: مدير إدارة المخازن
التبعية : الشئون الإدارية كودالوظيفة : MD 009
الهدف و الغرض من الوظيفة:
تخطيط وتنظيم كل الأمور المتعلقة بالمخازن (خامات ، منتج نهائي ، منتج تحت التشغيل ، والمساحات التخزينية) وتحديد الاحتياجات المطلوبة وتنظيم دخول وخروج المخزون طبقاً للإجراءات المعتمدة
الرئيس المباشر:
1- المدير الإداري
2- ممثل الإدارة لنظام الجودة (كجهة إستشارية لأخذ الرأى فقط و كمقيم أداء مباشر)
المهام و المسئوليات:
- المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا و إبداء الرأى فى النتائج و القرارات
- المشاركة و الحضور الفعال فى الإجتماعات الدورية الخاصة بالإدارة
- المشاركة فى صياغة الأهداف و الخطط الرئيسية للمؤسسة
- مسئول عن التخطيط و البرامج التنفيذية الخاصة بالمخازن و التى تصب فى النهاية لتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة
- مسئول عن متابعة تنفيذ الخطط الخاصة بإدارة المخازن
- تدريب الأفراد العاملين بإدارة المخازن على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب
- مسئول عن تحديد الحدود المخزنية للأصناف وتكويد الأصناف
- مسئول عن إصدار طلبات الشراء لإدارة المشتريات
- المشاركة فى إعداد الإجراءات الخاصة بالمخازن مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط توكيد الجودة
- مسئول عن إمساك السجلات المخزنية ومتابعة أعمال التخزين وإصدار القرارات بكيفية التخزين
- إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته
- إصدار القرارات المناسبة فى حدود سلطاته و التى قد تكون سبباً فى تحسين الأداء المخزني
- إقتراح الميزانية المناسبة لإدارة المخازن فى حدود إمكانيات المنظمة بناءاً على دراسات
- إصدار القرارات المناسبة لكيفية التخزين بما يتوافق مع طبيعة المخزونات
- إجراء جرد دوري للمخازن كل ثلاث شهور ورفع نسخ منه لكل من المدير الإداري ، والمدير التنفيذي ، وممثل الإدارة لنظام الجودة
- رفع تقرير أسبوعى إلى المدير الإدارى لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المخازن
- مدير المخازن مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء المخازن و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
نطاق المسئولية و الإشراف:
مدير المخازن مسئول عن كل ما يخص إدارته و عن سلامة نظام المخازن بالتضامن مع المدير الإدارى و مسئول عن جميع المستندات التى يعتمدها و القرارات التى يتخذها مسئولية كاملة ويجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:
1- منسقي المخازن
2- أمناء المخازن
3- عمال المخازن
السلطات و الصلاحيات:
- لمدير المخازن الحق الكامل و السلطة المطلقة فى محاسبة و مراجعة أعمال و توقيع الجزاءات الإدارية و إصدار أمر صرف المكافآت و الحوافز لكل من:
1- منسقي المخازن
2- أمناء المخازن
3- عمال المخازن
- مدير المخازن هو الجهة المسئولة عن إصدار واعتماد طلبات الشراء
المؤهلات الدراسية:
مدير المخازن يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
- بكالريوس تجارة – قسم محاسبة (عربي) - بكالريوس تجارة – قسم محاسبة (إنجليزي)
الدورات التدريبية:
مدير المخازن يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:
1- مفاهيم نظم الجودة
2- المراجعة الداخلية
الخــبرات:
مدير المخازن يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:
- خبرة بأعمال إدارة المخازن لا تقل عن 10 سنوات منها سنتين على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)
- خبرة ثلاث سنوات كمنسق مخازن (خبرة داخل الشركة)
- خبرة ثلاث سنوات كمدير مشتريات (خبرة داخل الشركة)
اللـغــات:
- اللغة العربية
بطلاقة تحدثاً و كتابة
- اللغة الإنجليزية
يفضل جيد على الأقل تحدثاً و كتابة
\
المهــارات:
مدير المخازن يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1- صياغة و تحديد الأهداف
2- التخطيط الفعال
3- إعداد البرامج التنفيذية للخطط المعتمدة
4- إتخاذ القرارات بناءاً على الحقائق
5- التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلى و خصوصاً برامج قواعد البيانات
6- التعامل مع الأجهزة المكتبية
7- مهارات القيادة و الإدارة بشكل عالى
8- الدراية بنظم التخزين المتبعة فى المؤسسات الصناعية
9- مهارات الإتصال و التواصل مع الأخرين
10- مهارات التنسيق و توزيع الأعباء
11- مهارات التنبؤ و قوة الملاحظة
السمات الشخصية:
يجب أن يتحلى مدير المخازن بالسمات التالية:
1- الإنضباط فى المواعيد
2- التركيز و المنطقية فى التفكير
3- معدل ذكاء عالى جداً
4- هادىء الطباع و غير إنفعالى
5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
8- حسن المظهر والأناقة
9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
10- تحمل المسئولية و مواجهة تبعات القرارات بثبات
11- قوة الشخصية و رباطة الجأش و الحزم
12- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مدير المخازن عن 30 سنة و لا يزيد عن 45 سنة
مدة العمل فى الوظيفة:
لا تقل مدة العمل فى وظيفة مدير المخازن عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن سبع سنوات
الترقـيات:
بعد إنتهاء مدة عمل المدير الإداري، فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة المدير الإداري
معايير التقييم:
1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات المخازن من خلال إدارة نظام الجودة
2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها مدير المخازن لرئيسه المباشر (المدير الإداري)
4- تقرير الرئيس المباشر (المدير الإداري)