توضح هذه المقالة سبب أهمية الإنتاجية ومشاركة الموظفين. و سنغطي:

  • ما هي الإنتاجية؟
  • لماذا نحتاج إلى التحسين؟
  • كيفية قياس إنتاجية الموظف.
  • نصائح لتحسين إنتاجية شركتك.

ما هي الإنتاجية؟ (What is productivity)
الإنتاجية هي مقياس الإنتاج مقابل الكفاءة. و يكثر ذلك في المحادثات اليومية. و من المرجح أن تسمع عنها في الاجتماعات و الندوات و الاستطلاعات. الآن، لقد صنفت كحكاية عن مشاكلنا الاقتصادية. ونحن جميعًا نريد أن نصبح أكثر إنتاجية.
و لكن كيف يمكننا قياسها؟ و لماذا نحتاج إليها؟
يعتقد البعض أن نجاح أي عمل يعتمد على توظيف أفضل العقليات والاحتفاظ بها. مهما كان معتقدك، فإنه من المشجع رؤية المشاريع الصغيرة والمتوسطة تبحث عن طرق أكثر ذكاء لإلهام الموظفين والتحول من أنماط العمل والترتيبات التي تعود إلى اشتراكية القرن التاسع عشر. فمثل هذه الساعات والمتطلبات قد تعوق إنتاجيتنا ونمو أعمالنا.
ولهذا السبب فإن العديد من الشركات تعالج المخاوف المتعلقة بالإنتاجية من خلال النظر في خيارات العمل المرنة. من ساعات العمل المرن و العمل عن بُعد إلى خطط الرفاهية في مكان العمل، وأهداف التنمية الشخصية والفرق التي تدار ذاتيًا؛ لديك خيارات.
لذا دعنَّا نتعلم كيفية العمل بذكاء.
لماذا يهم ذلك؟ (Why does it matter)
وفقًا لأوبوس إنرجي، فإن ٨٦٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة في المملكة المتحدة تعتقد أن الإنتاجية هي المشكلة. و نظرًا لوجود أكثر من ٥.٧ مليون من المنشآت الصغيرة والمتوسطة في المملكة المتحدة، والتي تشكل ٩٩٪ من أعمال المملكة المتحدة، فإن عدم كفاءة الإنتاجية لها تأثير كبير على اقتصاد المملكة المتحدة.

وقد توصلت أبحاثنا الأخيرة إلى أن ٧٥٪ من صناع القرار في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم سعداء بإنتاجية أعمالهم، وأن واحدة من كل خمسة (٢٢٪) من الشركات لا تقيس الإنتاجية على الإطلاق.
كما أن دراسة استقصائية أخرى أجراها مصرفيون تجاريون، Close Brothers، من أكثر من ١٤٠٠ مؤسسة صغيرة ومتوسطة الحجم عبر المملكة المتحدة وفرنسا وألمانيا، وجدت أن ٢٨ % منهم لا يعرفون كيفية قياس الإنتاجية.
و هناك قضايا واضحة حول المهام التي لا يمكن قياسها كميًا. قد تستغرق ساعة واحدة على الهاتف لحل استعلام من عميل غير سعيد أكثر قيمة من مكالمة مبيعات جديدة. لماذا؟ يمكن للعميل التعيس أن يلحق الضرر بعملك أكثر مما تعتقد.
ولكن كيف تقيس الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم الإنتاجية؟ (But how do SMEs measure productivity)
إن قياس الإنتاجية بدقة أمر معقد إلى حد ما، ولكن من الممكن المساعدة باستخدام حاسبات الإنتاجية. في معظم الحالات، لا تعد حالة بسيطة لإحصاء عدد الأشياء التي ينتجها كل موظف في اليوم الواحد. ومن الصعب قياس العديد من المهام، كما أن نوعية العمل تحتاج أيضًا إلى الأخذ في الاعتبار.
يمكن أن يقوم عامل المصنع بإنتاج أكثر من ١٠٠ منتج كل يوم، ولكن إذا لم يتم تصنيع المنتجات وفق معيار كافي، يتم إهدار الوقت والمواد. وغني عن القول إن الجودة هي أصعب جانب في إنتاجية الموظفين يمكن قياسه.
نصائح لقياس إنتاجية الموظفين (Tips for measuring employee productivity)
إذًا كيف ترسم إنتاجية الموظفين لاكتساب فهم أفضل لأداء عملك؟

  1. وضع خط أساس (Establish a baseline)

أولًا وقبل كل شيء عليك أن تضع بعض المقاييس الأساسية للقياس مقابلها. وستحتاج إلى تحديد نواتج العمل المتوقعة لكل وظيفة. على الرغم من أنه قد يكون من السهل تطبيق مقاييس الإنتاجية على الأدوار ذات المهام المحددة، إلا أنه قد يكون من غير الواضح كيف يمكنك تطبيق نفس المقاييس على الأدوار الأكثر عمومية، مثل موظفي الإستقبال و موظفي الإدارة.
بيد أنه ينبغي تحديد التوقعات لكل دور. وهذا من شأنه أن يوفر الوضوح لكل من صاحب العمل والموظف. فهو ينشئ نقطة مرجعية لقياس الأداء الأساسي ويحمل الموظف المسئولية.

  1. تحديد وقياس المهام (وليس ساعات) (Define and measure tasks not hours)

تحديد القياسات المتعلقة بالوظائف الرئيسية للوظيفة أو استخدام مقاييس أوسع. وتتضمن القياسات المفيدة مدى سرعة خدمة العملاء، وعدد الفواتير التي يتم إرسالها، وعدد مكالمات المبيعات التي تم إجراؤها، وعدد طلبات الشراء التي تم إرسالها وما إلى ذلك. في بعض الحالات قد يكون من السهل قياس مخرجات المجموعة.

  1. تحديد أهداف وغايات واضحة (Set clear objectives and goals)

ضع في اعتبارك كيف يساهم أداء موظفيك في أهداف وغايات نشاطك التجاري. ضع أهدافًا واضحة واستخدم مراجعات الأداء المنتظمة لتقييم التقدم.

  1. إجراء مسح للعملاء (Carry out a client survey)

يؤثر أداء الموظف الضعيف في نهاية المطاف على عملائك. يمكن أن يكون استطلاع العملاء طريقة جيدة للحصول على التعليقات والتتبع للموظفين الفرديين عندما لا يتم التخطيط لطلب أو خدمة معينة. كما يمكن التعرف على الأداء المتميز والثناء عليه.

  1. وضع قيمة على جودة العمل (Place a value on quality of work)

يعد إنجاز المهام في الوقت المناسب وفقًا لمعايير عالية مؤشرًا رئيسيًا في قياس أداء الموظفين. من خلال مراقبة جودة العمل، وكذلك الكمية، يمكن تلبية احتياجات التدريب بسرعة.

  1. مراقبة الثلاثيات السامة (Monitor the toxic triplets)

إن مراقبة التغيب عن العمل عنصر أساسي لقياس أداء الموظفين. إذا كان الموظف يؤدي أداءًا بارعًا في العمل، ولكنه يأخذ وقتًا مفرطًا في إجازة مرضية بسبب ضغط العمل، فإن الإنتاجية ستتأثر عمومًا.
و تؤثر فترة العمل أثناء المرض (الموظفون الذين يحضرون العمل عندما يكونون مرضى) تأثيرًا كبيرًا على الأداء. والواقع أن وضع قيمة على العمل أثناء المرض أمر بالغ الصعوبة، ولكنه يستحق المعالجة و التعامل معه. على المدى الطويل، يكون للموظفين الذين يحضرون للعمل أثناء مرضهم تأثير سلبي على الإنتاجية الإجمالية. كما أن حضور العمل أثناء المرض يزيد من فرص نقل العدوى إلى موظفين آخرين ويمدد فترة الشفاء.
وتتصل صعوبات القياس بتحديد الحلقات وربطها بالإنتاجية. قد تكون استقصاءات الموظفين مفيدة. على سبيل المثال، اسأل الموظفين "متى عملت خلال الأشهر الإثني عشر الماضية عندما كنت مريضًا؟ " ويمكن لبرامج الرفاهية في أماكن العمل أن تساعد على تحديد و معالجة العمل أثناء المرض.

  1. النظر في الثقافة (Consider culture)

إن ثقافة الشركة هي مجموع ما تفعله و تقوله أنت وموظفوك و كيف تتصرف داخل شركة، وكيف يتم التعامل مع العملاء والمنتجات والخدمات. إنه الهيكل التنظيمي اليومي ويحددك أنت وعملك.
أولًا، راجع مدونات ثقافة شركتنا الأخرى وحدد مدونتك. سوف تقع في واحد من أربعة أنواع - هرمية، عشيرة، سوق أو ثقافة خاصة.
ثم ابدأ في إنشاء أهداف ذات صلة بشركتك وصناعتك. ستعكس هذه أحلامك في العمل ورؤيتك وهدفك. ثبت أن ثقافات الشركة الضعيفة أو السامة تقلل من الإنتاجية، وتولد معدل دوران أعلى للموظفين بالإضافة إلى تكاليف توظيف واستبقاء أكبر.

أهمية فهم مشاركة الموظفين (The importance of understanding employee engagement)
من الواضح أن الإنتاجية هي أحد مسارات النجاح. يعد الموظفون ركيزة أساسية لدفع أعمالك إلى الأمام، لذا يجب أن يتم توجيه اهتمام متساو لفهم مشاركة الموظفين وإدارة التغيير. يعد قياس إنتاجية الموظفين أمرًا بالغ الأهمية إذا كانت الشركات الصغيرة والمتوسطة تريد تحديد مجالات المشكلات ودعم الموظفين ليكونوا أفضل ما يمكن أن يكونوا.