الموضوع: كيف استطيع ادارة الملفات

صباح الخير

انا اشتغل بشركة كبيرة وفيها تقريبآ 4000 موظف ..
اعمل بوظيفة ((IN HR Personnel Administration Division ))
وعندي ملفات كثيرة مثل (( Over Tiem . PDF Cheklist )) ... وغيرها
ابي فكرة بدل ماحطة في ملفات وتتراكم علي ,,, كل ساعة اغير ملفات واخلي القديمة ... ابي فكرة استغني فيها عن الملفات ... بحيث احتفض بيها وكا ماابي استطيع الرجوع اليها

وتسلمون

اخي الكريم الموضوع بسيط جدا ولو انني لم افهم سؤالك جيدا ...
الملفات المقصوده حسب ما فهمت الملفات الكبيرة ( Box File)
1- اجعل لكل عمل ملف مستقل ( أي كلما كانت التفرعات كثيرة وواضحة كلما زاد سهولة الرجوع اليها ) مثلا ....
ملف الاضافي رقم (1) قسمه على اربع اشهر - بحيث تحفظ الاوراق المتعلقة بشهر يناير ثم تجعل فاصل ما بينه وبين الشهر الذي
يليه فبراير ........ وهكذا
ملف الاضافي رقم (2) يبدا من مايو
ملف الاضافي رقم (3) يبدا من شهر سبتمبر
2 - اجل لك ملف خاص بالرواتب (1) وقم بتقسيمه الى 6 اجزاء على الستة الاشهر الاولى وحفظ في كل جزء اي اجراء تقوم به خلال الشهر في وقته
بحيث تستفيد منه عند عمل رواتب اخر الشهر .
وملف اخر للستة اشهر الاخرى .

لا ادري عن طبيعة العمل والادراءات التي تتم عندك في الشركة ولكن هذه فكره احببت ان اشاركك فيها والاساس في حجم العمل الكبير تقسيمه
الى اجراءات وتفرعات ، ممكن تكون كثيرة وطويلة ولكن سوف تتعب مره واحدة فقط في السنة ويسهل عليك الرجوع اليها بدقة ومع الوقت
سوف تتعود على ذلك وتكون الامور بالنسبة لك واضحة ، وهذا لا يعني ان تقوم انت بذلك بل وجه الكادر الموجود عندك لعمل ذلك .

تمنياتي لك بالتوفيق

هى اخوي انا بنت اولآ ... انا مقسمتهم بس الملفات تتكاثر علي ... لان انا ارتبهم ع حسب (( Staaf No )) للاشخص ابي فكرة استغني فيها عن الملفات

هل تودينا طريقة لترتيب الملفات أم برنامج أم ماذا ...!!


أسأل الله التوفيق والنجاح للجميع
أتمنى الفائدة للجميع مما يطرح ....

اختي العزيزة
لاتوجد طرقة عن الاستغناء عن الملفات ، فهي جزء اساسي في عمل الموارد البشرية

عمل أرشفه إليكترونية لها و تحويل الأصول للماليه أو للأرشيف .

ممتازززززززززززززززززززز جدااااااااااااااااااااااا ااااااااااااااااااااااا

السلام عليكم
اختي العزيزة بالنسبه لحجم الموظفين يجب اولا تهئية كل تلك البيانات و الملفات في داتا مدخله علي برامج قواعد البيانات اكسل مثلا او داتا بيز

انا انصح بتقسيم الفايلات بحسب الادارات و الاشخاص في كل اداره بالسريال
ثم بالنسبه للملفات الاخري مثل تشيك ليست او اتش ار ليتر فورم اضعها في ملف يسمي reports and form
ملفات البريفورمنس ابريزل توضع في ملف خاص و بالتالي اي موضوع يتم تقسمه

....
اخيرا انصحكم بالتعاقد مع شركة تقنيه برمجيه لتصميم برنامج يتخصص بتلك العلميه لقسم ال HR و هناك العديد من البرامج الاجنبيه الموجوده. لكن انصح بشركه تصمم لكم البرنامج ليتيح لكم تصميم البرنامج بما يتناسب مع تعداد الموظفين و نوعيه الملفات الخاصه بهم.

و الله الموفق