الموضوع: التدريب ممكن مساعدة

السلام عليكم ورحمة الله
هل ممكن مساعدة في هذا موضوع شائك ولو بجواب واحد

التدريب

لقد تم تعيين السيد/ هشام مديرا لإدارة التدريب في أحد فروع بنك الوحدة العربية تقديرا لإخلاصه في العمل، وتفانيه فيه. وكان هشام في الخمسين من عمره ويتمتع بقدرة كبيرة من الحيوية والصحة، ويحمل مؤهلا عاليا في إدارة الأعمال، وكان قد بدأ حياته الوظيفية في إدارة التدريب المركزية بالمركز الرئيسي للبنك.
ولقد صمم هشام منذ توليه هذا المركز على تطوير أسلوب التدريب المتبع في هذا الفرع، وكذلك تقدير واحترام العاملين معه.وتضمنت إستراتيجيته في العمل ما يلي:
1‑ التأكد من مواظبة العاملين في إدارته بنفسه من خلال دفتر الحضور والانصراف.
2‑ التمسك بالأنظمة والتعليمات وتطبيقها حرفيا.
3‑ إتباع سياسة الباب المفتوح أمام زملائه والمتدربين، وحسن استقبالهم والاستماع لأرائهم.
4‑ بذل جهود مضاعفة لتحقيق انجازات يمكن أن يذكره بها المتدربون فيما بعد.
ولقد التزم هشام بما حدده لنفسه من مبادئ، وواصل العمل بعد ساعات العمل الرسمية، وألزم زملاءه أيضا بذلك مقابل أجور إضافية حتى استنفذ المبالغ المرصودة لذلك في ميزانية التدريب.
وعلى الرغم من ذلك فقد أدهشه أن يجد المراسلات والملفات تتكدس على مكتبه انتظارا لإجراء اللازم فيها، وفي هذا الوضع لم يجد هشام بدا من التطوع بالعمل بمفرده لساعات طويلة بعد ساعات العمل الرسمية، ومع ذلك كانت الملفات تزداد تكدسا على مكتبه يوما بعد يوم.
وفي إصرار وعناد واصل هشام العمل، حتى انتهى به الأمر إلى الإصابة بأزمة قلبية نتيجة الإرهاق الشديد والتوتر والقلق، وخلال فترة إقامته في غرفة الإنعاش وسرير الشفاء في المستشفى، كان يفكر في مشكلته، ويستشير أصدقاءه في طريقة حل هذه المشكلة، فأشار عليه أحدهم الاستعانة بإدارة التدريب المركزية بالبنك الرئيسي، التي أوفدت إليه أحد الباحثين فيها لإجراء استطلاع مبدئي ورفع تقرير بما يتوصل إليه .
تضمن تقرير الباحث مايأتي:
à إن معدل عدد المراسلات التي ترفع لهشام يوميا لاتقل عن 35 رسالة من أجل إبداء رأيه فيها.
à إن عدد الملفات التي ترسل إليه يوميا للنظر فيه يبلغ 30 ملفا.
à إن عدد المراسلات والملفات التي ترفع إليه يوميا للموافقة أو التصريف لاتزيد عن رسالة واحدة أو ملفين على الأكثر.
à إنه يقضي 10 ساعات يوميا في العمل موزعة على النحو التالي:
· ثلاثة ساعات لاستقبال المتدربين عند حضورهم إلى مكان الدورة.
· ساعتان لرئاسة لجان العمل في إدارته.
· ثلاث ساعات لحضور اجتماعات مختلفة في فرع البنك الذي يعمل فيه.
· ساعتان بعد ساعات العمل الرسمية لتصريف بعض الأعمال المكدسة على مكتبه.
à إن تصريف الأعمال الخاصة بالتدريب والمتدربين لايحتاج لأكثر من ساعة واحدة يوميا على الأكثر .
à إن سجل مواظبة العاملين ممتاز، ولكن هناك خلافات حادة بينهم، لدرجة أن غالبيتهم تفضل العمل بعيدا عن الإدارة حتى لو تطلب ذلك النقل للعمل في مدينة أخرى.
à إن المتدربين والمدربين ساخطون عليه، ودائمو الشكوى منه لأسباب عدة، منها ضعف برامج التدريب وكذلك ضعف المدربين والخدمات التي تقدم إليهم في مجال التدريب.
وبمجرد أن اطلع مدير عام إدارة التدريب المركزية بالبنك الرئيسي، أدرك على الفور مشكلة هشام وأسبابها.


1. تحديد مشكلة هشام وأسبابها؟
2. ذكر أسباب شدة الخلافات بين العاملين في الإدارة ورغبتهم في العمل في جهات أخرى؟
3. ماهي أسباب سخط المتدربين والمدربين على هشام بالرغم من احترامه لهم و الاستماع لآرائهم؟
4. كيف يمكن لهشام إدارة وقته بطريقة أفضل؟

سلام...
بناء على ما ذكر:

1. فان مشكلة هشام هي أنه يمضي معظم وقته في أعمال ثانوية متعلقة بعمله الأساسي ألا وهو التدريب, والسبب هو عدم تنظيم الجهود بما يتناسب مع الوقت, أي توزيع الوقت والاستراتيجية حسب أولية وأهمية العمل!
حيث أنه يعمل ١٠ ساعات يوميا وقد أجهد نفسه مع العلم أن تصريف الأعمال الخاصة بالتدريب والمتدربين لايحتاج لأكثر من ساعة واحدة يوميا على الأكثر !

2. ان أسباب شدة الخلافات بين العاملين في الادارة تعود الى عدم متابعة شؤونهم من قبل هشام وعدم الاطلاع على مشاكلهم ومشاكل العمل. فان 10 ساعات التي يقضيها في العمل هي بعيدة نوعا ما عن علاقات الموظفين وما يدور من مشاكل واضطرابات بينهم.

3. أسباب سخط المتدربين والمدربين على هشام تعود الى الضغط وعدم المرونة في الادارة من قبل هشام, فالعامل البشري تحت تأثير مباشر اذ أن هشام وعلى سبيل المثال يتأكد من مواظبة العاملين في إدارته بنفسه من خلال دفتر الحضور والانصراف, ويتمسك بالأنظمة والتعليمات وتطبيقها حرفيا !!!

4. يجب على هشام توزيع الأولويات في مهامه وبناء عليه يتم توزيع الوقت وادارته بطريقة أفضل, ومثال على ذلك تمضية ثلاثة ساعات لاستقبال المتدربين عند حضورهم إلى مكان الدورة, وثلاث ساعات لحضور اجتماعات مختلفة...
يجب اعادة النظر في الوقت المعطى لهكذا مهام والتقليص منه والتركيز على أعماله التدريبية المباشرة (الملفات والمراسلات التي ترفع اليه يوميا) ومتابعة شؤون العاملين في ادارته.

أتمنى أن أكون قد أفدت ...تحياتي

السيد سطوف المحترم
مما أرغب بالمشاركة به في هذه الحالة الدراسية المطروحة...جملمة من الأفكار:
العمل بداية هو عمل مؤسساتي و ليس من مهمة المدير وحده
يجب على هشام بداية دراسة بيئة عمله , وإعادة بناء فريق عمله و فق السياسات المتبعة و الأنظمة النافذة, ومن ثم دراسة الاحتياجات التدريبية الحقيقية للعاملين و المدربين لديه,ليصار إلى تصميم برامج تدريبية تلامس متطلباتهم , و العمل على تنفيذها بما هو متاح قدر الإمكان,و الحضول على تغذية راجعة عما تم حدوثه و النتائج المتحققة , ومن ثم العودة لدراسة الآحتياجات وهكذا دواليك...
و يستحسن من هشام ترك مسائل الدوام و الروتين الإداريي للمختصين فيه من قسم الموارد البشرية و عدم ضياع وقته بمثل هكذا أمور على تقديري الشخصي لا تدخل باختصاصه, وغيلاء المهام المذكورة في توصيفه الوظيفي و سياسات قسمه كل إهتمام ,وعدم الإكتفاء بمجرد سماع الشكاوى , أو عدم إحالة هذه الشكاوى لمن هو أعلى منه و مختص بحلها.
ووضع هشام خطة عمل لسنة قادمة يقوم يتجزئتها لخطط عمل إما نصف سنوية أو ربع سنوية أو شهرية وصولاً لكل يوم بذاته وقسماً فيها العمل بشكل مدروس مع الإنتباه لترك هامش للأمور الطارئة أو لحصول ظرف يستدعي تأخير العمل.

هذا بعجالة ما أحمله لكم ..ارجو لسيادتكم الفائدة إن وجدتموها في هذه السطور

عزت بقجه جي
طالب ماجستير إدارة أعمال