الموضوع: كيف يكون استقبال الموظفين الجدد؟

سأحاول البحث عن برنامج مماثل

وحينما أجده سأضعه هنا حتما

الزملاء الكرام
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أحب مشاركتكم هذا البرنامج الصغير الذي اطبقه في شركتي التي اعمل بها
وانتم تعلمون أن كل شركة تحتاج الى برنامج مخصص لها حسب تنظيمها واهدافها وما الى ذلك
لكن احببت مشاركتكم هذا البرنامح المصغر لعلكم تجدون فيه ما ينفعكم في شركاتكم
وهو عبارة عن تصور مبدئي
يحتاج الى التفصيل والتفصيل في عديد من الجوانب
لكن لا بأس فما لا يدرك كله لا يترك كله

نفعكم الله به

برنامج مقترح
لمتابعة وتوجيه الموظفين الجدد

الهدف من التعريف بالعمل هو ضمان أن الموظفين الجدد:
يندمجون مع بيئة العمل بأقصى سرعة ممكنة.
يتعلمون نواحي وأشياء وثيقة الصلة برسالة الشركة ومهمتها, وثقافتها, وسياساتها, وإجراءاتها, وأساليب العمل المتبعة داخلها.
يصبحون أكثر إنتاجاً ولديهم حوافز قوية للعمل.
يصبحون على وعي بالمهارات والمعارف المطلوبة في الوظيفة.
ويدركون حدود مسؤولياتهم.
تقليل معدل دوران العمالة
مزايا التعريف بالعمل:
أن يندمج الموظفون الجدد بأقصى سرعة في المؤسسة, وأن يصبحوا أكثر إنتاجاً في مرحلة مبكرة.
أنك تبدو وكأنك تقيِّم الموظفين الجدد, وتشعرهم بأنك ترحب بهم, وتمنحهم بعض الانطباعات عن المؤسسة.
وتجعلك تنظر إلى تكاليف عملية اختيار الموظفين الجدد كنوع من الاستثمار.
التعريف الناجح بالعمل يعد مرحلة أولية ضرورية بالنسبة لبرنامج التطوير الوظيفي.
الطرق المتبعة في برنامج التوجيه والمتابعة :
أكثر الطرق استخداماً في هذا المجال طريقة (محاضرة ثم جولة)
والتي تعني نقل المعلومات للموظف الجديد عن طريق الشرح النظري ثم اصطحابه في جولة داخل الشركة للتعريف بالوحدات والأشخاص
الا أن هناك طرقاً أخرى تنتهجها بعض الشركات مثل :
التعلم الذاتي : بحيث تترك الشركة الموظف لاكتشاف ذلك بنفسه خلال فترة التدريب
استخدام الانترنت/الانترانت: بحيث يتم تزويد الموظف بالتقارير الخاصة بذلك والرد على استفساراته بواسطة نظام معلوماتي يعتمد على التواصل عبر الانترنت او الانترانت
وهناك اقتراح ارى انه يساعد على ذلك :
وهو تخصيص قسم من المنتدى الخاص بالشركة للموظفين الجدد يقوم من خلاله الموظف بطرح ما يريد من اسئلة واستفسارات (تشمل الجوانب الفنية والادارية ) وتلقي الاجابة عليها مباشرة هذا الأمر سيحقق الفورية في التواصل كما أنه سيحفظ الاستفسارات التي قدمت والاجابات عليها حتى يطلع عليها الموظفين الجدد فيما بعد
هذا بالاضافة الى الاستخدام الطبيعي لمادة المنتدى في انجاز أعماله مثل أعضلء فريق العمل القدامي أي أن الجديد هنا
عمل جزء مخصص للموظفين الجدد

المواد المستخدمة في عملية التوجيه والدعم :
مشاركات المنتدى : لتقديم الدعم الفني اللازم للعمل
اللوائح الداخلية للشركة : لتقديم الاجابات حول نظام العمل وقواعده
دليل الموظف : الذي يعد المادة المرجعية للموظف في كل أحواله
بطاقة الوصف الوظيفي : لتحديد المهام والمسئوليات
أي مواد أخرى متطلبة في حينها

خطوات نظام التوجيه والمتابعة المقترح :
تبدأ خطوات هذا البرنامج باستقبال الموظف الجديد مباشرة عقب اتخاذ القرار بصلاحيته لشغل الوظيفة المتقدم لها (تحت التدريب)
يتم عقد مقابلة التوجيه مع مسئول الموارد البشرية الذي يقوم بتعريف الموظف الجديد بالنواحي التالية (قد تستغرق عملية التعريف يوماً أو أكثر) :
a. رسالة الشركة ومهمتها, وثقافتها, وسياساتها, وإجراءاتها, وأساليب العمل المتبعة داخلها
b. الوحدات الادارية المختلفة داخل الشركة ونشاط كل وحدة وعلاقاتها بالواحدات الاخرى أفقياً ورأسياً
c. تسليم دليل الموظف
d. اسماء شاغلي الوظائف ذوي الصلة بعمل الموظف الجديد
e. المرور بالموظف وتقديمه الى اعضاء فريق العمل داخل الشركة
f. مهام ومسئوليات الوظيفة التي سيشغلها وحدود الدور الذي يمارسه حسب بطاقة الوظف الوظيفي
g. شرح النواحي الادارية نظام الأجازات – الجزاءات – الحضور والانصراف – الطبيعة الخاصة لبعض هذه الأمور داخل شركة الشركة
h. مسوغات التعيين والأوراق الواجب تقديمها واعداد ملف الموظف واعطاءه رقماً خاصه به
i. التأكد من اعداد مكان العمل والتجهيزات الحاسوبية لبدء العمل (من حساب البريد الاليكتروني- تجهيز الحاسب الشخصي – توافر المصادر المطلوبة)
j. شرح دورة العمل داخل الشركة والعلاقات بين المراحل المختلفة
k. شرح نظام تقييم الاداء ودرجاته ومعايير التقييم المتبعة
l. ارسال رسالة بريد اليكتروني ترحيبية بالموظف الجديد وتعريفية للآخرين باسم الشخص وموقعه وطبيعة المهام الموكلة اليه
يقوم مشرف القسم بعمل خطة تدريبية مصفرة مدتها ثلاثة أشهر (مقسمة أسبوعياً او شهرياً) لتدريب الموظف الجديد على المهارات والفنيات التي قد يحتاجها الموظف لاستكمال خبراته وتسمى (خطة التوجيه والمتابعة)
يتولى السيد مشرف القسم (أو أحد أفراد الشعبة يحدده المشرف ) متابعة الموظف الجديد من الناحية الفنية مع توفير التغذية المرتجعة الفورية للأعمال التي يقوم بها مع تسجيل مدى التقدم في اكتساب المهارات
يعد مشرف القسم تقريراً باستخدام (نموذج متابعة المعينين تحت الاختبار O.J.T) يوضح المستوى الفني الخاص بالموظف الجديد وطبيعة المهام التي كلف بها وتقييمه الفني (تطبيق بعض الشركات نظام التقرير الشهري وبعضها الاسبوعي وأرى أن التقييم الاسبوعي أكثر جدوى بالنسبة لطبيعة العمل في مجال الترجمة) ومقارنة الوضع الحالى للموظف بالوضع المحدد في (خطة التوجيه والمتابعة)
يرسل السيد المشرف التقرير الى مسئول الموارد البشرية لاضافة التقديرات الخاصة بالانضباط الاداري وارسال النموذج بعد استكماله الى السيد المدير العام
يقوم مسئول الموارد البشرية باتخاذ ما يلزم من مساعدات أو شروح للموظف الجديد بما يخدم خطة التدريب ويؤكد على المهارات المكتسبة ويمهد لخطة الشهر الثاني
يبدأ العمل في خطة الشهر الثاني وفي نهايتها يضع السيد المشرف تقريره الشهري بعد مراجعة (خطة التوجيه والمتابعة) ويستخدم في ذلك (نموذج متابعة المعينين تحت الاختبار O. J.T) ويرسله الى السيد المدير العام ونسخة الى مسئول الموارد البشرية الذي يقوم بوضع التقديرات الخاصة بالانضباط الاداري وارسال النموذج كاملا الى السيد المدير العام
يقوم مسئول الموارد البشرية باتخاذ ما يلزم من مساعدات أو شروح للموظف الجديد بما يخدم خطة التدريب ويؤكد على المهارات المكتسبة ويمهد لخطة الشهر الثالث
يبدأ العمل في خطة الشهر الثالث وفي نهايتها يراجع (خطة التوجيه والمتابعة) للتأكد من اتمام انجاز الخطة الموضوعة ثم يضع المشرف تقريره النهائي المجمع باستخدام (نموذج متابعة المعينين تحت الاختبار O. J.T) الذي يحدد :
m. التقييم الشامل لقدرات الموظف وخبراته
n. اقتراح الخطط التدريبية التي يراها ضرورية لاستكمال جوانب معينة
o. التوصية باستمرار الموظف أو الاستغناء عنه أو ترشيحه لوظيفة أخرى
ثم يرسله الى مسئول الموارد البشرية لتحديد درجات الانضباط الاداري الشاملة خلال فترة التدريب ويرسل التقرير كاملا الى السيد المدير العام
يقرر السيد المدير العام صلاحية الموظف للاستمرار من عدمه ويخطر بذلك الوحدات ذات الصلة (مشرف الشعبة – منسق الانتاج – الحسابات – مسئول الموارد البشرية – مسئول الشبكات – السكرتارية)
لا ينتهي برنامج التوجيه والمتابعة بانتهاء الشهور الثلاثة الأولى بل تمتد لمدة تصل الى عام كامل يمكن اختصار هذه المدة في الخطوات التالية :
p. التكليف بمهام العمل
q. تقييم النتائج
r. حصر جوانب الضعف
s. وضع برنامج العلاج
t. التدريب على التخلص من جوانب الضعف
u. مراجعة البرنامج
وهو ما يعني قيام المشرف أن يستمر التدريب والتقييم للموظف الجديد حتى الوصول الى الكفاءة المثلى لاداء مهام الوظيفة

اعداد

محمد أحمد اسماعيل
مشرف عام المنتدى العربي لادارة الموارد البشرية