الموضوع: (2) الاتصـــال الفعـــال في بيئــــة العمـــــل ( مواضيع في الادارة ) سلسلة

( 2 ) تابع الاتصال الفعال في بيئة العمل

المرحلــة الثانيــــــــة

(1) أنـواع الاتصـــــال
(2) تحديد معوقات الاتصال وطرق مواجهة المعوقات

أنــواع الاتصـــال

الاتصالات الداخليــة : هي التي تجري داخل بيئة العمل الداخلية
الاتصالات الخارجية : هي التي تتم مع الجهات خارج بيئة العمل الداخلية

أنواع الاتصالات الداخلية :

ويقصد بها الاتصالات الإدارية ، والتي تتم داخل المنظمة وهي تنطوي على إنتاج أو توفير وجمع البيانات والمعلومات اللازمة لسير العملية الإدارية وتبادلها .

والاتصالات الداخلية يمكن أن تصنفها إلى عدة أصناف وفقاً للمعايير التي تستخدم في التصنيف : على سبيل المثال :
- رسمية وغير رسمية ( من حيث الشكل )
- أفقية وعمودية ( من حيث الاتجاه )
- فردية وجماعية ( من حيث المصدر )

وسوف نقوم بشرحها جميعاً كالتالي : -

الاتصالات الرسمية :

هي التي تتم بين الأفراد داخل المنظمات من خلال القنوات الرسمية وتهدف إلى تحقيق أغراض المنظمة .

الاتصالات الغير رسمية :

هي أسلوب الاتصال الذي ينشأ بصفة تلقائية بين الموظفين ، ولا يظهر هذا النوع من الاتصال على خرائط التنظيم الرسمي ، وهي بهذا تعبر عن أنماط متعددة من التفاعل الاجتماعي بين أعضاء التنظيم .

سلبيات الاتصالات الغير رسمية

(1) التأثير السلبي على الإنتاجية والأداء لانصراف العديد من أفراد الجماعة غير الرسمي عن ما هو في صالح منظمة العمل .

(2) سيادة جو من الفوضى بين العاملين بطريقة لا يعرف فيها الموظفين أيهما اصح هل الشكل الرسمي للاتصال أم غير الرسمي لها .

(3) زيادة قدرة تأثير الاتصالات الغير رسمية على أحداث التغييرات لخدمة مصلحة الأعضاء ( الموظفين ) مما قد يتعارض مع مصلحة العمل .


الاتصالات الأفقية :

هي الاتصالات التي تتم بين الإفراد في المستوى التنظيمي الواحد سواء أكانوا موظفين أو مديرين ، ويهدف إلى التوصل إلى أعلى درجات التنسيق ومعالجة الصراعات التنظيمية وتبادل المعلومات والخبرات وتنمية روح الفريق والتعاون والبناء .

الاتصالات العمودية :

وتعرف بالرأسية وهي التي تأخذ اتجاهاً تنازلياً أو تصاعدياً والتنازلي تمكن من نقل المعلومات والتوجيهات الخاصة بالعمل من المديرين إلى المرؤوسين ، أما التصاعدية فهي إلى أعلى تمكن من نقل المعلومات المتصلة بالأداء والاقتراحات والشكاوي والتقارير إلى المديرين .

الاتصالات الفردية :

هي التي تتم بين شخصين اثنين حيث يقوم احد الأطراف بتحويل أو نقل أفكار أو معلومات معينة عن طريق وسيلة اتصال محددة للطرف الأخر مثل الاتصال بين الرئيس والمرؤوس ، أو بين موظف وزميله .

الاتصالات الجماعية :

وهي التي تتم بين الجماعات حيث يكون الصدر أو المستقبل أو الاثنين معا عبارة عن مجموعة من الأفراد مثل جماعات وفرق العمل .

وسائل الاتصالات الخارجية

هي الوسائط التي يتم عن طريقها الاتصال باعتباره عملية نقل متبادل للمعلومات والأفكار فلا بد له من وسائل وهي كالتالي :

(1) وسائل كتابية
( مثل : التقارير المذكرات والخطابات والنشرات والبرقيات ) .
(2) وسائل شفهية
( مثل : المقابلات الشخصية والاجتماعات واللجان ) .
(3) وسائل سمعية بصرية
( مثل : الأشرطة CD ، والدورات التدريبية ، التلفزيون ) .

تحديد معوقات الاتصال الإنساني الفعال

هي جميع المؤثرات التي تمنع عملية تبادل المعلومات
أو تعطلها
أو تؤخر إرسالها
أو استلامها
أو تشوه معانيها
أو تؤثر في كميتها .

فهي إذن أي عائق يقلل من فعالية الاتصالات ، ولا يجعلها تحقق الغرض المطلوب منها بالدرجة المناسبة ، بمعنى أخر لا تحقق أهداف الاتصال .

تواجه عملية الاتصال في بيئة العمل معوقات مختلفة تعمل على تشتيت المعلومات أو عدم فهمها الأمر الذي يحد ويقلل من فاعليتها .. ومن هذه المعوقات ما يلي :

المعوقات الشخصية

هذه المعوقات تتمثل في الفروق الفردية التي تجعل الأفراد يختلفون في حكمهم على الأشياء وفي مدى فهمهم للاتصال والاستجابة له ومن هذه المعوقات التالي :

(1) تباين الإدراك .

(2) الاتجاهات السلبية .
= الانطواء .
= حبس المعلومات .
= المبالغة في الاتصال .
= الشعور بمعرفة كل شيء .
= الضغوط على المرؤوسين .
= تخطي السلطة .

(3) القصور في مهارات الاتصال . مثل
= مهارة التحدث بطلاقة والقدرة على المواجهة .
= مهارة التفكير المنطقي وتكوين الآراء وربطهما بعضهما البعض .
= مهارة الإصغاء .
= مهارة القراءة واستخلاص الأفكار وفهمها .
= مهارة الكتابة

(4) تشويه المعلومات .

(5) سوء العلاقات بين الأفراد


المعوقات التنظيمية والإدارية

(1) عدم وجود هيكل تنظيمي .
(2) العشوائية في مزاولة بعض الأنشطة الإدارية .
(3) قصور سياسة نظام الاتصال .
(4) عدم الاستفادة من وسائل التقنية التي تسهل أداء العمل بكفاءة أعلى .
(5) عدم الاستقرار التنظيمي .
(6) عدم التوجيه من قبل الإدارة العليا بتطبيق قنوات الاتصال .

المعوقات البيئية والثقافية

(1) مشكلات الألفاظ واختلاف مدلولاتها .
(2) عدم ملائمة المكان .
(3) عدم وجود نشاط اجتماعي للعاملين .
(4)

طرق مواجهة المعوقات

نحو اتصالات أكثر فعالية ممكن زيادة الاتصال من عدة جوانب كالتالي : -

(1) جانب اللغة .
يجب أن تلاءم اللغة المستخدمة في الاتصالات مستوى الأفراد المشاركين في الاتصالات وفقاً لصفاتهم وقدراتهم وخبراتهم ومهاراتهم .

(2) الجانب الثقافي والاجتماعي .
يجب مراعاة الأعراف والعادات والقيم السائدة في المجتمع عند مزاولة الاتصالات حيث أن المنظمة جزء من المجتمع

(3) الجانب الإنساني .
توخي الصدق والإخلاص والأمانة في استلام وتسليم ونقل المعلومات وتنمية مهارات الإصغاء والحديث .

(4) الجانب التنظيمي .
وضوح قنوات الاتصال الرسمي من خلال التنظيم ، وتجنب المركزية إذا كانت تعوق الاتصالات .

(5) جانب التقنية الحديثة .
يجب حسن الاستفادة من وسائل التقنية الحديثة فيما يتعلق بالاتصال ، وتدريب العاملين على ذلك ، واستخدام الوسائل السمعية والبصرية في الإيضاح وشرح المعلومات ونقلها كوسيلة للاتصالات .


انتهت المرحلة الثانية ( مرفق الملف لمن يريد تحميله ) ........ والله الموفق .