النتائج 1 إلى 5 من 5

الموضوع: للأيميلات إيتيكيات

  1. #1
    الصورة الرمزية سارة نبيل
    سارة نبيل غير متواجد حالياً مسئول ادارة المحتوى
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    مصر
    مجال العمل
    أعمال ادارية
    المشاركات
    3,052

    للأيميلات إيتيكيات

    إيتيكيتات الإيميلات

    الـ 24 قاعدة التالية تبين أهم الأشياء التي ينصح باتباعها عند التعامل مع الإيميل الرسمي في الشركات:


    1. كلما قصر إيميلك وصغر كلما بدى أكثر احترافية وأكثر قابلية للقراءة. لكن انتبه فكتابة الإيميلات الصغيرة أصعب من كتابة الإيميلات الكبيرة.
    2. انتبه لمن ترسل، وعليك أن تنفق بعض من الوقت في مراجعة الأسماء الذين ستقوم بالإرسال لهم حتى لا ينتهي إيميلك عند شخص آخر ( مثل المدير) ، كما أن ترتيب الأسماء مهم جدا، فعليك أن تتنبه إلى من ترسل الإيميل وتطلب منه عمل شيء معين وإلى من ترسل الصورة.
    3. عنوان الرسالة من أهم الأشياء التي يجب أن تستثمر فيها وقتا، حيث انها يجب أن توضح تماما ماذا تحتويه الرسالة، فمثلا: عنوان رسالة مثل ( مشكلة في النظام ) غير واضحة أبدا ويفضل أن تستبدل بـ ( مشكلة دخول مستخدم لنظام س) ، كما أنه يفضل أن يكون هناك نماذج معينة للإيميلات الروتينية ، يتم الاتفاق عليها في الشركة كتحديد العنوان المناسب لإرسال التقارير ومحاضر الاجتماع والاحصائيات والطلبات والأعطال والعقود والخطابات... إلخ...
    4. الانتباه للأخطاء اللغوية والنحوية: حيث أن مثل هذه الأخطاء تؤثر سلبا على الكاتب، ويفضل استخدام بعض البرامج المساعدة في التحقق من الأخطاء الإملائية، وعدم استخدام المترجم الفوري لترجمة الجمل حيث أنه يقوم بتغيير المعنى.
    5. يتوجب إعادة قراءة الإيميل بعد كتابته وقبل إرساله، وفي حالات الرسائل الحساسة والمهمة يفضل أن تكون القراءة بعد الكتابة بعدة ساعات أو في اليوم التالي حيث أن الكاتب لا ينتبه إلى بعض الأخطاء التي تكون موجودة في الرسالة عند قرائتها بعد الكتابة مباشرة.
    6. الوقت اللازم للرد على إيميل أتاك هو بحد أقصى 24 ساعة، وإن كنت لا تستطيع الرد خلال هذه المدة لعدم توفر المعلومات فيجب عليك أن ترسل رسالة توضح فيها بأنك ستقوم بالتحقق من الموضوع والرد خلال (مدة) حتى ولو كانت طويلة فالمهم أن تظهر للمرسل بأنك استلمت الرسالة وتقوم بالعمل عليها.
    7. عندما ترسل إيميل لعميل خارج الشركة فأنت تتحدث باسم شركتك، وبالتالي يفضل في هذه الحالة أن يتم عرض الإيميل على مديرك المباشر لمراجعته.
    8. لا تكثر من استخدام تعبير ( هام وعاجل) في إيميلاتك وإلا فإنه بعد فترة لن ينتبه المستقبل إلى مدى أهمية الإيميل الذي أرسلت وخصوصا أنك اكتسبت شهرة بأن جميع مواضيعك هامة وعاجلة.
    9. لا تستخدم الاختصارات في الإيميلات الرسمية خصوصا المعدة للعملاء، حيث أن هذه الاختصارات قد لا تكون مفهومة عند العميل فمثلا: (FYA) تعني لدى البعض For Your Action وتعني لدى البعض For Your Amusement.
    10. لا تستخدم الأشكال والتعابير التي تستخدمها في التشات في إيميلاتك الرسمية مثل الوجوه الباسمة (Smiley Faces) J .
    11. في معظم الحالات لا تعيد إرسال إيميل وصلك ( Forward) دون أن تستأذن المرسل الأصلي، خصوصا وإن كان زميل لك.
    12. لو استلمت إيميل بالخطأ فلا تسارع بحذف إو بتهديد مرسله، ما عليك إلا أن تعيده للمرسل ليعرف أن إيميله أرسل خطأ لشخص آخر.
    13. في حال قيامك بإرسال إيميل لأحد الموظفين ولم يرد عليك، فلا تزعجه بإعادة إرسال نفس الإيميل مرات ومرات، الأفضل أن تتصل عليه وتسأل عن سبب عدم الرد، وتستطيع أن تعيد الإرسال إليه وإرسال صورة لمديره في حال رغبت في تصعيد الموضوع ( أن تنكبه).
    14. تذكر أن الإيميل ليس أفضل وسيلة للاتصال، فالمقابلات الشخصية والاتصالات الهاتفية قد تكون أفضل في معظم الحالات حتى يتم التفاهم على ماهو مطلوب ويكون الإيميل بعد ذلك مجرد توثيق لما تم الاتفاق عليه.
    15. استخدام الحروف الكبيرة (Capital Letters) غير محبب، حيث أنها تعطي انطباع بأنك تصرخ.
    16. لا تجعل الرسائل تتكدس في صندوقك البريدي، إفرزها إلى مجلدات أو أو أرشفها، ينصح البعض بحذفها ولكن عندي تحفظ من حذف أي رسالة من إيميلك، حيث أنها قد تكون كنزا في يوم من الأيام.
    17. استخدم الإيميل لتوثيق أي محادثات شفهية مهمة، حتى لا تنساها أو ينساها الطرف الآخر.
    18. في حال احتواء إيميلك على معلومات سرية، فيجب أن توضح ذلك، ولا تتوقع أن يعرف مستقبل رسالتك أن المعلومات سرية دون أن توضح له ذلك.
    19. لا تستخدم إيميلك لأغراض شخصية، وإن كان ولا بد فانتبه، حيث أن معظم الشركات تقوم بمراقبة الإيميلات، يفضل أن تستخدم وسيلة أخرى للأغراض الشخصية مثل الإيميل الشخصي.
    20. يفضل أن يكون لدى كل شركة نموذج موحد للإيميلات سواء من ناحية الخط أو حجمه أو لونه أو شكل التوقيع.
    21. لو استلمت إيميل ولم تفهم معناه فالأفضل أن تتصل بالمرسل وتستعلم منه ماذا يريد منك بالضبط.
    22. في حال وجود عدة مواضيع في إيميلك فالأفضل أن ترقمها حتى ينتبه المستقبل لذلك.
    23. من أكثر الأشياء أهمية هو موضوع عدم إرسال إيميل لجميع موظفي الشركة إلا في الضرورة القصوى والتي تتطلب القيام بأمر عاجل من جميع الموظفين ، مثل وجود خلل طارئ في أنظمة الهاتف أو الإيميل، أما في الحالات العادية فيجب استخدام وسيلة أخرى (مثل لوحة الاعلانات العامة)
    24. وأخيرا، يفضل أن يتم التحقق من الإيميل بحد أدنى مرتين في اليوم مرة في الصباح ومرة في المساء.


    إعداد وتجميع وتعليق وترجمة: إياد عمر حمود
    لا تنسونا من دعائكم

    المصادر:

    1. Jonathan Whenam ( 2000) , email@work
    2. Mark McCormack ( 1997), McCormack on Communicating
    3. DB Hartman & KS Nantz (1996), the 3 Rs of emails
    الملفات المرفقة
    التعديل الأخير تم بواسطة محمد أحمد إسماعيل ; 15/10/2012 الساعة 20:28

  2. #2
    الصورة الرمزية fact2002
    fact2002 غير متواجد حالياً تحت التمرين
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    ليبيا
    مجال العمل
    كمبيوتر/تقنية معلومات
    المشاركات
    1

    رد: للأيميلات إيتيكيات

    بارك الله فيك .... ياأستاذ إياد عمر
    فعلاً هذا طريقي ...في أستخدم الاميلات
    وعادة أستخدم كلمة "" Feedback "" ما معناها "" رد علية "" أو " أريد رد "
    برنامج اللوتس نوتس "Lotus Notes " خاص بالشركات برمجة من شركة IBM

    ...Thank you

  3. #3
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    الولايات المتحدة الأمريكية
    مجال العمل
    Managerial Consultant - Trainer & Mentor
    المشاركات
    870

    رد: للأيميلات إيتيكيات

    Communication or writing letters and e-mails is considered knowledge and skill, and you should know what to do before you do it.... Helpful tips
    Thank you
    ***اذا أكرمت الكريم ملكته واذا أكرمت اللئيم تمردا ***
    اعمل لدنياك كأنك تعيش أبدا،واعمل لآخرتك كأنك تموت غدا

  4. #4
    الصورة الرمزية aziz althabet
    aziz althabet غير متواجد حالياً مبادر
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    المملكة العربية السعودية
    مجال العمل
    هندسة
    المشاركات
    21
    صفحة الفيس بوك
    صفحة الفيسبوك لـ aziz althabet

    رد: للأيميلات إيتيكيات

    شكرا لك على المعلومات القيمة

  5. #5
    نبذه عن الكاتب
     
    البلد
    المملكة العربية السعودية
    مجال العمل
    أعمال حرة
    المشاركات
    136

    رد: للأيميلات إيتيكيات

    جزآك الله خير ونفع الله بعلمك وجعله فى ميزان حسناتك نور على الصراط