تتعلق هذه الخطوة بتحديد أنواع البيانات التي ترتبط بالنشاط المطلوب إعداد سياسات محددة له ، حيث يتم تجميع البيانات الأساسية وذلك لإعداد سياسات إدارية واقعية وقابلة للتطبيق وتعتمد هذه البيانـات علي طبيعة النشاط الذي تعد له حيث تختلف البيانات اللازمة لإعداد سياسة ما عن البيانـات اللازمة لإعداد سياسة أخري.
إلا أنه ممكن القول بصفة عامة أن البيانات اللازم تجميعها لإعداد السياسات الإدارية تكون علي نوعين وهما :
  1. بيانات يتم تجميعها داخل المنظمة : وقد توجد هذه البيانات في سجلات المنظمة أو قد تتمثل في أراء العاملين من ذوي الخبرة لديها .
بيانات يتم تجميعها من خارج المنظمة : وقد تتعلق هذه البيانات بالاتجاهات الاقتصادية في المجتمع (كتغيرات الدخل،وبيانات العمالة) كما قد تتعلق هذا البيانات بالاتجاهات الاجتماعية أو السياسية أو الثقافية