نصائح هامة لرفع انتاجية للموظفين:

1. اجعل موظفيك محور اهتمامك اليومي. واشعرهم بذلك. واحرص على التواصل الانساني معهم وقدّر معاناتهم بسبب مشكلاتهم الشخصية أو ازعاج العملاء أو المناخ العام السائد من حولهم.

2. احرص على أن يشعر موظفوك بالولاء للشركة.وهذا أمر يمكنك انت بناءه والاستثمار فيه. ستجد مستويات مختلفة من الولاء لدى الموظفين. لكن القاعدة الأهم التي يجب أن يطبقها الجميع "أنه أثناء العمل يجب عليهم أن يعملوا". وأمامك عدة طرق لزيادة ولاء موظفيك للشركة منها: بتحسين أسلوبك في الادارة. او تحسين الثقافة السائدة داخل الشركة أو بتفعيل أنظمة تقوم على العدالة والمساواة.

3. حدد مهام العمل اليومية والاسبوعية والشهرية لكل موظف لديك. استعن بالمعلومات التي يقدمها الوظف الوظيفي لعمل ذلك. حدد الوقت المناسب لانجاز كل مهمة بواقعية. يمكنك مناقشة ذلك مع الموظفين.

4. قيم كل مهمة من مهام الموظف تقييماً مالياً. يمكنك استخدام أجر الساعة لحساب ما تستهلكه المهمة مالياً. بمعني اذا كانت المهمة "س" تستغرق من الوقت 2 ساعة عمل. وأجر ساعة العمل 30 جنيه مثلاً فإن القيمة المالية للمهمة "س" تساوي 60 جنيه.

5. استخدم ادوات لمراقبة الوقت الفعلي الذي تستغرقه كل مهمة عمل. يمكنك استخدام سجلات إكسل أو سجلات ورقية لتسجيل وقت بدء المهمة ووقت انجازها وصافي الوقت المستغرق لانجازها. وهي سجلات متوفرة بكثرة على الانترنت كما يمكنك تصميمها بنفسك. ويستخدم البعض برامج تتبع الوقت التي تحسب وقت كل مهمة بشكل ألي وهناك مواقع انترنت تقدم خدمة تتبع الوقت أونلاين منها new.toggl.com ومنها www.paymo.biz

6. قارن الاوقات المسجلة مع كافة شاغلي الوظيفة الذين يقومون بنفس المهام. ويمكنك مقارنتها مع الاوقات المسجلة في شركات اخرى لتقيم الوضع لديك. هذه الخطوة ستفيدك في تحديد الموظفين منخفضي الانتاجية. وستفيدك ايضاً في معرفة العدد المناسب من الوحدات التي يجب انتاجها أو المهام التي يجب انجازها لكل وظيفة.

7. افهم الفروق الفردية بين الموظفين. فهناك موظف سريع في اداء العمل وهناك موظف بطئ. وهناك موظف ينجز عمله بمستويات جودة عالية من المرة الاولى وأخر لا يمكنه ذلك.

8. حلل المشكلات التي تسببت في "انخفاض انتاجية" موظف ما. وذلك من خلال عرض السجلات على الموظف ومناقشته في اسباب انخفاض انتاجيته. وبالتالي يمكنك وضع خطة لزيادة انتاجية الموظف تتضمن هذه الخطة تقييم دقيق لانتاجية الموظف الحالية وتحديد لمستوى الانتاجية الذي يجب الوصول اليه وما هي وسائل العلاج التي ستعتمد عليها.

9. اختر الحافز المناسب لكل موظف. فللحوافز دورها الهام في رفع انتاجية الموظفين. لكن المهم أن نحسن اختيار الحافز المناسب لسمات الموظف الشخصية. فمن الموظفين من يفضل الحافز المادي ومنهم من يبحث عن التقدير والاطراء.

10. المسابقات لها أثر السحر في رفع الانتاجية. يمكنك عمل مسابقات بين موظفيك مثل مسابقة الموظف الذي يمكنه انجاز عدد معين من المهام أو وحدات الانتاج. ويجب أن تعلم أن المسابقات التي تجرى بشكل عفوي "غير رسمي" تجد مشاركة وقبول افضل من تلك المسابقات الرسمية. اي أنه يمكنك ان تعلن عن المسابقة شفويا داخل القسم دون ان يكون لادارة الشركة دور في المسابقة لان ذلك افضل.

11. استمر في تتبع الوقت وتحديث السجلات وقارن كل سجل بما سبقه وقارن أخر سجل بأو سجل لتعرف هل مستويات الانتاجية تتقدم أم أنها ثابتة عن مستوى معين.

12. ناقش باستمرار الأمور المهنية مع موظفيك.وعالج اي مشكلات في التواصل بينكم. فقد تكتشف سبب انخفاض الانتاجية بسهولة. فتح باب النقاش مع موظفيك سيوفر أمامهم الفرصة لعرض مشكلاتهم التي تتعلق بالوظيفة والعلاقات مع الوظائف الاخرى.

13. شارك موظفيك في النظر الى المستقبل. من اهم الموضوعات التي تشغل بال الموظفين تلك الموضوعات المتعلقة بمستقبلهم داخل الشركة ومستقبلهم في ممارسة هذه الوظيفة. وكيف سيتم تقدير انجازاتهم. فيجب أن تشارك موظفيك في استعراض هذه الموضوعات. أجب عن أسئلتهم. واعرض لهم كيف سيكونون بعد سنة من الان وبعد خمس سنوات من الأن . وما مستويات الانتاجية المطلوبة منهم في كل مرحلة.

14. بعض من العاطفة في التواصل. فالتواصل الرسمي المستمر يخلق حالة من الروتينية البغيضة ويحتاج الموظف من حين الى اخر الى من يتواصل معه بعيدا عن الرسميات. فإلقاء طرفة على مسامع موظفيك قد تساهم في رفع مستويات الانتاجية وزيادة اقبالهم على العمل. وسؤالك عن أحوالهم قد يغير تغييرات ايجابية هامة.

15. استتثارة التحدي لدى موظفيك يدفعهم لانجاز المزيد. استخدم الاسئلة التي توحي بأنك في حاجة الى آرائهم في حل مشكلة ما. تحدث معهم عن مشكلة عجزت عن حلها واطل منهم المساعدة بالافكار. استخدم جلسات العصف الذهني.

16. راقب وقلل الضغوط الوظيفية. فبعض الموظفين بعاني ضغوطاً نفسية بسبب زملاء العمل أو الثقافة السائدة في مكان العمل أو انخفاض الأجور وغيرها من اسباب. انت في حاجة الى تحديد الضغوط التي تعيق زيادة الانتاجية وتقللها بقدر المستطاع سواء بحل هذه المشكلات أو بتقليل أثرها.

17. احرص على أن يكون موظفيك سعداء. فالموظف السعيد يحقق مستويات عالية في الانتاج دون شك. وتتحقق السعادة في أماكن العمل بعدد من العوامل منها :

a. تحقيق التوازن بين متطلبات العمل ومتطلبات الحياة

b. الانصات والاستجابة لما يقدمه الموظف من ملاحظات أو شكاوى أو مقترحات.

c. مكافأة الاداء المتميز

d. توفير برامج الارشاد والتوجيه الوظيفي وكذلك برامج التدريب وتطوير الاداء

18. تبني أجهزة وأدوات وتكنولوجيا حديثة. حدّث باستمرار الاجهزة والبرمجيات والادوات والتجهيزات المستعملة في العمل. لأن التكنولوجيات المتطورة تحقق مستويات انتاجية أعلى من تلك التي تحققها التكنولوجيات الاقدم حتى في حال ثبات اداء الموظف. وهناك العديد من البرمجيات المجانية التي يمكنك الاعتماد عليها في انجاز أعمالك دون الحاجة الى انفاق المزيد من المال.

19. راجع العمليات الداخلية. فأحياناً تكون هي السبب في انخفاض انتاجية الموظف. راجع الاجراءات وأدلة التشغيل وحدث العلاقات بين الوحدات والاشخاص بصورة تقلل من الوقت المهدر وتعظم العائد من استخدام الموارد.

المصدر :
https://www.hrdiscussion.com/hr80136.html