عندما يكون ذلك متاحًا، ضع المادة التي تقدمها ضمن سياق استراتيجي. والمقصود بذلك أن تربط، بينها وبين ما ترغب المؤسسة في تحقيقه، أو بمعنى آخر بالهدف الرئيسي. كأن تقوم مثلا بوضع تقريرك ضمن إطار يشمل الأهداف والخطط الرئيسية للمنظمة وطموحاتها ورؤيتها للمستقبل. على المستوى الإداري الخاص بك، قد لا تكون على دراية بالسياق الاستراتيجي، أو الخطط الحالية المؤسسة. حسنًا، لقد حان الوقت لتعرف ذلك. عندما تطرح استفسارات بشأن التقرير الذي ستقدمه، فأن ذلك يحسن صورتك العاملة، ويساعد على استيعاب الأمر.يميل المدراء الجدد أو حديثو الخبرة إلى تقديم تقارير مطولة تفيض بالتفاصيل المفرطة. وبالمثل فإن تقرير الشخص الخبير قد يكون مفرطًا في الإيجاز، ويسبب خيبة أمل القارئ إزاء قلة المعلومات، ويجعله غير واثق من الإجراءات المقترحة بعد ذلك، والأسباب التي تبررها.
فإن إما تقع في الإسهاب المفرط أو الإيجاز المخل، فكيف تصل إلى الدرجة المناسبة تمامًا؟ يصبح الأمر واضحًا للغاية عندا تعرف ما ترغب في تحقيقه. عندما يسألك أحدهم كم الساعة، فإنه لا يرغب في معرفة كيفية صناعتها. والتقارير المؤسسية ليست مقالاً أدبية، بل نصوصًا مكتوبة تستهدف اتخاذ إجراءات. وبصرف النظر عن مدى تعقيد أية قضية، فإنه يمكن تلخيصها في صفحة أو اثنتين.ينبغي أن تغطي تقاريرك المكتوبة المراحل الثلاث البسيطة للكتابة بتأثير:• الإعداد، يتعلق الإعداد بتحديد القضايا، توضيح نطاق الصلاحية، وتجميع المعلومات والتحليل. قد يبدو ذلك شبيهًا بطريقة كتابة المقالات الأكاديمية، لكن كما ذكرنا من قبل، يكون التركيز هنا منصبًا بشكل كبير على اتخاذ إجراءات، كما أن الكتابة هنا تكون أقل استطرادًا وتجريدًا. وأنت أيضًا تحتاج إلى وقت كاف لتعد نفسك بدلاً من الاندفاع مباشرة إلى الكتابة. كن حريصًا على التفاوض بشأن المواعيد النهائية لإنجاز التقرير، وكذلك مدى الاستعجال عليه.• الإنتاج: تتضن مرحلة الإنتاج أن تقوم بهيكلة تقريرك بإطار عمل منطقي تضع فيه المادة التي ستقدمها. أخبر الناس بأمور غير متوقعة، وليس بما يعرفونه بالفعل، وأظهر اهتمامك باتخاذ إجراء معين، مع الحرص على تقديم النقاط الأساسية في تتابع يسهل استيعابه. هذه المرحلة تتضمن أيضًا الكتابة، والتمحيص والمراجعة، والتحرير، وفوق كل ذلك التلخيص.• المتابعة: هذه هي المرحلة الخيرة، وفي المعتاد تون هي الأثر تجاهلاً. لا تقم أبدًا – طواعية – بإسقاط تقريرك في ثقب أسود وذلك بأن تنقله إلى قرائك، ثم لا تفعل سوى أن تتمنى الأفضل.