الموضوع: 20 % من الشركات الخليجية الخاصة تتبع أنظمة توصيف وظيفي دقيقة

أشار استقصاء إداري حديث أن 20 بالمائة فقط من شركات القطاع الخاص في دول مجلس التعاون الخليجي تتبع أنظمة توصيف وظيفي دقيقة، ودعا الاستقصاء الذي أجري في شهري أبريل/نيسان ومايو/أيار الماضيين في منطقة الخليج إلى وضع نظام شامل للتوصيف الوظيفي قائم على أساس علمي وعملي.

وقال الخبير الإداري الدولي "علي شراب": إن التوصيف الوظيفي يعد أحد أهم ركائز الإدارة العلمية الحديثة استناداً إلى الدراسات التحليلية والتنظيمية لمختلف الوظائف، وشمل الاستطلاع الذي قامت به شركة "فرسان الحياة" المتخصصة في مجال التنمية الإدارية، عدداً من الشركات الخاصة الخدماتية العاملة في مجال الصيرفة والمال والتأمين والنفط في الخليج.

وأضاف "شراب": ينبغي أن يمثِّل التوصيف الوظيفي بوضوح ودقة المسؤوليات والمهام التي تتطلبها الوظيفة ويبين المؤهلات الأساسية لها وما تحتاجه من كفاءات ومهارات معينة.. ويعد التوصيف الوظيفي أحد أبرز معطيات تحقيق التميز في المؤسسات.

وقال: هناك فرقاً شاسعاً بين درجة الالتزام بنظام توصيف وظيفي باختلاف طبيعة أنشطة الشركات، فبينما نرى شركات تتقيد بشكل دقيق بهذه المسألة، تتشابك الوظائف فيما بينها في شركات أخرى.. كما يتباين موضوع التوصيف الوظيفي باختلاف طبيعة المدراء وينبغي تحديد مستوى الوظيفة في التراتبية الإدارية وفقاً للمهام المطلوبة، إضافة إلى الكفاءات اللازمة بصرف النظر عن شاغل الوظيفة.

وشدد الدكتور "شراب" على أهمية وضوح وصف العمل واحتوائه على جميع النقاط اللازم استيفائها لتتناسب مع الموظف، مما يوفر الوقت والجهود ويحدد المهام والمسؤوليات بشكل يلائم كل من الموظف ومديره المباشر والإدارة العليا على حد سواء.

وتشمل عملية توصيف العمل على مسمَّى الوظيفة وتحديد القسم والتبعية ونطاق المسؤولية و المجالات الرئيسية للمسؤولية ودائرة التشاور والتنسيق ومدة العمل والمؤهلات العملية والتقنية المطلوبة.

وشدد الخبير الدولي على أهمية عدم إلزامية الوظائف بعمر معين أو بشهادة معينة، حيث أثبتت التجارب أن هذين الشرطين غير لازمين لا سيما في الوظائف الإدارية التي تعتبر مزيجاً بين العلم والفن.

ودعا "شراب" إلى توصيف العمل بطرق ممنهجة لا تسرد المهام والمسؤوليات بشكل حرفي لا يعكس واقع الوظائف، وقال: إن التوصيف الوظيفي يساهم في الوصول إلى نظام تقييم أداء فعال وواضح وبالتالي تطوير أنظمة تحفيز وترقية وتطوير وظيفي فعالة.

ولا يعتبر التوصيف الوظيفي أمراً ضرورياً فقط للفئات الوظيفية التشغيلية بل أيضاً للمستويات الإدارية العليا وأعضاء مجالس الإدارة، حيث إن عمليات التوصيف تضعف مع تصاعد المستوى الإداري، وتكمن أهمية وجود وصف وظيفي في أنه يشرح المهام المطلوبة من كل عضو في الهيئة الإدارية ويحدد مسؤولياته وصلاحياته بما يساعد على منع التداخل في الأعمال وتحقيق التنسيق والتنظيم بين فريق أعضاء الهيئة الإدارية.

وأشاد "شراب" بعمليات التطوير والتحديث التي تأخذ بعين الاعتبار رؤية ورسالة المؤسسات وأهدافها الإستراتيجية وتوجه هذه المؤسسات إلى تطوير كوادرها البشرية وتحقيق التميز في توفير خدماتها، مشيراً إلى أن عمليات التوصيف الوظيفي يعد أمراً ضرورياً لتحقيق هذا التوجه.

وقال: إن المفارقة هنا هو أنه بعض المؤسسات تمتلك أنظمة توصيف وظيفي غير أنها لا تتبعه بشكل مباشر لعدم إدراكها لأهمية الالتزام به في تطوير أدائها وقياسه بشكل فعال.

ودعا المؤسسات الحكومية إلى توضيح خط سير كل معاملة توفرها وإعداد النماذج والطلبات لهذه المعاملات ووصف المهام إضافة إلى تدريب الموظفين على سرعة إنجاز هذه المعاملات من خلال إعداد الوصف الوظيفي لكل موظف.

من المهم معرفة مهام الوظيفة ودرجة تلائمها مع القائم بها