تعد الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية بالأجهزة الحكومية من أهم الإدارات؛ لأنها تلعب دورا مفصليا في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للجهاز، وتعطي بعض الأجهزة الحكومية أهمية بالغة لهذه الإدارة، بحيث ترتبط تنظيميا بالمسؤول الأول بالجهاز. في حين أن بعض الأجهزة الحكومية تهمش دورها، وتجعلها قاصرة على أداء دور تقليدي يتمثل في تنفيذ خطط الجهاز وإعداد القرارات الخاصة بالموظفين من تعيينات وإجازات، وترقيات، إنهاء خدمة وغيرها من القرارات ذات العلاقة، بل إن المستوى التنظيمي لهذه الإدارة يظهر عدم أهميتها، بحيث ترتبط تنظيميا بالمسؤول الثاني أو الثالث في الجهاز.
ويقابل الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية في القطاع الخاص إدارة الموارد البشرية، ويلاحظ المتابع أن الشركات الكبرى والمتوسطة في القطاع الخاص تعطي هذه الإدارة أهمية كبرى تنظيميا ووظيفيا، فعلى سبيل المثال تجد من يشغلها يتولى وظيفة نائب رئيس الشركة للموارد البشرية، كما هو موجود في بعض الشركات الكبرى.
ويطالب الخبير الأمريكي ديف أولريك «Dave Urlich» مؤلف كتاب «نصير الموارد البشرية»، وأحد أبرز خبراء الموارد البشرية في الوقت الحاضر والمستشار لمجموعة من الشركات التي تصنف من قائمة أفضل (200) شركة في العالم، أن تمارس إدارة الموارد البشرية (الإدارة العامة للشؤون المالية والإدارية) دورا جديدا لمساعدة المنظمات في تحقيق أهدافها وإبراز المكانة التنظيمية والوظيفية لها، ويتمثل تنفيذ هذا الدور في أن تقوم الإدارة بتطبيق أربعة أدوار وهي على النحو التالي:
1- الإدارة الاستراتيجية لإدارة الموارد البشرية:
يقصد بها أن تشارك الإدارة في تنفيذ استراتيجية الجهاز الحكومي بكل فعالية وقوة. فعلى سبيل المثال تساعد هذه الإدارة في وضع الخطة الاستراتيجية لتدريب الموظفين، من خلال اختيار البرامج التدريبية المناسبة، مكان انعقادها، تكلفتها. وضع خطة للمساهمة في خفض تكاليف التوظيف ومدته، وهكذا.
2- إدارة التغيير والتحول:
أن تقوم الإدارة بدور كبير في إدارة التغيير والتحول الذي يحدث في المنظمة نتيجة للمنافسة الشديدة، أو رغبة الحكومة في زيادة فعالية الأجهزة الحكومية لتلبية احتياجات ومتطلبات المواطنين، كما يحصل الآن في المملكة من تطوير شامل في العديد من الأجهزة مثل الأجهزة القضائية (مجلس القضاء الأعلى، وزارة العدل، ديوان المظالم) ووزارة التربية والتعليم.. وغيرها.
3- إدارة تطبيق البنية التحتية:
إعداد بنية تحتية للجهاز الحكومي من سياسات وإجراءات وقواعد ونظم، بحيث تكتب وتعد بصورة جيدة وتكون متوفرة للموظفين بموقع المنظمة وأن تقوم الإدارة بصفة مستمرة بمراجعة وتطوير سياسات العمل، والإجراءات والقواعد والنظم لتتلاءم مع احتياجات ومتطلبات المنظمة.
4- إدارة مساهمة العاملين:
إعداد السياسات والإجراءات المناسبة لمعرفة احتياجات الموظفين وتلبيتها، وتشجيع الموظفين المبدعين وإتاحة الفرصة لهم في تنفيذ إبداعاتهم المتعلقة بتطوير العمل أو تطوير نظم وإجراءات العمل، وذلك من خلال المسوحات الميدانية المختلفة التي تطرح على الموظفين لمعرفة احتياجاتهم وإبداعاتهم المختلفة.
لذلك فنحن نقترح لتمكين الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية من لعب الأدوار السابق ذكرها أن تعطى أولا الوضع التنظيمي المناسب، أن يمكن المسؤول عنها من حضور اجتماعات كبار مسؤولي الجهاز الخاصة بوضع الخطط الاستراتيجية والتنفيذية الخاصة بتسيير أعمال الجهاز، أن يتم تزويد الإدارة بالموظفين المتميزين.

بقلم: محمد زويد العتيبي