لكي يكون اي نظام للميزانية فعالا ، وبالذات من اجل الرقابة الافضل عن طريق ملخصات بالميزانية ، ينبغي ان يوجه المدير اهتمامه بدرجة اولى الى عديد من المسائل .

ينبغي اولاً ان يكون راضياً عن ان ملخص الميزانية يعتبر صورة دقيقة وكاملة الى حد معقول لخطط الشركة ، وينبغي تمحيص تقارير الميزانية واي تفسير للانحرافات الملازمة لها على اساس البت فيما اذا كانت المقارنة بين التكاليف بالميزانية والتكاليف الفعلية تظهر الروح الحقيقة للانحرافات المتضمنة .

مثلا قام احد رؤساء احدى الشركات ينقد مدير ورشته لانه تجاوز كثيراً ميزانية العمالة في احد الشهور في حين ان مدير الورشة كان قد خفض مادياً قوة عمالته مع زيادة مؤقتة في المصروفات من اجل دفع المكافآت الخاصة بترك الخدمة .
على المدير ان يركز اهتمامه على الاستثناءات ، ان الخلافات البسيطة في الميزانية ينبغي ان تلقى اهتماما يسيراً ، وغرض اي نظام للرقابة هو لفت النظر إلى الانحرافات الهامة ، كما ان كلا من تقارير الميزانية والاهتمام الممنوح لها ، سوف يظهر هذه القاعدة .

وقبل كل شيء ينبغي على المدير الا ينسى أبدا ان ملخصات الميزانية لا تعتبر بديلاً عن التشغيل المربح للعمل ، فهناك كثير من الاخطار في تقليب الارقام اثناء وضع الميزانية وقسر الايرادات والمصروفات على التلاؤم.

وفضلاً عن ذلك فإن وضع الميزانية لن يكون ابدا اكثر اكمالا من التخطيط الذي يقف من خلفه ، وتخضع الخطط – خاصة تلك التي ترسم لمدد طويلة مقدماً – للعيوب التي يصنعها التغيير والشك .

قد تكون هناك اوقات ينبغي للمدير ان ينسى خلالها ميزانيته كي يتفرغ لمقابلة الاحداث غير المتوقعة ، ان الميزانيات يقصد بها ان تكون ادوات لاسيما للرقابة الادارية .
ومن ناحية اخرى ينبغي عدم التقليل من شأن قيمة ملخصات الميزانية في توفير وسيلة فعالة للرقابة الشاملة في مواجهة اللا مركزية في السلطة ، انها توفر وسيلة يمكن بها تحديد اهداف المشروعات تحديدا واضحا ومفصلا ، كما يمكن وضع خطط الادارات بحيث تصبح مساهمة في تحقيق مثل هذه الاهداف .

فإذا اظهرت ملخصات والتقارير عن الاحداث الفعليةة ان المشروع ككل لا يتجه الى تحقيق اهدافه فانه يكون لدى كبار المديرين الوسيلة الطيبة والايجابية لاكتشاف اين تحدث الانحرافات ، واذا كان الخطأ لا يقع في خطط الادارات ولكن في الخطط الكبرى للمشروع فإن الملخصات سوف تكون مرشداً لمجلس الادارة او للمساهمين لوضع توصية متميزة بالذكاء .