الموضوع: نظام تقييم الأداء

مقدمة:
تختلف معايير التقييم من شركة لأخرى وذلك حسب الفلسفة التي تعتمدها الشركة، وبخاصة فلسفتها الإدارية وهل هي فلسفة الكفاية (Sufficiency) أم فلسفة الكفاءة ( Efficiency )، أم فلسفة الفعالية ( Effectiveness).
أهداف نظام تقيم الأداء في المكتب العراقي للاستشارة والإعمار:
1. الاستعانة بنتائج التقييم في عمليات الترقية والنقل والإبقاء وإنهاء الخدمات.
2. التعرف على نقاط القوة والضعف في الأداء.
3. التخطيط للموارد البشرية.
4. تقييم الاحتياجات التدريبية على المستوى الفردي وعلى المستوى المؤسسي.
5. تخطيط البرامج التدريبية والتطويرية الأخرى والتوصية بتعديلها.
6. الاستعانة بنتائج التقييم لاتخاذ قرارات فيما يتعلق بالمكافآت والتعويض والحوافز.
معايير التقييم:
أولاً: التقييم حسب فلسفة الكفاية: يركز هذا التقييم على مدى الانصياع للأنظمة والقوانين والقرارات، وينسجم في ذلك مع ما يسمى أسلوب الإدارة بالقوانين (M. B. L) وغالباً ما يعتمد على المعيارين التاليين:
1. الخصائص الشخصية:قد تكون المزايا الشخصية مباشرة مثل الصدق، الأمانة، الإخلاص، الانضباط، الالتزام والذكاء، أو متعلقة بالعمل مثل الإنتاجية والقدرة على التطوير الذاتي، وغيرها. إن هذا المعيار ومع أهميته لا يعد كافياً ولا يعتبر موضوعياً لعملية تقييم الأداء.
2. معدلات الأداء: إن هذا المعيار يتحدث عن معدلات أداء، ويعمل على مقارنة أداء العامل المعني على ضوء هذه المعدلات، والنقد الموجه له انه لا يعتبر أسلوباً عملياً ودقيقاً وبخاصة في منظمات أو شركات الخدمات التي يصعب فيها إخضاع الأداء لقياسات دقيقة.
ثانياً: التقييم حسب فلسفة الكفاءة: وينسجم مع ما يسمى أسلوب الإدارة بالأهداف (M.B.O):
ويعتمد هذا الأسلوب على تحديد أهداف العامل، ويتم التقييم بقياس مدى الإنجاز لتحقيق الأهداف الموضوعة. إن هذا المعيار، ومع الاعتراف بأهميته، يعتبر صعب التطبيق وبخاصة فيما يتعلق بالأهداف ذات الطبيعة النوعية، كما انه يركز على عملية إنجاز الأهداف وحسب، وهذا ما يجعله أسلوباً جزئياً لا يتعامل مع جميع المتغيرات التي ينبغي أخذها بالاعتبار في نموذج المنظمة "الشركة" المتكامل.
ثالثاً: التقييم حسب فلسفة الفعالية: وهو الذي ينسجم مع أسلوب إدارة الجودة الشاملة أو إدارة التفوق، ويركز هذا الأسلوب على جميع المتغيرات الأساسية التي تقوم عليها فعالية الشركة، والتي تتمثل في الشكل الموجود في المرفقات.
وبناء على هذا المعيار، فإن تقييم الأداء يطرح علينا الأسئلة التالية:
السؤال الأول: إلى أي مدى يلتزم الموظف بالقيم الرئيسية في الشركة (الفلسفة التي تتبناها الشركة) وإلى أي مدى يقوم الموظف بتطبيق هذه القيم في نشاطاته اليومية؟
السؤال الثاني: ما مدى كفاءة الموظف في تحقيق الأهداف الموضوعة؟
1. أعلى كمية / أعلى إنتاجية في الأداء.
2. أفضل جودة / التميز.
3. أقل وقت / الكفاءة.
4. أقل تكلفة.
السؤال الثالث: ما مدى اهتمام الموظف بزملائه ومدى شغفه بعمل الفريق؟
السؤال الرابع: ما مدى اهتمام الموظف بالمستهلكين وبالمجتمع، وهل هو قادر على جذب مستهلكين/ زبائن جدد إلى الشركة؟
السؤال الخامس: مدى اهتمام الموظف بتطوير الشركة، ما هي المبادرات التي قام بها؟
ما هي الإبداعات (الأفكار الجديدة) التي قام بها؟
هل ابتدع طرق أو أساليب أو أدوات عمل جديدة؟
ولدى طرح الأسئلة السابقة، فإن على المقيم أن يلتزم بالقاعدة الأساسية في هذا التقييم ومفادها، ضرورة تمتعه بالنظرة الشاملة التي تأخذ بعين الاعتبار الخصائص أو المزايا الشخصية، والأداء في العمل، والأهداف، ودرجات المعرفة والمهارة بالإضافة إلى الجوانب السلوكية الأخرى وذلك كضمانة أساسية لتحقيق العدالة في عملية التقييم.
آلية التقييم حسب فلسفة الفعالية:
يعتبر الموظف بؤرة حياة المنظمة وحيويتها، وإن حيوية الموظف لا تكون بالانصياع للقوانين والتعليمات المفروضة عليه. وإنما العنصر الأهم هو إحساسه بالعدالة والاحترام، والود في جميع علاقاته مع رؤسائه، ومرؤوسيه وزملائه في العمل، وإن الإحساس بالعدالة هو أهم معيار ينظر إليه كل موظف، ولضمان العدالة لا بد من تطوير نظام لتقييم العاملين مبرمج وفق ذلك، وهو النظام المتفق مع فلسفة الفعالية، ويقوم على الآلية التالية:
أولا: التوثيق المباشر للأحداث أو الوقائع وفق ما يسمى بسجل الوقائع المباشرة، حيث يقوم الرئيس أو المشرف المباشر للموظف بتسجيل كل ملاحظاته عن الموظف أولاً بأول، وذلك لتوثيق الوقائع والأحداث المهمة، وعدم الانصراف إلى أية جزئيات أو ملاحظات هامشية والتركيز فقط على الملاحظات البارزة، ايجابية كانت أو سلبية، وتنظيم ذلك في ملف خاص بكل موظف ويجب على الرئيس المباشر أو المشرف المباشر أن يدون هذه الملاحظات حسب تاريخ الحدث أو الواقعة مستخدماً النماذج التالية، (نماذج توثيق الوقائع المباشرة) ويمكنك الحصول عليها من خلال تصفح منتدى النماذج والأدوات الإدارية.

ثانيا: يتم إعلام الموظف المعني من قبل رئيسه المباشر، بالملاحظة ساعة وقوعها، ويعلمه بما تم تدوينه في سجله، مع إعطائه فرصة التعليق على ذلك، ثم التوقيع عليه.
ثالثا: يقوم الرئيس المباشر بتقييم هذه الملاحظات وفق مسطرة (1-100) من أدنى درجة إلى أعلى درجة وتوثيق ذلك وفق مسطرة التقييم
رابعا: يتم عرض نتائج التقييم (الملاحظات المختلفة) على لجنة تقييم متخصصة لتتولى اللجنة مراجعة عملية التقييم وبخاصة الدرجات المقدرة، وإجراء أية تعديلات تراها مناسبة على ذلك، ولا يحق للرؤساء المقيمين التدخل أو الاعتراض على ما توثقه اللجنة.
خامسا: يتم احتساب الدرجات النهائية كما يلي:
#أ- يعطي الموظف (50%) من مجموع الدرجات لكل معيار، فإذا كانت قيمة الدرجة الخاصة بمعيار القيم هي (40) درجة للموظفين في فئة الإدارة الوسطى او الدنيا (50) درجة لفئة الإدارة العليا، فإن الموظف من الفئات الوسطى أو الدنيا يمنح (20) درجة، و (25) درجة إذا كان من فئة الإدارة العليا، وهكذا فإنه يتم تطبيق هذه الآلية لكل أنواع العاملين ولكل المعايير الأخرى.
#ب- يتم التركيز بالنسبة لكل معيار على أفضل خمس ملاحظات، من الملاحظات الايجابية فقط (إن زاد عددها عن خمس)، وعلى أسوأ خمس ملاحظات سلبية إن زاد عددها عن خمس ملاحظات.
#ج- تعطى أي ملاحظة ايجابية أو سلبية من الملاحظات الخمس الأولى التي تم توثيقها 20% من إجمالي الدرجات الـ (50%) المتبقية، والتي تساوي بالنسبة لمعيار القيم (4) درجات بالنسبة لفئات الإدارة الوسطى والإدارة الدنيا و(5) درجات للموظفين في فئة الإدارة العليا، وهكذا بالنسبة للمعايير الأخرى.
#د- يتم ضرب درجة كل ملاحظة حسب معطيات النقطة السابقة في قوتها المحتسبة (التي تم تقديرها) على المسطرة، وكما هي واضحة في النموذج رقم (26). ومثال ذلك، إذا كانت القوة المحتسبة لإحدى ملاحظات معيار القيم (60%) فإن النتيجة النهائية لهذه الملاحظة 4 × 60% = 2.4 درجة، تكون 5 × 60% = 3 درجات وذلك للموظفين في فئة الإدارة العليا وهكذا بالنسبة لبقية الملاحظات أو بالنسبة للموظفين في فئات الإدارة الوسطى والدنيا.
#ه- يتم طرح مجموع الدرجات السلبية من مجموع الدرجات الإيجابية الخاصة بكل معيار.
#و- تضاف نتيجة الطرح إلى الدرجة الأساسية في كل معيار والتي تساوي (50%) من الدرجة الكلية كما تبين سابقاً.
#ز- إذا كان عدد الملاحظات يزيد على (5) ملاحظات يتم أخذ أفضل (10) ملاحظات كما تبين سابقاً.
ويتم الاستفادة من أية ملاحظات زائدة عن مجموع الملاحظات الخمس الأولى كعوامل ترجيح عند المفاضلة بين الموظفين الذين يحصلون على مجموع على درجات متساوية.
#ح- إن النتائج النهائية للتقييم لكل درجة ولكل الدرجات تحدد حسب النتائج التالية:
85% فما فوق فوق التوقعات بدرجة عالية
75% - 85% فوق التوقعات
50% - 75% حسب التوقعات
40% - 50% أقل من التوقعات
أقل من 40% غير مقبول
#ط- يتم ترصيد النتائج النهائية لكل موظف حسب نموذج نتائج التقييم
سادساً: يعطي نظام تقييم الأداء الحق للموظف بان يعترض على التقييم إلى الجهة المسئولة عن التقييم للأداء، والذي من المفترض أن تكون فيه الجهة المسئولة جهة مستقلة (لجنة التقييم العليا).
وفي حالة مقارنة موظفين أو أكثر نتيجة حصولهم على نفس النتائج، فإننا نأخذ بعين الاعتبار أية وقائع أو أحداث إيجابية أو سلبية تزيد عن عدد (5)
وإذا كان مجموع درجات القيم أقل من (50%) من الدرجة المقررة لهذا المحور فإن لهذه النتيجة ما يشبه حق الفيتو على النتائج الأخرى. وإذا كانت النتائج الخاصة بهذا المعيار تحت (80%) يجب أن نركز على ذلك ضمن عمليات التطوير المناسبة، وذلك لتعزيز وضعية القيم في الشركة.