لكي تحقق الحوافز الأهداف المتوقعة منها، فيجب أن تراعي الإدارة الشروط العامة الآتية. كما أن القيادة الفعالة و استخدام المدير للحوافز المتاحة يعد إحدى الركائز الهامة لنظام الحوافز.
و لنجاح نظام الحوافز يجب من توفّر شروط، ونذكر من بينها ما يلي:
1- اتفاق أهداف العمل وأهداف الأفراد.
2- توافق الوظيفة مع ميول الفرد وقدراته.
3- الجمع بين الجانبين المادي والمعنوي
4- تناسب الحافز مع الجهد المطلوب.
5- مراعاة عنصر التكاليف.
6- ارتباط الحافز بالسلوك المطلوب وفورية التطبيق.
7- عدالة الحافز وشعور العاملين.
8- وضوح الحوافز وأسسها وشروط الحصول عليها.
9- توجيه الحوافز للأداء الجيد وتنمية السلوك المرغوب.
10-إشراك الأفراد في وضع خطة الحافز.
11- تناسق الحوافز والتغلب على تناقص أجزائها (الحافز المادي والاجتماعي، الجودة، الكم).
12- تجديد فعالية الحوافز بإعلانها وتأكيد أهدافها وشرح أسسها.
13- توفير القدرة الحسنة، إذ أنها أساس نجاح نظام الحوافز.
14- التعرف على رد الفعل الأفراد، واستطلاع أرائهم تجاه الحوافز.
15- اعتبار الحوافز جزاءا من إدارة الأفراد يجب أن يتناسق مع بقية الأجزاء.
16- تقويم نظام الحوافز وتطويره.