ستقوم الآن بإعداد ملفاتك المرجعية التي تحتوي على البنود التالية:
* بحوث المشاريع المستقبلية.
* المشاريع السابقة التي ترجع إليها.
* معلومات الأفراد.
* البيانات الإدارية.
في أثناء إعدادك لملفاتك المرجعية، عليك أن تأخذ في اعتبارك هذين الأمرين:
* ما المعلومات التي تود الاحتفاظ بها؟
* كيف يمكن تنظيم ملفاتك المرجعية لتسهيل استرجاع المعلومات؟
إن التخلص من الأشياء صعب على الكثيرين منا. فقط كم من المعلومات يجب عليك حفظه؟ خذ في اعتبارك ما يلي:
* هل تحب الاحتفاظ بالأشياء "لأنك تحتفظ قد تحتاجها"؟
* هل تحتفظ بالكثير في ملفاتك المرجعية؟
* عندما تقرر الاحتفاظ بشيء، خذ بنصيحة "ستيفاني ونستونز" من كتابها "تنظيم الذات" واسأل نفسك: "إذا احتجت إليه مرة أخرى، أين أجده؟".
* هل يستطيع شخص آخر في المؤسسة توفير هذه المعلومات؟ فإذا كان كذلك، فلا تكرر ملفاته إلا إذا كنت تستخدم هذه المعلومات بشكل متكرر.
* هل تحتاج إلى التنسيق مع أي شخص لتحديد من سيحفظ بعض المعلومات؟
* هل أنت بحاجة للتنسيق مع أي شخص تشاركه الملفات المرجعية حول كيفية تنظيمها.
قد تساعدك الأفكار التالية في كيفية تنظيم ملفاتك المرجعية:
  1. اذكر المكونات الرئيسية لعملك.
  2. سم ملفاتك بصورة واضحة وبالشكل المناسب
  3. تصفح الملفات الحالية وتخلص من الأوراق عديمة الفائدة.
  4. استخدام الملفات العلاقي في تنظيم الأدراج بفئة أو أكثر.
  5. هيكل الملفات المرجعية
  6. رتب الملفات حسب الحروف الأبجدية.
  7. سم أدراج الملفات بحروف كبيرة وواضحة لتسهيل استرجاع الملفات وإعادة وضعها في مكانها بسرعة. يرجع للكتاب صفحة 75 إذا احتيج لذلك.