرير - من هو قارئ التقرير - معلومات التقرير.
- مرحلة التنظيم والبناء : بداية التقرير - صلب التقرير - الخاتمة.
- مرحلة الكتابة : أن يكون التقرير واضحاً وملخصاً ودقيقاً - أن تكون الفقرات قصيرة، يتضمن كل منها موضوعاً محدداً - أن يكون الانتقال من فقرة لأخرى سلسا - اختيار أسلوب الكتابة المناسب للقارئ - استخدام وسائل الإيضاح المناسبة للمعلومات التي تعرض.
-مرحلةالمراجعة : كتابة المسودة - طباعة المسودة - توزيع التقرير.
الطريقة الفعالة لأعدادالتقارير
أهم العناصر الواجب مراعاتها عند إعداد التقارير يتعلق بأعمال الجهة المعدة للتقرير :
1- سرد الحقائق الرقمية بدقة وأمانة .
2- طرح المشكلات كما هي دون تحيز من طرف معد التقرير
3- الدقة والوضوح في صياغة اللغة والقواعد
4- الاختصار ما أمكن دون الإخلال بموضوع البحث
5- بداية التقرير بمقدمة
6- ذكرالأهم فالمهم تباعاً
7- ضرورة فهم المتلقي وتكيف التقرير تبعا لذلك بهدف الوصول للقرار الفعال
8- استخدام الرسوم البيانية والإيضاحات والجداول ما أمكن ذلك
9- ذكر مصادر المعلومات والمراجع
10- وضع حلول أو بدائل
11- ختم التقرير بالخلاصة والتوصيات
أهم العوائق التي قد تقف أمام معد التقرير :
1- صعوبة الحصول على الحقائق الرقمية
2- ضيق الوقت المتاح لإعداد التقرير
3- عدم تعاون جهات الاختصاص في تقديم المعلومات
4- عدم فهم الغرض الرئيسي من إعداد التقرير
5- اختلاف ثقافة معد ومتلقي التقرير
6- عدم القدرة على الاختصار
7- ضعف وركاكة أسلوب معد التقرير .
طرق التغلب على معيقات إعداد التقرير
1- اخذ ملاحظات مباشرة من الجهة المقترح إعداد التقرير لها
2- طلب تخصيص الوقت الكافي اللازم لإعداد التقرير
3- عمل مسودة ( draft) أولي والتعديل عليه
4- تقوية اللغة والقواعد بالاطلاع
5- استخدام التقنيةالحديثة ( الحاسوب) في إعداد التقرير
6- البعد قدر الإمكان عن الإسهاب ( الإطالة ) في الشرح تفاديا للوقوع في الخطأ.
7- بيان اوجه القصور في التقرير ووضع المدير في الصورة .
رد مع اقتباس
