لقد تناول العديد من الباحثين موضوع الحوافز وقدموا عدة تعاريف لها، نتطرق إلى أهمّها:
تعريف أول: يمكن تعريفها على أنها:" مجموعة المؤثرات التي تستخدم في إثارة دوافع الفرد، وبالتالي في تحديد مستوى وشكل سلوكه وذلك بإتاحة الفرصة أمامه لإشباع الحاجات التي تحرّك دوافعه".
تعريف ثاني: كما عرّفها "محمد علي السلمي" على أنها:" العوامل التي تعمل على إثارة القوى الحركية في الإنسان وتؤثر على سلوكه ".
تعريف ثالث: عرّف "عمر وصفي عقلي" الحوافز بأنها:" فرص وسائل (مكافأة، علاوة...الخ)، توفّرها إدارة المنظمة أمام الأفراد العاملين لتثير بها رغباتهم وتخلق لديهم الدافع من أجل السعي للحصول عليها عن طريق الجهد والعمل المنتج والسلوك السليم، وذلك لإشباع حاجاتهم التي يحسون ويشعرون بها والتي تحتاج إلى إشباع".
تعريف رابع: عرفها مصطفى نجيب شاويش الحوافز هي:" المؤشرات الخارجية التي تشجع الإنسان أو تحفزه لأداء أفضل ".
يمكن القول أن الحوافز هي شيء خارجي وهي تلك الأساليب والعوامل التي تستخدم للتأثير في سلوك الأفراد العاملين لكي تجعلهم ينهضون بعملهم على نحو أفضل، وتحثهم على بذل جهد أكبر وزيادة الأداء نوعا وكما بهدف تحقيق أهداف المنظمة، وإشباع حاجات الأفراد ذاتهم.
ثانيـا: مفهـوم الدوافـع
تعريف أول: يرى " هوكس " أن الدافعية هي: " القوة التي تحرك وتثير الفرد من أجل إنجاز المهمات الموكلة إليه على الوجه الأفضـل عن طريق تلبية حاجاته الماديـة والمعنويـة ".
تعريف ثاني: حسب الدكتورة " راوية حسن ":" هي مجوعـة من القوى الكامنة داخل الفرد والتي توجه وتدفع الفرد للتصرّف بطريقـة معينـة".
تعريف ثالث: كما يمكن تعريفها بأنها:" عبارة عن الرغبات والحاجات وأي قوى متشابهة تسيّر وتوجّه السلوك الإنساني نحو أهداف معينة" .
تعريف رابع: يعرّف "عمر وصفي عقلي" بأنّ " الدافعية ما هي في الحقيقة إلاّ عبارة عن محركات داخلية أو قوي كامنة داخلية غير مرئية يحسّ بها الإنسان وتدفعه لأن يتصرف أو يعمل من أجل إشباع حاجة معينة يحس ويشعر بها ".

يمكن القول من خلال هذه التعاريف بأن: " الدافعية هي قوة داخلية تثير حماس الفرد وتحرك وتنشط سلوكه باتجاه معين لتحقيق هدف أو نتيجة أو منفعة لإشباع حاجة معينة فيزيولوجية أو نفسية و لا يمكن ملاحظتها أو مشاهدتها أو قياسها وإنما يمكن استنتاجها والاستدلال عليها من السلوك الظاهري للفرد ".
ثالـثا: الفـرق بيـن الدوافـع والحوافـز:
تعني الدافعية القوة الداخلية التي تدفع الإنسان لأن يقوم بالتصرف والسلوك، وبالتالي فالدافعية هي عبارة عن محركات داخلية غير مرئية تدفع الإنسان لأن يتصرف ويعمل من أجل إشباع حاجات معينة يحسّ ويشعر بها. وتلعب الحوافز دورا في تشكيل الدافعية الإنسانية وإشباع حاجاتها، وهي عبارة عن فرص أو وسائل يمكن بواسطتها إثارة رغبات الفرد، وخلق الدافع لديه من أجل الحصول عليها وإشباعها من خلال سلوك مرغوب فيه. يتضح من معنى الحافز أنّه يختلف عن الدافع فالأول خارجي في حين أن الثاني نابع من داخل الفرد.
ويشير " كيث ديفيز " في هذا الخصوص إلى أنّ: " الدوافع ما هي إلا تعبير عن حاجات الفرد لذلك فهي شخصية و داخلية، في حين الحوافز من جانب أخر تكون خارجية عن الفرد ذاته. فهي تمثل عوامل مؤثرة خارجية موجودة في بيئة الفرد، فمثلا عندما تقوم الإدارة بمنح العاملين حوافز معينة فإنها تقوم بإثارة دوافعهم بطريقة إيجابية بهدف خلق الشعور لديهم بالتقدير والرضا والرغبة في أداء العمل".