تبرز الحاجة إلى العمل على الوصف الوظيفي عند استحداث الوزارة / الجهة الاتحادية لدور جديد(مايوجب إصدار وصف وظيفي جديد)، أو عند حدوث تغيير في دور حالي يوجب إضافة / تعديل / حذفبعض المهام والمسؤوليات الوظيفية التي سبق تحديدها وتقييمها (ما يوجب تعديل وصف وظيفيقائم)، وذلك على النحو المبين أدناه:
•إصدار وصف وظيفي جديدوالتي تتمثل في اإلجراءات المتعلقة بإعداد الوصف الوظيفي للوظائف الجديدة والمعتمدة ضمنإطار الميزانية و الهيكل التنظيمي للوزارة / الجهة االتحادية، وذلك من خلال عدة مراحل تتمثلفي اإلعداد والمراجعة والتقييم ثم االعتماد النهائي )والتي يتم من خاللها إضافة مناصب وظيفيةً جديدة إلى الوحدة التنظيمية( علما بأن المنصب الوظيفي يتكون من عنصريين أساسيين هما:الوظيفة التي ينتمي لها والوحدة التنظيمية التي يتبعها.
​•تعديل وصف وظيفي قائموالتي تتمثل في اإلجراءات المتعلقة بمراجعة وصف وظيفي معتمد، وإسقاط التعديالت الالزمة عليهكنتيجة لفصل األدوار، أو دمجها، أو تغير المهام والمسؤوليات الوظيفية سواء بالزيادة أو النقصانبناء على إعادة الهيكلة أو صدور قرار إداري باستحداث دور وظيفي جديد.