الموضوع: إرشادات سريعة لتنظيم وإدارة الوقت

إرشادات سريعة لتنظيم إدارة الوقت

1. ضع الأهداف ... وحدد الأولويات

2. قم بإعداد قائمة بالأعمال اليومية المطلوبة

3. ابدأ أولا بالأعمال الأكثر أهمية ثم الأقل أهمية

4. عندما تتناول ورقة أو مستند ...انته منه مرة واحدة

5. اسأل نفسك هذا السؤال :

"ما هو أفضل استخدام لوقتي الآن"

6. لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد

كيف تتحكم في وقتك



1. احتفظ بقائمة بالأعمال اليومية التي يجب القيام بها .

2. حدد الأوليات "أ" – "ب" – "جـ"

أو الأهم ...فالمهم ...فالأقل أهمية

3. قم بإنجاز الأعمال الأكثر أهمية قبل الأعمال الهامة ... وأنجز الأعمال الهامة قبل الأقل أهمية ... أما بالنسبة للأعمال الأقل أهمية فقم بها عندما يتوفر الوقت .

4. استخدم قاعدة 80% - 20%

5. تناول الورقة أو المستند الذي يحتاج إلى إنجاز وانتهى منه مرة واحدة

6. تعلم كيف تقول "لا"

7. إذا تبقى لك أي وقت ...مهما كان ... فاسأل نفسك :

" ما هو أفضل استخدام لهذا الوقت الآن "


إرشادات لاستخدام الوقت بفاعلية وكفاية



1. تجنب المقاطعات ومضيعات الوقت .

× المكالمات التليفونية الزائدة

× الزائرون

× أعلن عن خططك لمرؤوسيك

2. قم بإنجاز الأعمال التي بدأت بها أولا

× انتهى إلى نقطة يمكن البدء بها ثانية .

3. أعطي الآخرين فكرة عما تقوم به ...فهذا سوف يزيد التزامك والآخرين .

وحتى يتم ذلك يجب :

1. الحصول على بيانات جيدة وصحيحة

2. تحديد الأسباب المحتملة

3. وضع الحلول الممكنة

4. اختيار الحل الأمثل

5. تنفيذ الحل


إدارة الوقت بالأهداف

1. أهداف ...ليوم

2. أهداف...لأسبوع

3. أهداف...لشهر

4. أهداف...لسنة

5. أهداف...لحياة أفضل

الرقابة والتحكم في الوقت


الرقابة Controlling :

تعني التأكد مما يتم أو ما تم تنفيذه (الأداء الفعلي) مطابق للأهداف (الأداء المخطط) .

وهي تتم في الخطوات التالية :

1. تحديد الأهداف

2. وضع معايير الأداء

3. مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المخطط باستخدام المعايير

4. اكتشاف الانحرافات .

5. اتخاذ الإجراءات التصحيحية


وقد سبق القول أن ناتج التخطيط يكون :

× أهداف

× معايير أداء

وهذه المعايير قد تكون الجودة ، التكاليف ، كمية الإنتاج أو الوقت وهو ما يهمنا هنا .

× فأنت تحدد زمنا معينا للانتهاء من مهمة معينة

× وترى وتقارن أولا بأول هل أنت تسير حسب الوقت المخطط أم لا


وعموما يمكن تقسيم الوقت بحيث تتحكم أنت فيه ، ووقت يتحكم فيه الآخرون ، ويمكن أن تزيد مساحة الوقت الذي تتحكم فيه ثم تحمي هذا الوقت عن طريق :

1. تصنيف المهام المطلوب إنجازها

2. التفويض

3. التركيز وذلك بأن تعمل في مكان هادئ

4. ترتيب الأولويات أ₁ ، أ₂ ، أ₃ ، أ₄

ب₁ ، ب₂ ، ب₃ ، ب₄

جـ₁ ، جـ₂ ، جـ₃ ، جـ₄