حتي يتم تعريف التفويض لا بد من التعرج على ثلاث عناصر و هي :


1- السلطة : الحق المخول لاتخاذ القرارات و إعطاء الأوامر و التصرف .


2- المسئولية : الالتزام من قبل الفرد حين أدائه بعض الواجبات لتحقيق نتائج معينة و تعتبر التزام أخلاقي لا تفوض .



3- المساءلة :إن المرؤوس عندما يقبل السلطة و المسئولية اللازمتين لعمل ما فإن ذلك يحمله التزام بإنجاز ذلك العمل .



و المرؤوس يسأل أو يحاسب أمام رئيسه عن الاستخدام الملائم للسلطة المفوضة إليه و عن إنجاز المسئوليات المحددة له .



تظهر الحاجة إلي التفويض من خلال كبر حجم المشروع و زيادة الأعباء على المدير مما يعني عدم قدرته على القيام بهذه الأعباء .