لا تفوت «الساعة الهادئة»..

ينصح كل مدير بتخصيص ساعة هادئة أو ساعتين كل يوم، أو على الأقل ثلاث مرات في الأسبوع، وأفضل وقت لها أن يأتي قبل ساعات العمل الرسمية بنصف أو ربع ساعة ويأخذ معها الساعة الأولى من العمل حيث الهدوء وقلة الاتصالات والمقاطعات وعليه في هذه الساعة أن يغلق على نفسه تمامًا ولا يستقبل أية مكالمة، ولا يقابل أي أحد إلا للضرورة القصوى. وفي هذه الساعة إلى الساعتين سوف يتمكن من قراءة ومراجعة أو إعداد أو التعليق على عدد أكبر من التقارير والدراسات والخطط والمعلومات والأنظمة والسياسات والإجراءات واللوائح، والاطلاع على أكبر قدر ممكن من المراسلات والمعاملات ثم التوقيع عليها أو إحالتها وتوجيهها أو الشرح عليها، وذلك بما يوازي عمل يوم كامل أو أكثر، وبحيث أنه لو لم يستخدم هذه الطريقة لتأخرت عنده أيامًا وسببت له قلقًا وضغطًا وتسببت في تعطل وتراكم الأعمال.

وهذا روي أليكساندر يتحدث عن هذه الساعة المهمة بقوله: الساعة الهادئة هي إحدى أفضل تقنيات الإدارة التي تم ابتكارها حتى الآن. ساعة واحدة في اليوم بدون مكالمات هاتفية أو زوار أو لغو أو صياح، فقط الهدوء، والعمل بدون مقاطعة، يقوم مساعدك - في هذه الساعة - بالرد على المكالمات واستقبال الزوار وتلقي الرسائل للرد عليها لاحقًا، وتكون أنت في عالم آخر. قد تكون هناك استثناءات ولكن في أضيق الحدود الممكنة. مالفائدة؟ سوف تنجز في ساعة هادئة واحدة مايستغرق إنجازه في المعتاد ثلاث ساعات. وما أفضل وقت للساعة الهادئة؟ أول ساعات الصباح قبل أن تبدأ معدلات المكالمات والاجتماعات في التسارع.