مرحلة التخطيط هى بدون شك المرحلة الأهم من بين جميع المراحل ، و مع الأسف يتخطى كثير من المدراء مرحلة التخطيط بهدف الشروع فى العمل سريعاً ، و قد يعدل هؤلاء عن هذا إن علموا أن التخطيط يساوى فى أهميته التنفيذ بل و أكثر و أن التخطيط يوفر الكثير من الوقت و الجهد والمال و يحول دون وقوع المشكلات.


وحسن التخطيط هو مفتاح المشروع الناجح ، وأول ما يجب التطرق له فى أى مشروع ، وبالطبع لا يجدر بالمدير وضع خطة وحده و أن يتخذ من العصف الذهنى وسيلة لجمع كافة الأفكار الجيدة ، لا سيما وأن العصف الذهنى لفريق العمل ككل أو مع دائرة الموظفين الرئيسيين أمر يساعد فى وضع كافة المكونات اللازمة لتنفيذ مشروع ناجح فى الإعتبار مع التفكير فى أية عواقب محتملة من شأنها إعاقة سير المشروع .


إدارة المخاطر أيضاً هى نقطة هامة تستدعى الوقوف عندها كثيراً أثناء تخطيط المشروع ، فمن المهم تحديد المخاطر المتعددة التى تواجه المشروع و وضع الخطط المناسبة لمواجهتها تحسباً لوقوع أى من هذة المخاطر .


و تتضمن هذة المخاطر :


· تقديرات #post229130" target="_blank">الوقت و التكلفة المتفائلة جداااً
· التغيير بالحذف أو الإضافة فى أهداف المشروع بمجرد أن يبدأ
· الإقتطاع غير المتوقع من الميزانية
· سوء الفهم الناجم عن ضعف التواصل
· المشكلات المتعلقة بالجودة التى تؤدى بالتالى إلى إعادة القيام بالعمل
· عدم الاستيعاب الجيد للأفراد بكل ما يتعلق بأدوارهم ومسؤولياتهم
· عدم كفاية الموارد


وتذكر دائماً أن تجاهل الوقوف على المخاطر المحتملة لا يجعلها تختفى من الحياة ، ولهذا من الأفضل تحديد المخاطر من البداية تجنباً لأية مشكلات و هذا يجب أن يحدث قبل البدء فى المشروع وحتى بعد ذلك خلال المراحل المختلفة للمشروع تفادياً لأية مشكلات غير سارة.


وفى التخطيط هناك طريقتان يمكن اتباعهما إما تحليل المشروع بحيث يتم تفنيده إلى أهداف صغيرة ، وإما أن يتم التخطيط بشكل عكسى و ذلك من خلال تصور المشروع مكتملاً أو النظر إلى مشروع مماثل مكتمل ومن ثم ترتيب الخطوات التى يمكن الوصول من خلالها إلى مشروع جديد مكتمل أيضاً فأحياناً رؤية الصورة كاملة يجعل من السهل القيام بعملية التخطيط و كل ما يتصل بها من مهام وأمور تراتبية .


و هناك أمر أخر فى غاية الأهمية ألا وهو تقييم الموارد اللازمة لمشروع من بدايته وحتى نهايته حتى لا يشعر القائمين على المشروع بأى نقص فى الموارد طوال فترة التنفيذ و الموارد تضم العنصر البشرى والآلات و المعدات و كافة أشكال الدعم بمكان التنفيذ ، و يجب أثناء تنفيذ المشروع أن يراقب مدير المشروع العاملين بحيث يتأكد من أن الأمور تسير فى اتجاهها الصحيح و أن كل وظيفة مسندة إلى شخص تتم و كأنه مخلوق من أجل القيام بها.

نص مترجم

اقرأ أيضاً ... : كيف تضع خطة إدارة المخاطر - نموذج متكامل RISK MANAGEMENT PLAN