الموضوع: نصائح في مقابلة الخروج

نصائح في مقابلة الخروج
إذا تمت بشكل صحيح، فإن مقابلات خروجِ الموظفين يمكن أن تساعدك على تحديد وحل المشاكل الخاصة بالعمل، وترفع نسبة الإحتفاظ بالموظفين، وتقلل من الإستياء أو سوء الفهم عندما يترك الموظف .
يمكن لمقابلات الخروجِ أن تكشف عن ثروة من المعلومات المفيدة حول بيئة العمل الحقيقية لمنظمتك. وفي بعض الحالات قد تكشف هذه المقابلات عن مشاكل قائمة في الإدارة، ويمكن أن تكون بمثابة فرصة نهائية لحل سوء التفاهم بين الشركة والموظف التارك للعمل وقد تمنع أي إجراء قانوني محتمل من قبل الموظف التارك ضد الشركة.
في الحقيقة إن الصيغة الصحيحة لمقابلة الخروجِ تكون بسيطةُ جداً، و تتضمن قائمة أعمال أقصر من العديد من ممارسات الموارد البشرية الأخرى.
التعليمات البسيطة الملخصة أدناه ستساعدك على إجراء مقابلات خروج فعالة.
نظرة عامة على مقابلة الخروج
بداية من المهم أن نفهم ما هي مقابلة الخروجِ بالضبط. لا يجب أن تكون مقابلة الخروج أثناء الإجتماع الذي يتم فيه إنهاء خدمات الموظف. وبالأحرى، مقابلة الخروجِ هي إجتماع يجري بعد أن تنتهي إجراءات قرارِ الإنهاء سواء كان هذا الإنهاء طوعي (أي من إختيار الموظف) أَو إجباري (أي من إختيار الشركة).
تهدف مقابلات الخروجِ إلى مساعدة الإدارة في أن تقرر الأسباب الفعليةَ وراء الإنهاء الطوعي، وتوضح أسباب بعض التغييرات التي قد تتم على الأجور والبدلات، وأيضا تحد من سوء التفاهم والإستياء الذي قد يسببه الإنهاء الإجباريِ، وهي أيضا تكون مرجعا إداريا. مقابلة الخروجِ تساعدك أيضاً على تقييم السياسات والإجراءات العامة المتبعة في الشركة. بالنسبة لموعد إجراء المقابلة فالأفضل أن يكون في يوم العمل الأخير او الذي قبله.
ماذا تسأل الموظف
يجب ان تبنى مقابلات الخروجِ الفعالة بحيث تضمن تغطية كل القضايا المهمة، وبشكل عام، يجب أن تحتوي على كل من الإسئلة ذات الإجابات المحددة والأسئلة ذات الإجابات الغير محددة. تمكن هذه الصيغة من الأسئلة المقابل أن يجمع تفاصيل متعلقة بالعمل إضافةً للتعليقات والآراء الأكثرِ عمومية . ويعتمد نوع أسئلتك على نوعِ المعلومات التي أنت بحاجة إليها. على أية حال، تتضمن مقابلات الخروجِ عادة على بعض الخطوطِ العامة.
كقاعدة عامة يجب على من يجري المقابلة أن يكون طرفا محايدا، كأن يكون عضوا من قسم الموارد البشرية أو عضوا من إدارة غير التي كان يعمل بها الموظف التارك للعمل. في كل الحالات، يجب أن يتم تدريب من يجري المقابلة على الحصول على المعلومات وتحليل الردود وأيضاً يجب أن يكون على دراية بتاريخ الموظفين ومسؤوليات وظائفهم .
إضافةً على ذلك يعتقد العديد من الخبراء بأنه لا يجب على المشرف المباشر للموظف أن يكون حاضرا خلال مقابلة الخروجِ، لكي لا يعطل المحادثة. إن الهدف هو خلق جوا يشجع الموظف التارك على أن يعبر عن آرائه المباشرة حول المنظمة، وإدارته والممارسات، والعمل.
الأسئلة عموماً تتضمن:

إذا كان الإنهاء طوعي (لماذا تترك العمل ؟ )

-1-

هل هناك أي تغييرات أو تحسينات يمكن القيام بها ستجعلك لا تترك العمل (أيضا لإذا كان الإنهاء طوعي )

-2-

ما هو أكثر شيء أحببته خلال عملك في المنظمة ؟

-3-

ما هو أقل شيء أحببته خلال عملك في المنظمة ؟

-4-

كيف تقيم أداء مشرفك ؟

-5-

هل تشعر بأن المنظمة قدمت لك تدريباً كافياً ، أو فرص للتقدم ، أو مكافأت جيدة ، إلخ ؟

-6-

هل لديك أية إقتراحات لطرق قد تجعل العمل في المنظمة أكثر فائدة وإنتاجية ؟

-7-

وأخيراً، إذا لاحظ المقابل أي تهجم أو سوء تفاهم غير منطقي فعليه أن يحاول أن يوقفه .
إجراءات مقابلة الخروج :
على المقابل عمل التالي :

وضح للموظف التارك حقوقه القانونية .
-1-
حدد قابلية الموظف لإعادة التوظيف المستقبلي إذا ما زال مؤهلا .
-2-
وضح سياسات المنظمة بخصوص شهادات الخبرة والتوصية والمراجع .
-3-
تأكد من أن الموظف قد اتم جميع نماذج تسليم العهد والمخالصات الضرورية .
-4-
ذكر الموظف بأخذ كل الحاجات الشخصية
-5-
راجع مع الموظف أية شروط في عقد عمله الخاصة بالنشاطات التنافسية أو كشف المعلومات السرية .
-6-

إستفد من معلومات الخروجِ :
للإستفادة الكاملة من المعلومات الناتجة من مقابلة الخروج عليك التأكد من إتخاذ عددا من الخطوات الأساسية

تابع المعلومات لتتمكن من تحليل أتجاهات المنظمة ، مثل مستوى دورات الموظفين العالي في بعض الأقسام ، المؤشرات ، المتكررة حول قلة فرص تقدم الموظفين ، أو مشاكل متكررة معينة مع أحد الأفراد .
-1-
بلغ أولئك الذين يمكن أن يستفيدوا من نتائج المقابلة للتحليل وتصحيح أي مشاكل
-2-
تابع أي معلومة تشير إلى سلوك غير ملائم أو غير مقبول ، مثل مضايقة موظف لموظف أخر ، أو التمييز بين الموظفين أو الإدارة الضعيفة للمشرفين أو المدراء .
-3-

أن مقابلات الخروجِ الجيدة لا تعتني فقط بالتفاصيل الإدارية الضرورية بل أيضا تسهل إنهاء علاقة العمل مع الموظف والحصول على تغذية راجعة منه. هذه التغذية الراجعة إيجابية كانت أم سلبية، تعطيك المدخلات التي تحتاج إليها لتعزيز النجاحات وتصحيح الأخطاء قبل أن تخرج عن السيطرة .

ما شاء الله مشاركة أكثر من رائعة أخي في الله

لك مني أجمل تحية وفي انتظار المزيد من المشاركة المفيدة ، أثابكم الله على ما تقدموا لإخوانكم

والله مقاله جميله
صراحه تستحق عليها الشكر الجزيل
موضوع قل ذكره

تحياتي الجزيله
اخوك احمد

رائع جداً هذا المقال، ولكن ماذا إن لم تكن هناك فرصة لسماع رأي الموظف المستقيل؟

مشكور اخي الكريم على المجهود الطيب
مشكور اخي الكريم على هذا المجهود الطيب