الموضوع: محتوى دورة فن ادارة الوقت

الاخ الحبيب عاكف

إدارة الوقت على مستوى المؤسسة:

إدارة الوقت على مستـوى المؤسسة لا تختلف عن تلك المطلوبة والمطبقة على المستوى الفردي ، فمهارة تحديد الأهداف وخاصة الهدف الذكي (Smart goal) ، و التخطيط والخطوات المرافقة لها هي نفس الشيء للمؤسسة مع تعديل بسيط أن بعض التقنيات والوسائل تختلف وتمر بمراحل لأنها ليست على المستوى الفردي فقط بل على مستوى جماعي.

كما أن مضيعات الوقت على المستوى الجماعي تكون كبيرة لأنك لا تستطيع التحكم بسلوكيات أعداد كبيرة بسهولة ، بسبب طبيعة العمل الإداري وطبيعة بعض نشاطاته مثل الاجتماعات....

أهم الأمور التي يجب على المدير أو الموظف اتباعها
بالإضافة إلى التي على المستوى الفردي:
- رتب أولوياتك في العمل .
- أنجز العمل بإتقان لكيلا تحتاج العودة إليه مرة أخرى.
- تعامل مع مضيعات الوقت بفعالية .
- استخدم التفويض الفعال.











مضيعات الوقت
إن مفهوم مضيعات الوقت مفهوم ديناميكي يتغير بتغير الظروف والأزمان والأمكنة والأشخاص، وهو نشاط يأخذ وقتاً غير ضروري أو يستخدم وقتاً بطريقة ملائمة أو أنه نشاط لا يعطى عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجلهِ.
إن النظرة الشاملة لمضيعات الوقت تقتضي الالتفات إلى ما يلي:-
1. يعتبر أي نشاط مضيعاً للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك
2. كل مضيع للوقت هو توظيف غير ملائم لوقتك .
3. إن سبب جميع مضيعات الوقت هو أنت أو الآخرون أو أنت والآخرون، فالوقت لا يضيع لوحده بل يحتاج إلى من يضيعه.
4. بالرغم من أن جميع مضيعات الوقت من الممكن تبريرها فإن ممالا شك فيه أن جميع مضيعات الوقت يمكن ترشيدها وإحلالها بأنشطة منتجة.
مضيعات الوقت الداخلية والخارجية
مضيعات داخلية : وهي مرتبطة بالفرد نفسه ( من الأسباب ضعف التخطيط ، عدم معرفة ما يريده بالتحديد ، العادات السلبية المضيعة للوقت...).
مضيعات خارجية : وهي مرتبطة بتعامل الفرد مع الآخرين ( العائلة ، الأصدقاء.... )
عن مضيعات الوقت :
- يجب أن تدرك أهمية تفادي مضيعات الوقت.
- يجب أن تسأل نفسك هل العمل الذي تقوم به مهم أم أنه عادي وتافه ؟
- وتسأل نفسك أين تنفق طاقتك وجهد ، باتجاه الهدف المنشود أم بدون اتجاه؟
- يجب أن لا تخجل من طلب المساعدة ،لأنه يساعدك في اختصار الوقت بمحاولات قد تكون غير ناجحة.
أهم مضيعات الوقت :
- المقاطعات بمختلف أشكالها. - المكالمات التلفونية
- البريد الإليكتروني - عدم إنجاز المهمة بشكل كامل.
- فترات الراحة
مضيعات الوقت على مستوى المنظمة :
- المضيعات الفردية بالإضافة إلى :
- الاجتماعات - عدم وضوح عملية الاتصال.
- عدم التفويض. - الأزمات.
- عدم وضوح الأهداف والأولويات. - ضعف التخطيط.
أهم الاستراتيجيات المستخدمة لإدارة الوقت
- عملية اتخاذ قرارات فعالة. - التعامل مع المكالمات التلفونية.
- التفويض الفعال. - التعامل مع الإجهاد .
- التعامل مع المقاطعات بشكل فعال - عملية الاتصال الفعال.
- ترتيب وتنظيم بيئة العمل أو المحيط الذي أنت فيه.
-

مضيعات الوقت على المستوى الفردي
مضيعات الوقت الإستراتيجيات المقترحة
ضعف التخطيط: - وجود قائمة لما يجب عمله.
- تحديد مواعيد نهائية للإنجاز الأعمال.
- برنامج عمل يومي و شهري.
عدم وضوح الأهداف والأولويات: - اتباع الطرق التي تم شرحها عن تشكيل الأهداف (الهدف الذكي).
الحيرة/التردد في
اتخاذ القرارات : - جمع المعلومات اللازمة والدقيقة.
- عدم تأجيل والمماطلة في الأعمال.
- نفذ القرار حال اتخاذك له.
المقاطعة: - تعلم قول " لا ".
- يجب أن تكون على علم بأولوياتك وأهدافك.
- التشويش والمقاطعة تؤدي إلى عدم استغلال الوقت بالشكل الأمثل حتى ولو كانت هناك استراتيجيات جيدة.
تجاوز البرنامج: - القدرة على قول " لا ".
- يجب أن تدرك ما هي قدرتك على الإنجاز.
الإجهاد/التعب: - عندما تشعر بالتعب توقف عن العمل لأخذ بعض الراحة ثم المتابعة.
- حاول إجراء بعض التغيرات لكسر الروتين.
- يجب أن يكون أحد أهدافك عمل التوازن في نمط حياتك.
التلفونات : - التلفونات نعمة و نقمة في نفس الوقت ، فمن جهة يمكن أن ننجز عدد من الأعمال باستخدام التلفون ويمكن أن يستخدم في أمور لا تتعلق بالعمل أو شيء يؤدي إلى مصلحتك.
- اكتب ما تريد إخبار الطرف الآخر في المكالمة قبل إجرائها حتى لا تنسى ما تريد قوله. وكذلك في حال استقبالك لمكالمة من أي جهة اكتب ملخصا عن محتوى المكالمة وإذا كانت بحاجة منك إلى متابعة أو إجراء معين.
- حاول أن تكون مكالماتك الصادرة كلها في وقت واحد.
- إذا لم تجد الشخص المطلوب اترك له رسالة واضحة ليعاود الاتصال بك ، أو اسأل عن الوقت المناسب لتواجده حتى لا تقضي وقتاً طويلا في البحث عمن تريد بالهاتف.
- حاول أن تستقبل المكالمة عندما تكون مستعداً وعندما يصل بك أحدهم اخبره انك لم تستطع الإجابة على المكالمة السابقة بسبب عدم ملائمة الوقت وانهم إن أرادوا الاتصال بك لاحقا أن هذا الوقت هو الأنسب.
- حاول أن يكون عندك التلفون الناطق (answer machine) لتتمكن من الرد على اختيار المكالمات المهمة والأخرى لاحقاً.
- يمكنك أن تعمل وأنت تتحدث بالتلفون فمثلا يمكنك أن تستعمل السماعة (Speaker) و تستمر بالعمل خاصة إذا كنت وحدك وكانت المكالمة عادية ، أو يمكنك استعمال سماعة الأذن وخاصة عندما تستعمل الهاتف الخليوي ( ولكن ليس أثناء القيادة!!!!!!).
المماطلة: - عند اتخاذك لقرار معين اعمل على تنفيذه مباشرة و لا تماطل أو تؤجله ، فليس المهم اتخاذ القرار بل الأهم هو وضع القرار قيد التنفيذ.
عدم التوازن: - يجب أن يكون في برنامجك أو خطتك التي تتبعها موازنة بين العمل وحياتك العائلية والحياة بشكل عام.
- عدم التوازن يؤدي إلى الإجهاد والإرهاق و بالتالي ضعف الإنجاز.

المضيعات على المستوى المؤسسي
بالإضافة إلى المضيعات السابقة التي على المستوى الفردي
مضيعات الوقت الإستراتيجيات المقترحة
الزوار : - كثيرون يقولون لك هل لديك دقيقة أو خمس دقائق ، لتجد نفسك بعد ذلك أن معظم نهارك كان في استقبال الزوار....لذا لا بد من معالجة الوضع :
- يجب أن تتعلم كيف تقول "لا" وكيف تعتذر بلباقة ولطف بسبب انشغالك
- حاول أن تستعين بالآخرين لتذكيرك بمواعيدك والمطلوب منك إنجازه في حال خجلك وعدم قدرتك على إخبار زوارك بما عليك.
- حاول معرفة سبب الزيارة إذا كانت بخصوص العمل حاول إنجازه لهم بسرعة أو وكّل الآخرين أو أخبرهم بما يجب عمله.
- من الاقتراحات في حال قدوم زوار عندك قف وابقى واقفاً وحاول التحدث مع الزائر وأنتم واقفون حتى يستشعر مدة انشغالك.
- يمكنك الاعتذار لهم و إعطائهم موعدا يناسبك.
- حاول عدم التحدث في مواضيع عامة أو بغير هدف ا لزيارة لتختصر الوقت.
- إذا كان لديك سكرتيرة اتفق معها على نظام معين لتخليصك من الزوار الغير مرغوب فيهم من خلال تذكيرك بالمواعيد اللاحقة وغيرها.........
- إذا كنت موظفاً عاديا حاول الاستعانة بزميلك في العمل.
- حاول لقاء الزوار في قاعة الاجتماعات أو في مكتب زميل آخر ، وليس في مكتبك .
- حاول وضع ساعة كبيرة أمامك وانظر إليها دائماً لتُشعر الآخرين أنك مشغول وبانتظار شيء ما .
- إذا لم يستشعر زائرك بعد كل هذا حاول أنت الخروج من المكتب لأي حجة.
- إذا أردت أن تعمل بدون مقاطعة اجعل عندك مكان خاص تعمل به و اجعل شخصاً يعلم مكانك للاتصال بك عند الضرورة.
عدم التفويض: - يجب أن يكون التفويض فعالا بمعنى أن تختار الشخص المناسب للقيام بالعمل كما لو أنك أنت الذي قمت به أو حتى بنسبة (80% فما فوق).
الاجتماعات: - الاجتماعات مهمة ولكن الأهم هو الخروج بنتائج وعدم إضاعة الوقت بنشاطات غير منتجة.
الأزمات: - لا يمكن التحكم بالعناصر المفاجئة لذا يجب التعامل معها.
- في حال حدوث طوارئ حاول التعامل معها يوما بيوم.
- يجب أن تعمل على حل المشكلة الأساسية من جذورها وليس فقط التعامل مع الأعراض والظواهر للمشكلة.
- من أسباب الأزمات عدم وجود تخطيط جيد لذا أهم خطوة في معالجة الأزمات هي الحرص على إعداد خطة باتباع خطوات التخطيط .
- حتى في حال وجود خطة قد تكون مشكلة التوقعات الغير واقعية، مما تحد من تكوين البدائل والحلول الملائمة.
- يجب أن تكون قنوات الاتصال واضحة حتى لا تترك مجال للشائعات ويجب اطلاع موظفيك ومن لهم علاقة بالموضوع على حقيقة ما يجري (بالقدر المسموح به) ليكونوا عوناً لك على معالجة الوضع.
عدم إنجاز العمل بشكل كامل: - إذا لم يتم العمل بشكل كامل فإنك ستضطر العودة إليه مرة أخرى.
عادات العمل السيئة - يحب استخدام الطرق الإدارية الصحيحة لإنجاز الأعمال المطلوبة منك .
- يمكن الاستعانة بالموظفين الكفؤيين.
- استخدام تقنيات ووسائل إدارة الوقت و تفعلها.
القيام بالأمور الروتينية - وقتك ثمين يجب أن يخصص للأمور التي تحتاج إلى مهارات إدارية معينة ، والى قرارات سريعة وهامة ، يمكنك أن تفوض إلى موظفيك هذه الأمور الروتينية.
- يجب أن تقوم بالأمور طبقاً لأولوياتك (الأمور الروتينية ليست أولوية)
الأعمال الورقية والقراءة : - إذا لم يكن لديك وقت لقراءة شئ معين ومهم احرص على أن توكل أحد ا لموظفين الكفؤين لعمل ملخص لك.
- لا تمسك ملف أو ورق معين إلا إذا كنت متأكد بأنك ستتعامل معه حالاً .
- حاول إنجاز الورقة الواحدة بشكل كامل حتى تنتهي منها.
البريد الإليكتروني : - لا تجعل شغلك الدائم تفقد البريد الإليكتروني لكيلا تصرف وقتاً كبيرا خاصة إذا كنت ممن يحبون الإنترنت لأنك حتى وان لم تجد بريدا يلهيك (الغير متعلق بالعمل) ، فإنك ستقضي وقتاً وأنت تفتح مواقع مفضلة لديك في كل مرة...
- في حال ورود العديد من الرسائل الدعائية لبريدك و لا تريدها ، يمكنك بكل سهول عمل حاجز (Block) لفصل هذه الرسائل عن باقي البريد .
- لا تفتح البريد الذي قررت وضعه في الرسائل التي لا تريدها فهذا سيأخذ منك الوقت الكبير ، فقط قم بإلغاء الرسائل و يكفي القرار لأول مرة بأنك لا تريد هذه الرسائل .
عدم ترتيب بيئة العمل: - إذا لم تكن قادرا على الوصول لما تريده من أوراق ومعدات لازمة لعملك بسهولة فهذا يعني أنك غير مرتب وغير منظم.
- يجب أن يكون مكتبك منظماً وليس أكواماً من الأوراق المتناثرة والغير مصنفة.
- اجعل أمامك ما تريد استخدامه حالياً فقط.
- تذكر كم من الوقت ستنفقه وأنت تبحث في أكوام الورق.
الاستراحات: - حاول وضع وقت محدد.
- حاول أن يكون هذا الوقت هو اقل الأوقات إنتاجية في العمل.
- تقليل أوقات الغداء والاستراحة قدر الإمكان.
- معرفة ما سينتج عن الإفراط في وقت الاستراحة.

أخطاء المديرون :
- عدم عمل توازن بين الحياة العملية وبين الحياة الاجتماعية.
- بيئة عمل غير منظمة ومرتبة (أكوام الورق الكثيرة والمتناثرة).
- بدء يوم العمل بدون خطة واضحة أو برنامج عمل يومي.
- عدم النوم بشكل كافي
هذا ليس مفيداً لأن الإرهاق سيلازمك طيلة النهار وستكون إنتاجيتك أقل.


أهم مضيعات الوقت :
الاجتماعات غير الفعالة:
تمثل الاجتماعات أحد النشاطات التي يمارسها القادة الإداريين والمديرين والمشرفين، لذلك يجب المحافظة عليها وإدارتها بفعالية .
أسباب مشكلات الاجتماعات وبعض حلولها

الأسبـــاب الحلـــول
عدم وجود هدف. - ينبغي أن لا يكون اجتماع بدون هدف ويفضل أن يكون الهدف مكتوباً .
عدم وجود جدول عمل. - ينبغي ألا يعقد أي اجتماع دون جدول أعمال مكتوب. أو يذكر جدول عمل شفوي للاجتماع المفاجئ.
أشخاص غير ملائمين: كثيرون أو قليلون. - يجب أن يحضر أولئك الذين يحتاجهم الاجتماع فقط.
عدم ملائمة الوقت. - يجب التأكد من الوقت المناسب.
عدم ملائمة المكان. - يجب اختيار مكان مناسب للاجتماع .
عدم التخطيط للاجتماعات. - يجب التخطيط الملائم لمعظم الاجتماعات الفعالة.
كثرة الاجتماعات. - اختبر حاجتك الفعلية للاجتماعات.
قلة الاجتماعات. - قم بتقييم الحاجة للمشاركة وللمعلومات وللتنسيق ثم ضع الجدول بناء على هذه الأولوية.
إشعار أو مذكرة غير ملائمة. - اعد مذكرة مكتوبة بكل الضروريات بما فيها المعلومات والمواد الضرورية .
عدم التركيز - عدم التركيز يؤدي إلى تفويت عدد من النقاط الهامة للنقاش مما يستدعي أن تسأل وتستفسر عنها وربما الإعادة من جديد مما يستهلك وقت كبير.
الوقت المناسب - لضمان بدء الاجتماع وإنهائه في الوقت المناسب حاول أن يكون في نهاية الأسبوع وفي آخر ساعات الدوام لتضمن أن الكل سيتكلم في المفيد ولن يضيع وقت الاجتماع.
- إذا احتجت أن يكون في أحد أيام الأسبوع يمكنك أن تضعه قبل فترة الغداء أو الاستراحة، لتضمن أن المشاركين سيحرصون على الاستفادة من ساعة راحتهم.
عدم بداية الاجتماع في الوقت المناسب. - ابدأ في الوقت المناسب.
عدم انتهاء الاجتماع في الوقت المناسب . - قم بإنهاء الاجتماع في الوقت المناسب.
عدم تلخيص نتائج الاجتماع. - قم بتلخيص نتائج الاجتماع أو اجعل أحد المشاركين يقوم بعملية التلخيص.
المتابعة والمراجعة : - يجب أن تكون نتائج الاجتماع الذي انعقد في موقع التنفيذ والمتابعة أو حتى التحقق وجمع المعلومات اللازمة وعرضها في الاجتماع التالي ومناقشة ما تم التوصل إليه من توصيات الاجتماع السابق و ما الذي حصل ولماذا؟

التفويض غير الفعال:-
يعتبر التفويض من أهم العوامل المساعدة على كسب الوقت وإدارته ويمكن ممارسة التفويض على النحو التالي :
- إذا كان لديك مدير مكتب أو سكرتير عليه أن يقوم بترتيب مواعيدك، فيوفر عليك الوقت وينظم زائريك بعدم السماح لبعضهم بمقابلتك أو تأجيل مقابلتهم لك حتى موعد آخر.
- دع مدير مكتبك أو سكرتيرك يهتم في المكالمات التلفونية. اطلب منه أن يهتم هو في الإجابة على كل المكالمات ما عدا الاضطرارية منها كذلك اطلب منه أن يسجل ملخصاً لكل مكالمة أو ملاحظة حولها.
- أعط مساعدك أو مدير مكتبك أو سكرتيرك مسؤولية كاملة عن جميع المراسلات التي ترسل من مكتبك بما فيه الرد على الرسائل العادية النمطية.
- حافظ على وقت مدير مكتبك أو سكرتيرك، وذلك بأن تجتمع معه إما صباحاً أو في نهاية الدوام حتى يتم تنسيق جدول العمل اليومي سوياً، وحتى يكون قادراً على تخطيط عملك وعمله وفقاً لأنشطتك وأولوياتك خاصة عندما تكون خارج مكتبك، فيعرف مدة غيابك وأين يمكن الاتصال بك ……ونحو ذلك.
- لا تشجع التفويض العكسي لأن المهمة التي تعاد إليك ربما تأخذ من وقتك ووقت المنظمة اكثر مما لو قام به المرؤوس بنفسه.
- احترم وقت مرءوسيك لأنهم يعملون حسب جدول أولوياتك التي تريدها.
- أعط مرءوسيك إرشادات يستطيعون العمل ضمنها في الأعمال المفوضة لهم، وهذه الإرشادات سوف توفر لهم الوقت كما تعطى المنظمة فوائد أخرى.







أسباب مشكلات التفويض وبعض الحلول المقترحة لها

الأسبـــــاب الحلـــــول
عدم الاطمئنان أو الخوف من الفشل. - عليك إدراك الأمور وتقبل المخاطر لشيء لابد منه.
عدم الثقة في الموظفين. - ثق بهم، قم بتدريبهم، وساهم في تطورهم.
إدخال نفسك في تفاصيل وروتين . - لا تفعل شئ بإمكانك تفويضه للآخرين.
تفويض المسؤولية بدون سلطة. - فوض دائما السلطة مع المسؤولية.
إعطاء إرشادات غير واضحة أو غير كاملة. - تأكد من وضع الإرشادات.
- تأكد من أن الشخص المفوض إليه يعرف ما تريده منه تماماً.
عدم وضع طرق رقابة مناسبة . - ضع خططاً وجداول مفصلة لمدى التقدم في العمل.
الرقابة الزائدة. - استرح قليلاً ركز على إنجاز العمل وأساليبه.
عدم القيام في المتابعة. - راقب سير العمل دائما في الوقت المناسب.