فن إدارة الوقت - الفصل الأول : سيطر على وقتك 1/3
أولاً : أزل من عقلك خرافة[ الوقت حر]
إن التفكير بالأشياء الملموسة مثل السيارات والبيوت أسهل من التفكيربالوقت وذلك لأن لها قيمة ، ولكن لأن الوقت غير مرئي وغير قابل للمس فهو لا يحظىبالاحترام الكافي ، فلو سرق شخص مجوهرات منك فإنك ستنزعج وتخبر الشرطة عن الجريمةولكن سرقة الوقت في العادة لا تعتبر حتى جنحة ، ومما يدل على هذا أننا نسمع أحياناًقول القائل : اعمل ذلك في وقتك الحر ، أي اعمل ذلك حين لا تكون منهمكاً في أمر مهم، ولكن الحقيقة هي أنه يجب أن لا يكون هناك شيء اسمه الوقت الحر .



ثانياً : قدِّر لمجهودك ثمرة أعلى من الثمرة الحالية

فإذابدأت تفكر بأن وقتك فعلاً يساوي ثمرة عظيمة ؛ فلا تفاجئ إذا وجدت نفسك تجني فعلياًتلك الثمرة ، وما سيحصل هو أنك ستبدأ تدرك قيمة الساعة المهدرة ، بعد ذلك ستبدأبالبحث عن طرق لتقليل الهدر الذي يسببه انعدام الكفاءة ، وربما وهو الأهم ستبدأبالاختيار بدقة أكثر المشاريع والطلبات ثمرة ، ويجب أن لا تهب وقتك لأحد إلاباختيارك ، ولا تعتبر وقت شخص آخر أكثر قيمة من وقتك .

ثالثاً : حاسب نفسكودقق في وقتك والمجهود المبذول فيه

إن كنت من الذين لا يستطيعون أن يستثمرواوقتهم بشكل جيد فحاول أن تضع لك سجلاً تدوِّن فيه جداول لوقتك والوقت الذي قضيته فيأداء كل عمل من أعمالك ، وربما لا تكون هذه الطريقة ضرورية للناس الذين تعلمواإدارة وقتهم بشكل جيد ، ولكن بالنسبة للشخص الذي يجد صعوبة في إدارة وقته فإنالاحتفاظ بسجل يمكن أن يكون مفيداً كأداة تشخيص ، فالسجل يمكن أن يكون له أثرالصدمة ؛ حتى للناس ذوي الخبرة حينما يدركون كم من الوقت يتم فقدانه ببساطة ، إنالسجل لا يترك مجالاً كبيراً لخداع النفس .

الفصل الثاني : نظّم نفسك ورتبأولوياتك

إن معرفة التفاوت في أهمية الواجبات على لائحتك أمر حيوي ، فهذا هوالموقع الذي يتيه فيه الكثير ممن يمكن أن يصبحوا خبراء في إدارة الوقت ، فإنهميصنعون قائمة بالواجبات ، ولكنهم عندما يبدءون بتنفيذ البنود على القائمة ؛ فإنهميعاملون كل الواجبات بالتساوي ؛ وحتى يحصل تنظيم النفس وترتيب الأولويات فلابد مناتباع الأمور التالية :

1- يجب عليك أن تحدد وتدون أهدافك .

2- ركزنشاطك وجهودك على المصادر المفيدة لعملك .

إن الانتباه إلى ما سيعطي أفضلالعوائد يحررك من الاهتمام والارتباط بالمصادر التي تساهم بشيء قليل أو بلا شيء فينجاحك ، فقد تحتاج إلى إلغاء 80% من مصادرك أو تتخلص من 80% مما كنت تضعه على لائحةأولوياتك .

3- اكتب كل واجبات يومك .

هناك عدة أسباب وجيهة تجعل هذهالنصيحة جيدة ، منها :

أ-إذا كانت الواجبات مدونة فبإمكانك أن تنام بعمقأكثر ، حيث يصبح ذهنك صافياً ، ولا يخفى عليك أثر النوم بهذه الصفة على عمل الغد .

ب-إذا كانت الواجبات مدونة فإن عقلك يتحرر ؛ حتى يحل المشاكل ، وليس فقطليتذكرها ، فأصبح المجهود العقلي متوجهاً إلى عملية واحدة وهي إيجاد النتائج وليسإلى عمليتين ؛ عملية الحل والتذكر .

ج-إذا كانت الواجبات مدونة فأنت تكون قدخطوت خطوة نحو الالتزام ، فإذا كان الواجب لم يكتب فهو على الأرجح لا يستحقالتنفيذ.

4- اجعل لائحتك شاملة لوقتك وأولوياتك .

وحتى تكون لائحتكعملية فلابد أن :

· لا تعتمد على مذكرات مخربشة على قطع من الورق مبعثرة هناوهناك .

· لاتعتمد على قصاصات على مكتبك أو ملصقة على الثلاجة ونحوها بواسطةمغناطيس .

· تأكد من وجود لائحتك في مكان واحد على الأقل ، فربما يكون ذلكفي مفكرة تحملها معك أو في حاسوب .

· اجعل قائمتك حديثة .

· تأكد منأن تكون القائمة في متناول اليد في كل الأوقات .

5- افحص قائمتك بشكل منتظمواجعل مرؤوسيك يفعلوا ذلك أيضاً .

راجع قائمتك بشكل دوري ، ولابد أن تنظرإليها في الصباح كأول شيء تفعله بدون انقطاع ، وأيضا كلما أعطيت واجبات لمرؤوسيكتأكد من أنهم يحتفظون بقوائم للأمور المطلوبة منهم ، واطلب منهم في الاجتماعاتالتالية ، أن يحضروا القوائم ويستعملوها كأساس لتقريرهم عن العمل ، وتأكد أنك متىاستخدمت القائمة بهذه الطريقة فسوف تتأكد من أن الواجب الذي أمليته لم ينته إلىالنسيان .

6- حدد الفقرات على قائمتك بدقة وعلى قدر الطاقة .

يجب أنتكون قائمتك شاملة ، ولكنها يجب ألا تكون موسوعية ؛ وإلا أجبرت نفسك على أكثر منطاقتك ، وقبل أن تغادر المكتب اكتب ستة أشياء أو نحوها لم تتمكن من عملها اليوم ،وتحتاج إلى عملها بشدة في الغد ، وبهذا ستصبح أكثر تركيزاً ، وسرعان ما يحصل لكتحسن ملحوظ في إنتاجيتك .

7- حدد تاريخاً وزمناً للواجبات التي على لائحتك .

ضع الواجبات المطلوبة على لائحتك ،ويجب أن تلتزم بتنفيذ ما هو على اللائحة، وأفضل طريقة للالتزام هي إعطاء كل واجب على اللائحة شريحة زمنية محددة .

8- إذا كنت مسئولًا ففكر بعمل لوائح لمعاونيك .

فعليك أن تضع لوائحواجبات لمساعديك الرئيسين ، أو تطلب منهم أن يفعلوا ذلك .

9- اعمل لائحةللمدى الطويل .

يعمل الكثير من مخططي الوقت لوائح للمدى الطويل ، بل إنبعضهم يعرف لائحة واجباته الشهرية ، فيعرف مسبقاً وقبل شهر معظم المكالمات الهاتفيةالهامة التي سيجريها ، وبعض الأشخاص يقدرون حتى كمية الوقت التي سيحتاجها كل منمشاريعهم الموجودة على لائحة المدى الطويل حتى تنتهي ، بعد ذلك يستخدمون لوائحأسبوعية وشهرية وحتى سنوية لعمل لوائحهم من خلالها .

اسم الكتاب: فن إدارةالوقت [كيف يدير الناجحون وقتهم]